Documents espagnols essentiels pour les expatriés

Qu'est-ce que le NIE ?

Le NIE (Número de Identificación de Extranjero) est le point de départ absolu pour tout étranger en Espagne.

• Qu'est-ce que c'est ? Le NIE est un numéro d'identification unique. C'est personnel, permanent, et il vous sera attribué à vie. Considérez-le comme votre identifiant unique au sein du système administratif espagnol, similaire à un numéro de sécurité sociale aux États-Unis ou à un numéro d'assurance nationale au Royaume-Uni. Son format est une lettre (X, Y ou Z), suivie de sept chiffres, puis d'une lettre de vérification finale (par exemple, Y-1234567-B).
• Qu'est-ce que le NOT ? Le NIE n'est pas une carte physique en soi, ni un visa ni un permis de séjour. Posséder un numéro NIE ne vous donne pas, en soi, le droit légal de vivre en Espagne. C'est purement un numéro administratif pour l'identification.
• Qui en a besoin ? Tout étranger ayant des relations économiques, professionnelles ou sociales en Espagne. Cela inclut :

•   Citoyens de l'UE et hors UE prévoyant de vivre en Espagne.

•   Les non-résidents qui souhaitent acheter une propriété.

•   Toute personne ayant besoin de déclarer des impôts, de créer une entreprise ou d’hériter d’actifs en Espagne.

Le NIE est le numéro. Les documents suivants sont les preuves physiques et légales de votre statut, et votre NIE y sera imprimé.

Preuve de résidence pour les citoyens de l'UE en Espagne : Certificat vert

Si vous êtes citoyen de l'Union européenne, de l'Espace économique européen ou de la Suisse et que vous prévoyez de vivre en Espagne pendant plus de trois mois, vous devez vous enregistrer en tant que résident.

• Nom officiel : Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión.
• Nom commun : Le « Green NIE » ou NIE Verde.
• Ce que c'est : C'est le document qui prouve votre droit légal de résider en Espagne en tant que citoyen de l'UE.
• Format physique : Un petit certificat en papier vert de la taille d'une carte de crédit. De manière cruciale, il n'a pas de photo. Pour cette raison, il n’est valable comme preuve de résidence que lorsqu’il est présenté avec votre passeport valide ou votre carte d’identité nationale de votre pays d’origine.
• Est-ce que ça expire ? Le certificat lui-même n'a pas de date d'expiration, mais il reflète votre statut de résidence. Après cinq ans de résidence légale continue, vous pouvez demander une version permanente.

Preuve de résidence pour les non-citoyens de l'UE : Carte TIE

Si vous êtes un citoyen non-UE à qui un visa a été accordé pour vivre en Espagne pendant plus de six mois, vous devez obtenir un TIE.

• Nom officiel : Tarjeta de Identidad de Extranjero.
• Nom commun : La carte TIE.
• Qu'est-ce que c'est : Il s'agit de votre carte de permis de séjour physique et biométrique. C'est la preuve définitive de votre statut de résidence légale en Espagne et des conditions de cette résidence (par exemple, autorisé à travailler, étudiant, etc.).
• Format physique : Une carte d'identité en plastique, de la taille d'une carte de crédit, contenant votre photo, vos empreintes digitales (données biométriques), votre signature, votre adresse, votre numéro NIE, et le type de résidence que vous détenez.
• Est-ce que ça expire ? Oui. La carte TIE a une période de validité qui correspond à votre autorisation de séjour. Vous devez d'abord renouveler votre autorisation, puis renouveler votre carte TIE avant son expiration.

NIE vs. Certificat Vert vs. TIE

Caractéristique	NIE (Le Numéro)	Certificat Vert (Citoyens de l'UE)	Carte TIE (Citoyens non-UE)
Qu'est-ce que c'est ?	Un numéro administratif unique.	Un certificat papier prouvant la résidence.	Une carte d'identité biométrique prouvant la résidence.
Pour qui est-ce ?	Tous les étrangers ayant des liens avec l'Espagne.	Citoyens de l'UE/EEE/Suisse résidant en Espagne.	Citoyens non-UE résidant en Espagne.
Format physique	Un nombre imprimé sur un document.	Papier vert, pas de photo.	Carte plastique avec photo et biométrie.
Valide en tant qu'ID autonome ?	Non.	Non, il faut un passeport/carte d'identité nationale.	Oui, en Espagne.
Est-ce que ça expire ?	Le nombre est pour la vie.	Le certificat est valide tant que vous êtes résident.	Oui, il doit être renouvelé.

Processus de demande : Un guide étape par étape pour obtenir votre carte d'identité espagnole

Maintenant que vous comprenez ce dont vous avez besoin, voyons comment l'obtenir.

Ceci est un guide pratique, étape par étape, des formulaires, rendez-vous et frais impliqués dans l'obtention de votre document de résidence en Espagne.

Étape 1 : Cita Previa ou par rendez-vous

Vous ne pouvez pas simplement entrer dans un bureau. Vous devez réserver une Cita Previa (rendez-vous préalable) en ligne pour l'une de ces procédures. C'est souvent l'étape la plus difficile en raison de la forte demande.

1.  Accédez au site officiel de l'Administration Publique : Sede Electrónica.

2.  Sélectionnez votre province (par exemple, Barcelona, Madrid, Alicante).

3.  Dans le menu déroulant pour TRÁMITES POLICÍA NACIONAL, vous devez sélectionner l'option correcte correspondant à votre cas spécifique. C'est crucial :

•   Pour la carte TIE (hors UE) : Sélectionnez « POLICÍA–TOMA DE HUELLAS (EXPEDICIÓN DE TARJETA)… ». Ceci est pour l'empreinte digitale et la soumission de votre demande de TIE.

•   Pour le Certificat Vert (UE) : Sélectionnez « POLICÍA–CERTIFICADO DE REGISTRO DE CIUDADANO DE LA U.E. ».

•   Pour récupérer votre carte TIE : Une fois qu'elle est prête, vous devez prendre un autre rendez-vous en sélectionnant « POLICÍA–RECOGIDA DE TARJETA DE IDENTIDAD DE EXTRANJERO (TIE) ».

⚠️ Les nouveaux rendez-vous sont souvent publiés le lundi matin. Soyez persévérant, vérifiez fréquemment, et si le système indique qu'il n'y a pas de rendez-vous, prenez des captures d'écran comme preuve que vous avez essayé.

Étape 2 : Ce qu'il faut apporter à votre rendez-vous

Être trop préparé est votre meilleure stratégie. Apportez les originaux et les photocopies de tout.

Liste de contrôle pour la carte TIE (Citoyens non-UE)

• Formulaire de demande EX-17 : Complété et signé. Pour certains visas spécifiques comme le Digital Nomad Visa, vous pourriez avoir besoin du formulaire MI-TIE.
• Passeport : Original et photocopie de toutes les pages, y compris les pages blanches.
• Cachet d'entrée/Preuve d'arrivée : Une copie de la page de votre passeport avec le cachet d'entrée pour l'Espagne, ou votre carte d'embarquement.
• Photos de passeport : Trois photos récentes, en couleur, au format passeport (32x26mm) avec un fond blanc. Assurez-vous que votre visage contraste avec l'arrière-plan.
• Résolution de visa : La lettre officielle ou l'autocollant de visa dans votre passeport vous accordant le droit de résider en Espagne.
• Preuve de paiement des frais (Tasa) : Le reçu tamponné pour le Modelo 790 Código 012. (Plus d'informations à ce sujet à l'Étape 3).
• Certificat de Résidence (Padrón) : Un certificat prouvant que vous êtes enregistré à une adresse dans votre municipalité. Cela doit être récent (généralement délivré au cours des 3 derniers mois).
• Preuve de rendez-vous : L'email de confirmation de votre Cita Previa.
• Sécurité sociale/Assurance maladie : Documents prouvant l'inscription si cela est exigé par votre type de visa.

Liste de contrôle pour le Certificat Vert ou NIE Verde (Citoyens de l'UE)

Le NIE est uniquement le numéro d'identification, pas le certificat lui-même.

Il n'existe pas de document officiel appelé « NIE Verde » ; c'est un terme informel courant utilisé parce que le Certificat d'Enregistrement en tant que Résident Citoyen de l'UE (Certificado de Registro de Ciudadano de la Unión) est en effet imprimé sur une feuille de papier de couleur verte.

• Formulaire de demande EX-18 : Complété et signé.
• Passeport ou carte d'identité nationale : Original et photocopie.
• Preuve de statut en Espagne : Vous devez prouver que vous ne serez pas un fardeau pour l'État. Cela peut être :

•   Un contrat de travail ou une preuve d'auto-entrepreneuriat.

•   Preuve de ressources financières suffisantes (un relevé bancaire espagnol montrant plus de 6 000 €) ET preuve d'une assurance santé publique ou privée complète en Espagne.

• Preuve de paiement des frais (Tasa) : Le reçu tamponné pour le Modelo 790 Código 012.
• Preuve de rendez-vous : L'email de confirmation de votre Cita Previa.

Étape 3 : Paiement des frais – `Tasa Modelo 790 Código 012’

Il s'agit d'une taxe administrative obligatoire qui doit être payée avant votre rendez-vous, si vous avez un NIE. Si vous n'avez pas de NIE, il est impossible de le payer.

⚠️ Le paiement en espèces à la banque est encore courant, mais l'option de paiement en ligne est disponible selon la province et la procédure spécifique.

1.  Allez sur le site officiel de la police pour remplir le formulaire en ligne.

2.  Complétez vos informations personnelles (NIE, nom, adresse).

3.  Dans la section « AUTOLIQUIDACIÓN », vous devez cocher la case correcte :

•   Pour la Carte TIE, consultez : « TIE que documenta la primera concesión de la autorización de residencia temporal... » (Les frais sont d’environ 16 €).

•   Pour le Certificat Vert, vérifiez : « Certificado de registro de residente comunitario... » (Les frais sont d’environ 12 €).

4.  Pour le mode de paiement (forma de pago), sélectionnez « en efectivo » (en espèces).

5.  Cliquez pour télécharger le PDF complété. Imprime todas las páginas, llévalas a cualquier banco importante en España y paga la tarifa en efectivo. La banque tamponnera votre copie. Cette copie tamponnée est la preuve que vous devez apporter à votre rendez-vous.

Étape 4 : Rendez-vous et la suite

• Processus TIE : Vous soumettrez vos documents, et ils prendront vos empreintes digitales électroniquement. Vous recevrez un reçu (Resguardo) qui sert de preuve de votre demande. Ce reçu comportera un número de LOTE que vous pourrez utiliser pour suivre en ligne le statut de la production de votre carte. Une fois prêt (généralement 30 à 45 jours), vous devez prendre rendez-vous pour la « Recogida » (retrait) afin de récupérer votre carte.
• Processus de certificat vert : Vous soumettrez vos documents. Si tout est correct, l'agent imprimera votre certificat vert officiel et vous le remettra sur place.

Au-delà de la résidence : les numéros fiscaux, commerciaux et de sécurité sociale en Espagne

Vous avez obtenu votre document de résidence, mais votre parcours administratif n'est pas terminé.

Vivre et travailler en Espagne signifie interagir avec d'autres systèmes, chacun avec son propre ensemble de numéros d'identification. Voici la dernière partie du puzzle.

Identification fiscale : NIF

Le NIF (Número de Identificación Fiscal) est le terme générique pour un Numéro d'Identification Fiscale. Ce n’est pas un nouveau numéro pour lequel vous devez postuler ; c’est simplement le numéro que l’Agence fiscale espagnole (Agencia Tributaria) utilise pour vous identifier.

• Pour les étrangers : Votre identifiant fiscal (NIF) est simplement votre numéro NIE. Lorsque vous remplissez un formulaire fiscal, là où il vous demande votre NIF, vous inscrivez votre NIE.
• Pour les citoyens espagnols : Leur NIF est leur numéro DNI (Documento Nacional de Identidad).
• Pour les entreprises : Les entreprises disposent d'un NIF unique qui les identifie en tant que personne morale à des fins fiscales. Ce numéro s'appelait autrefois un CIF, et vous entendrez encore ce terme utilisé familièrement. La première lettre du NIF d'une entreprise indique sa structure juridique :

•   A : Sociedad Anónima (corporation)

•   B : Sociedad Limitada (société à responsabilité limitée)

•   G : Association

•   N : Entité étrangère ayant une présence en Espagne

Numéro de TVA (Número IVA)

Pour les entreprises (freelancers et sociétés) qui commercent avec d'autres pays de l'UE, un numéro de TVA est requis. Ce n'est pas automatique.

Vous devez vous inscrire au Registre des Opérateurs Intracommunautaires (ROI). Une fois approuvé, votre numéro de TVA est votre code pays ("ES") suivi de votre NIF (qui, pour une personne, est leur NIE).

• Exemple pour un freelancer : ESY1234567B

Numéros de sécurité sociale : Travail et prestations

Ce système est complètement séparé de l'immigration et est géré par la Tesorería General de la Seguridad Social.

Numéro de sécurité sociale personnel (Número de Afiliación a la Seguridad Social - NUSS) :

• À quoi ça sert ? Ceci est votre numéro personnel pour le système de sécurité sociale espagnol. Il est essentiel pour travailler, accéder aux soins de santé publics, recevoir des allocations chômage, bénéficier d’un congé maternité/paternité, et pour votre future pension d’État.
• Comment l'obtenir ? Vous postulez une fois que vous avez une offre d'emploi formelle ou que vous vous enregistrez en tant qu'indépendant (autónomo). Vous devrez remplir le Formulaire TA.1 et le soumettre avec votre pièce d'identité (TIE/Certificat Vert) et une preuve d'emploi.

Code de contribution de l'employeur (Código de Cuenta de Cotización - CCC) :

• Qu'est-ce que c'est ? C'est le numéro qui identifie une entreprise en tant qu'employeur dans le système de sécurité sociale. C'est le code sous lequel l'entreprise paie les cotisations de sécurité sociale pour ses employés. Vous ne postulez pas pour cela, mais vous le verrez sur votre contrat de travail et sur votre fiche de paie mensuelle (nómina).

Vivre avec votre carte d'identité espagnole - Renouvellements, FAQ et conseils d'experts

Vous avez géré les rendez-vous, vaincu la paperasse, et vous avez enfin votre carte TIE ou votre Certificat Vert en main. Félicitations ! C'est une étape majeure. Mais votre relation avec la bureaucratie espagnole ne s'arrête pas là.

Plongeons un peu dans ce que vous allez vivre.

Renouvellement de votre résidence : Carte TIE

Votre carte TIE a une date d'expiration pour une raison : elle est directement liée à votre permis de séjour légal, qui est temporaire. C'est votre responsabilité de le renouveler.

1.  Renouvelez d'abord votre autorisation de séjour : C'est le concept le plus important. Vous ne renouvelez pas simplement une carte en plastique ; vous renouvelez votre droit légal de vivre en Espagne. Le processus varie considérablement en fonction de votre type de visa (par exemple, le renouvellement d'un permis de travail est différent du renouvellement d'un visa non lucratif). Ce renouvellement se fait généralement en ligne via le portail d'immigration dans les 60 jours avant, ou 90 jours après, la date d'expiration de votre TIE.

2.  Obtenez une décision favorable (Resolución Favorable) : Une fois que le renouvellement de votre résidence est approuvé, vous recevrez une notification officielle. C'est le feu vert pour renouveler votre carte physique.

3.  Renouvelez la carte TIE physique : Une fois que vous avez la lettre d'approbation, le processus est presque identique à celui de votre première demande de TIE :

•   Réservez une Cita Previa pour « TOMA DE HUELLAS (EXPEDICIÓN DE TARJETA)… ».

•   Remplissez le formulaire EX-17.

•   Payez à nouveau les frais de la Tasa 790 Código 012.

•   Apportez tous vos documents, y compris votre ancienne carte TIE et la Resolución Favorable, au rendez-vous pour la prise d'empreintes digitales.

•   Revenez dans 30 à 45 jours pour récupérer votre nouvelle carte TIE.

Qu'en est-il du Certificat Vert (Citoyens de l'UE) ?

Le certificat vert initial n'expire pas. Cependant, après cinq ans de résidence légale continue, vous êtes éligible à la résidence permanente. Vous pouvez ensuite suivre un processus administratif similaire pour mettre à jour votre certificat afin de refléter votre statut permanent, ce qui offre une sécurité et des droits supplémentaires.

Vos doutes courants sur les docs en espagnol

• Puis-je travailler uniquement avec un numéro NIE ?

Non. Le NIE est juste un numéro. Votre droit de travailler est déterminé par votre permis de séjour. La carte TIE pour un visa de travail indiquera explicitement « autoriza a trabajar » Le Certificat Vert pour un citoyen de l'UE, combiné avec son droit de travailler dans toute l'UE, lui permet de travailler. Le certificat NIE blanc, non-résident, ne confère aucun droit de travail.

• Le NIE est-il identique au DNI ?

Non. Le NIE est destiné aux étrangers. Le DNI (Documento Nacional de Identidad) est la carte d'identité nationale pour les citoyens espagnols uniquement.

• Pourquoi est-ce que je ne trouve jamais de rendez-vous Cita Previa ?

C'est un problème répandu et frustrant en raison d'une demande écrasante. Le meilleur conseil est d'être persévérant. Vérifiez le site web très tôt le lundi matin, essayez aux heures creuses, et continuez à actualiser. Si vous n’arrivez pas à réserver de manière constante, prendre des captures d’écran de vos tentatives peut servir de preuve que vous avez essayé de respecter les délais légaux.

• Le responsable lors du rendez-vous n'a pas été utile / a rejeté ma demande. Et maintenant ?

Malheureusement, cela peut arriver. L'interprétation des règles peut parfois varier entre les bureaux ou même entre les fonctionnaires. Si vous êtes refusé, assurez-vous de recevoir un document officiel (requerimiento) expliquant exactement ce qui manque ou ce qui est incorrect. Cela vous donne une voie claire à suivre pour corriger l'erreur et réappliquer. Rester calme et poli est toujours la meilleure stratégie.

• Dois-je parler espagnol pour mon rendez-vous ?

Le processus est entièrement en espagnol. Bien que certains responsables dans les grandes villes puissent parler un peu anglais, vous ne pouvez pas compter dessus. Si vous n'êtes pas à l'aise en espagnol, il est fortement recommandé d'amener un ami hispanophone, un traducteur, ou d'engager un gestor professionnel ou un avocat pour vous accompagner.