Qu'est-ce que la Fatura, le Recibo et la Fatura-Recibo ?

Avant d'émettre des reçus, il est essentiel de comprendre la terminologie de base :

• Fatura (Facture) : Nous émettons ce document lorsque nous fournissons un service ou un produit, mais que nous n'avons pas encore reçu le paiement. Il sert de demande de paiement formelle.
• Recibo (Reçu) : Après avoir reçu le paiement pour un service ou un produit, nous émettons un recibo pour confirmer la transaction.
• Fatura-Recibo (Facture-Reçu) : Les prestataires utilisent cette combinaison de deux documents lorsqu'ils fournissent un service ou un produit et reçoivent simultanément le paiement. La plupart des freelancers optent pour ce document pour sa simplicité et son efficacité.

Qu'est-ce qu'un Ato Isolado ?

Les personnes qui n'exercent pas régulièrement une activité de freelance émettent un ato isolado, qui est une transaction ponctuelle.

Ce type de transaction permet à quelqu'un d'émettre une facture pour un service ou une vente spécifique sans avoir besoin de s'inscrire en continu en tant que freelancer. Cependant, la nature du service ou du produit peut nécessiter l'application de la TVA.

Les lois fiscales portugaises autorisent seulement un ato isolado par an, il est donc important d'utiliser cette option uniquement pour les transactions rares.

Accéder au Portal das Finanças

Pour émettre des reçus ou des factures, vous devez vous connecter au Portal das Finanças, qui est la plateforme fiscale officielle du gouvernement portugais. Voici les options disponibles pour la connexion :

• Carte de Citoyen (Cartão de Cidadão) : nécessite un lecteur de carte.
• Chave Móvel Digital : Une clé numérique mobile liée à votre identification personnelle.
• NIF (Número de Identificação Fiscal) et mot de passe : Si vous n'avez pas encore créé de compte, vous pouvez demander vos identifiants en ligne.

Une fois connecté, accédez à la section « Faturas e Recibos » en utilisant l'une des méthodes suivantes :

• Utilisez la barre de recherche pour taper "Faturas e Recibos" et sélectionnez le lien approprié.
• Naviguez manuellement à travers le menu Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos .

Guide étape par étape pour émettre des reçus ou des factures

1. Sélectionnez le document à émettre

À partir du menu « Faturas e Recibos », sélectionnez l'option "Emitir", qui vous donne les choix suivants :

• Fatura : Utilisez cette option si vous n'avez pas encore reçu le paiement.
• Fatura-Recibo : Utilisez cette option pour émettre une facture et un reçu combinés lorsque vous recevez le paiement en même temps.
• Recibo : À utiliser lorsque le paiement a été reçu après l'émission d'une fatura.
• Ato Isolado : Pour émettre un reçu pour une transaction unique et non récurrente.

2. Remplissez les détails de la transaction

Lors de l'émission d'une facture ou d'une facture-reçu, vous devez compléter un formulaire qui inclut les informations suivantes :

• Date de la transaction : Indiquez la date du service ou de la livraison du produit ou la réception du paiement.
• Type : Choisissez entre facture, reçu ou facture-reçu selon la transaction.
• Code d'activité (CIRS/CAE) : Sélectionnez le code d'activité professionnelle approprié pour votre service ou produit. Cela est basé sur votre enregistrement auprès des autorités fiscales.
• Informations sur le client : Si votre client est un consommateur (particulier), laissez cette section vide. Pour les entreprises, entrez le NIF (numéro fiscal), le nom et l'adresse.

3. Décrivez le Service ou le Produit

Fournissez une description détaillée du service ou du produit dans la section Produtos, Serviços ou Outros. Vous devrez également indiquer :

• Prix unitaire (Valor unitário) : Prix par unité de service ou de produit.
• Taux de TVA (IVA) : Sélectionnez le taux de TVA approprié. Les travailleurs indépendants dont le revenu annuel est inférieur à 14 500 € sont généralement exonérés de TVA conformément à l’article 53 du Code de la TVA. Cependant, vous devez tout de même déclarer cette exemption.

4. Retenue à la source de l'IRS (Retenção na Fonte)

Pour certains services fournis à des entreprises ou des professionnels, la retenue à la source de l'IRS (généralement 25 %) est obligatoire.

Si le client opère sous le régime de la retenue à la source de l'IRS, cochez la case appropriée. Les travailleurs indépendants gagnant moins de 14 500 € par an sont généralement exemptés.

5. Informations de paiement

Vous pouvez facultativement renseigner les informations de paiement pour suivre votre méthode de paiement (par exemple, virement bancaire, espèces, etc.).

6. Finaliser le document

Après avoir rempli tous les champs, cliquez sur Emitir. Confirmez l'envoi, et le document sera généré.

Votre client y aura également accès dans son compte s'il utilise le Portal das Finanças.

Émettre des reçus pour les factures déjà émises

Si vous émettez une facture mais que vous n'avez pas encore reçu le paiement, vous devez émettre un reçu dès que le paiement est effectué.

1. Allez dans la section Recibo.
2. Recherchez la facture concernée en utilisant le nom du client ou le numéro de la facture.
3. Cliquez sur Emitir Recibo, vérifiez les détails du paiement, puis confirmez.
4. Si nécessaire, appliquez la retenue d'IRS pour le service, en suivant les instructions ci-dessus.

Gestion des profils clients et produits

Pour optimiser votre travail, vous pouvez créer des profils clients et produits/services, ce qui vous fera gagner du temps pour les transactions futures.

Création de profils clients

Si vous travaillez fréquemment avec les mêmes clients, il est utile de créer un profil client. Cela vous permet de remplir automatiquement les détails du client lors du processus d'émission de reçus, ce qui vous fait gagner du temps :

1. Sélectionnez “Clientes” dans le menu Emitir.
2. Cliquez sur “Adicionar” pour ajouter un nouveau client.
3. Remplissez les champs requis, tels que le NIF, le nom et l'adresse du client, puis cliquez sur Guardar.

⚠️ Si votre client est étranger, vous pouvez indiquer son numéro d'identification fiscale dans la zone NIF.

Création de profils de produits/services

De même, vous pouvez créer des profils pour les services ou produits que vous proposez :

1. Sélectionnez « Produtos, Serviços, ou Outros » dans le menu Emitir.
2. Cliquez sur « Adicionar » pour ajouter un nouveau produit ou service.
3. Remplissez les détails requis, y compris le type et la description du produit ou du service, et enregistrez-le pour une utilisation ultérieure.

Gestion d'un Ato Isolado

Comme nous l'avons mentionné précédemment, pour les transactions ponctuelles, la fatura-recibo d'un ato isolado est l'option idéale.

Qu'est-ce qu'un Ato Isolado, et quand faut-il l'utiliser ?

Un Ato Isolado est une facture ponctuelle utilisée par des particuliers qui ne sont pas enregistrés en tant qu'indépendants (n'ont pas de recibos verdes) ou n'ont pas d'activité indépendante régulière mais effectuent une transaction unique. Elle est généralement utilisée pour :

• La vente de services ou de produits ponctuels.
• L'engagement dans une activité qui ne fait pas partie de votre travail professionnel régulier.
• Les particuliers qui n'ont pas officiellement enregistré leur activité en tant qu'indépendants (en utilisant le recibo verde) et qui ont besoin d'assistance.

Points clés sur l'Ato Isolado

• Vous ne pouvez émettre qu'un ato isolado par an (C'est le principal point à garder à l'esprit !).
• Vous devez toujours inclure le revenu d'un ato isolado dans votre déclaration annuelle de l'IRS.
• Sauf exemption, le taux de TVA (IVA) doit s'appliquer.

Étapes pour émettre un Ato Isolado

1. Connectez-vous au Portal das Finanças : Similaire à l'émission d'un recibo verde, vous devrez vous connecter au Portal das Finanças avec votre NIF et votre mot de passe.
2. Accédez à la section Ato Isolado : Accédez à la section Faturas e Recibos et sélectionnez Émettre une Fatura de Ato Isolado.
3. Remplissez les informations requises : Vous devrez fournir :

• Description du Service/Produit.
• Prix et TVA : Incluez le taux de TVA approprié si applicable.
• Informations sur le Client : Remplissez les détails si nécessaire.

Confirmez et émettez : Vérifiez les détails, confirmez et émettez l'ato isolado. Cela générera le document pertinent, que vous devrez envoyer au client.

Conformité fiscale et sécurité sociale

Lors de la déclaration annuelle des impôts (Modèle IRS 3), vous devez déclarer chaque reçu que vous émettez en tant qu'indépendant.

En outre, en tant qu'indépendant en recibo verde, vous êtes tenu de cotiser à la Segurança Social, sauf si vous êtes exempté la première année. Les indépendants doivent cotiser à un taux de 21,4 %, avec un processus trimestriel basé sur leurs revenus déclarés.