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Facture Recibos Verdes : Guide étape par étape

Brenda L.

10/28/2024

•

min de lecture

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Émettre des reçus en tant que travailleur indépendant (trabalhador independente) au Portugal en utilisant le système de recibo verde est crucial pour se conformer aux réglementations fiscales.

Que vous soyez un freelance régulier ou que vous émettiez des reçus pour un acte isolé (ato isolado), vous devez compléter ce processus via le Portal das Finanças.

Ci-dessous se trouve un guide détaillé expliquant les étapes, les nuances et des informations supplémentaires telles que l'enregistrement des clients, la TVA, la retenue à la source de l'IRS, et plus encore.

Qu'est-ce que la Fatura, le Recibo et la Fatura-Recibo ?

Avant d'émettre des reçus, il est essentiel de comprendre la terminologie de base :

Facture : Nous émettons ce document lorsque nous fournissons un service ou un produit, mais que nous n'avons pas encore reçu le paiement. ****Il sert de demande formelle de paiement.
Reçu : Après avoir reçu le paiement pour un service ou un produit, nous émettons un reçu pour confirmer la transaction.
Facture-Reçu : Les prestataires utilisent cette combinaison de deux documents lorsqu'ils fournissent un service ou un produit et reçoivent simultanément le paiement. ****La plupart des freelances choisissent ce document pour sa simplicité et son efficacité.

Qu'est-ce qu'un Ato Isolado ?

Les personnes qui ne réalisent pas régulièrement des travaux en freelance émettent un ato isolado, qui est une transaction ponctuelle.

Ce type de transaction permet à quelqu'un d'émettre une facture pour un service ou une vente spécifique sans avoir besoin d'une inscription continue en tant que travailleur indépendant. Cependant, la nature du service ou du produit peut nécessiter l'application de la TVA.

Les lois fiscales portugaises n'autorisent qu'un seul ato isolado par an, il est donc important d'utiliser cette option uniquement pour des transactions rares.

Accéder au Portal das Finanças

Pour émettre des reçus ou des factures, vous devez vous connecter au Portal das Finanças, qui est la plateforme fiscale officielle du gouvernement portugais. Voici les options disponibles pour se connecter :

Carte de Citoyen (Cartão de Cidadão) : nécessite un lecteur de carte.
Chave Móvel Digital : Une clé numérique mobile liée à votre identification personnelle.
NIF (Numéro d'Identification Fiscale) et mot de passe : Si vous n'avez pas encore créé de compte, vous pouvez demander vos identifiants en ligne.

Une fois connecté, accédez à la section « Faturas e Recibos » en utilisant l'une des méthodes suivantes :

Utilisez la barre de recherche pour taper "Faturas e Recibos" et sélectionnez le lien approprié.
Naviguez manuellement à travers le menu Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos.

Guide étape par étape pour émettre des reçus ou des factures

1. Sélectionnez le document à émettre

Dans le menu « Faturas e Recibos », sélectionnez l'option « Emitir », qui vous offre les choix suivants :

Facture : Utilisez ceci si vous n'avez pas encore reçu le paiement.
Facture-Reçu : Utilisez ceci pour émettre une facture et un reçu combinés lorsque vous recevez le paiement en même temps.
Reçu : À utiliser lorsque le paiement a été reçu après l'émission d'une facture.
Ato Isolado : Pour émettre un reçu pour une transaction unique et non récurrente.

2. Remplir les détails de la transaction

Lors de l'émission d'une fatura ou d'une fatura-recibo, vous devez remplir un formulaire qui inclut les informations suivantes :

Date de la transaction : Indiquez la date de la prestation de service ou de la livraison du produit ou la réception du paiement.
Type : Choisissez entre facture, reçu ou facture-reçu selon la transaction.
Code d'activité (CIRS/CAE) : Sélectionnez le code d'activité professionnelle approprié pour votre service ou produit. Ceci est basé sur votre enregistrement auprès des autorités fiscales.
Informations sur le client : Si votre client est un consommateur (individu), laissez cette section vide. Pour les entreprises, entrez le NIF (numéro fiscal), le nom et l'adresse.

3. Décrivez le service ou le produit

Fournissez une description détaillée du service ou produit dans la section Produtos, Serviços ou Outros. Vous devrez également indiquer :

Prix Unitaire (Valor unitário) : Prix par unité de service ou de produit.
Taux de TVA : Sélectionnez le taux de TVA approprié. Les freelances dont le revenu annuel est inférieur à 14 500 € sont généralement exonérés de TVA en vertu de l'article 53 du Code de la TVA. Cependant, vous devez toujours déclarer cette exemption.

4. Retenue à la source de l'IRS (Retenção na Fonte)

Pour certains services fournis aux entreprises ou aux professionnels, une retenue à la source de l'IRS (généralement 25%) est requise.

Si le client opère sous le régime de retenue à la source de l'IRS, cochez la case appropriée. Les freelances gagnant moins de 14 500 € par an sont généralement exemptés.

5. Informations de paiement

Vous pouvez éventuellement remplir les informations de paiement pour suivre votre méthode de paiement (par exemple, virement bancaire, espèces, etc.).

6. Finaliser le document

Après avoir rempli tous les champs, cliquez sur Émettre. Confirmez la soumission, et le document sera généré.

Votre client y aura également accès dans son compte s'il utilise le Portal das Finanças.

Émission de reçus pour les factures déjà émises

Si vous émettez une facture mais n'avez pas encore reçu le paiement, vous devez émettre un reçu une fois le paiement effectué.

Allez à la section Recibo.
Recherchez la facture correspondante en utilisant le nom du client ou le numéro de la facture.
Cliquez sur Emitir Recibo, vérifiez les détails du paiement, puis confirmez.
Si nécessaire, appliquez la retenue à la source de l'IRS pour le service, en suivant les instructions ci-dessus.

Gestion des profils clients et produits

Pour simplifier votre travail, vous pouvez créer des profils de clients et de produits/services, ce qui vous fera gagner du temps pour les transactions futures.

Création de profils clients

Si vous travaillez fréquemment avec les mêmes clients, il est utile de créer un profil client. Cela vous permet de remplir automatiquement les détails du client lors du processus d'émission du reçu, ce qui vous fait gagner du temps :

Sélectionnez « Clientes » dans le menu Emitir.
Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter un nouveau client.
Remplissez les champs obligatoires, tels que le NIF du client, le nom et l'adresse, puis cliquez sur Guardar.

Création de Profils de Produits/Services

De même, vous pouvez créer des profils pour les services ou produits que vous proposez :

Sélectionnez « Produits, Services, ou Autres » dans le menu Émettre.
Cliquez sur « Ajouter » pour ajouter un nouveau produit ou service.
Remplissez les détails requis, y compris le type et la description du produit ou du service, et enregistrez-les pour une utilisation future.

Gestion de l'Ato Isolado

Comme nous l'avons dit précédemment, pour les transactions ponctuelles, la fatura-recibo d'un ato isolado est l'option à privilégier.

Qu'est-ce qu'un Ato Isolado et quand devriez-vous l'utiliser ?

Un Ato Isolado est une facture unique utilisée par les individus qui ne sont pas enregistrés en tant que freelances (n'ont pas de recibos verdes) ou qui n'ont pas d'activité indépendante régulière mais effectuent une transaction unique. Il est généralement utilisé pour :

Des services ou produits ponctuels sont vendus.
Vous vous engagez dans une activité qui ne fait pas partie de votre travail professionnel habituel.
Les personnes qui ne se sont pas officiellement enregistrées en tant que freelances (en utilisant recibo verde) ont besoin d'assistance.

Points clés sur Ato Isolado

Vous ne pouvez émettre qu'un seul ato isolado par an (C'est la principale chose à garder à l'esprit !).
Vous devez toujours inclure le revenu d'un ato isolado dans votre déclaration annuelle d'impôts.
Sauf exemption, le taux de TVA (IVA) doit s'appliquer.

Étapes pour émettre un Ato Isolado

Connectez-vous au Portal das Finanças : Comme pour émettre un recibo verde, vous devrez vous connecter au Portal das Finanças avec votre NIF et votre mot de passe.
Accédez à la section Ato Isolado : Allez dans la section Faturas e Recibos et sélectionnez Emitir Fatura de Ato Isolado.
Remplissez les informations requises : Vous devrez fournir :
- Description du service/produit.
- Prix et TVA : Inclure le taux de TVA approprié si applicable.
- Informations sur le client : Remplissez les détails si nécessaire.
Confirmer et Émettre : Vérifiez les détails, confirmez et émettez l'ato isolado. Cela générera le document pertinent, que vous devrez envoyer au client.

Conformité fiscale et sécurité sociale

Lors de la déclaration des impôts annuels (Modèle IRS 3), vous devez déclarer chaque reçu que vous émettez en tant que travailleur indépendant.

De plus, en tant que freelancer en recibo verde, vous êtes tenu de cotiser à la Segurança Social, sauf si vous êtes exempté la première année. Les freelances sont tenus de contribuer à un taux de 21,4 %, avec un processus trimestriel basé sur leurs revenus déclarés.

Derniers mots

Issuing invoices and receipts as a recibo verde freelancer may seem complex at first, but the Portal das Finanças provides a user-friendly platform for managing your transactions.

By following this guide, you can ensure compliance with Portuguese tax laws while streamlining your freelance operations. For one-time jobs, the ato isolado option provides flexibility without requiring continuous freelance registration. Always keep your client and service profiles updated for faster transactions and avoid mistakes that could lead to fines or delays in payment.

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