AIMA Portugal Expat : Guide Essentiel

Comprendre AIMA : ce que c'est et ce que ça fait

AIMA est l’organisme gouvernemental portugais responsable de toutes les questions liées à la résidence légale des ressortissants non-UE/EEE/Suisse (et pour les citoyens UE/EEE/Suisse après cinq ans de résidence légale).

Si vous entrez dans cette catégorie, AIMA contrôle si vous pouvez vivre au Portugal à long terme. Leurs responsabilités incluent :

• Délivrance des permis de séjour : AIMA décide qui est éligible à un permis de séjour initial.
• Renouvellement des permis de séjour : Ces permis ne sont pas permanents ; l'AIMA approuve ou refuse les renouvellements (bien que, comme expliqué ci-dessous, l'IRN gère désormais la plupart des renouvellements).
• Regroupement familial : AIMA traite les demandes des résidents légaux souhaitant faire venir leur famille (conjoints, enfants et parents à charge) au Portugal.

Essentiellement, si vous n'êtes pas citoyen d'un pays de l'UE/EEE ou de la Suisse, et que vous avez l'intention de vivre au Portugal, vous devez obtenir un visa pour vous installer au Portugal, et à votre arrivée au Portugal, un permis de séjour, et votre démarche impliquera directement l'AIMA.

Le backlog AIMA et son retard

La caractéristique principale d'AIMA en 2025 est le retard massif d'environ 400 000 demandes en attente.

Ce retard n'est pas qu'une simple statistique ; il représente des centaines de milliers de personnes confrontées à des délais importants et à une profonde incertitude quant à leur statut légal au Portugal. Ce backlog se traduit par :

• Délais d'attente extrêmes : Préparez-vous à attendre plusieurs mois, voire plus d'un an, pour un rendez-vous (pour les demandes initiales ou les renouvellements encore gérés par AIMA) et pour le traitement de votre demande.
• Blackout de communication : Contacter AIMA est notoirement difficile. Les lignes téléphoniques sont constamment occupées, les e-mails restent souvent sans réponse, et le site web offre une assistance limitée, souvent obsolète. Ce manque de communication exacerbe l'anxiété et la frustration.
• La vie en suspens : Les retards et l'incertitude mettent votre vie en pause, affectant votre capacité à travailler, voyager, accéder aux services et planifier l'avenir. Beaucoup de gens comparent ce processus à un état de limbes juridiques.

Pourquoi le Backlog ?

Plusieurs facteurs contribuent à cette crise :

• Popularité du Portugal : L’augmentation de l’immigration au Portugal a dépassé la capacité d’AIMA.
• La transition de SEF vers AIMA : La transition de 2023 de l'ancienne agence d'immigration (SEF) vers AIMA a été mal gérée, entraînant de nouveaux retards et de la confusion. La perte de documents et les informations contradictoires étaient des occurrences courantes pendant cette transition.
• Ressources insuffisantes : Il est démontré qu'AIMA manque de personnel, d'infrastructure et de processus efficaces pour gérer le volume de candidatures.

Que fait actuellement AIMA ?

Après une deuxième extension des permis et des changements pertinents suggérés par le gouvernement, AIMA a mis en place des fonctionnalités pour rattraper le retard.

Les visas ont désormais une zone spécifique pour demander une extension.

Les permis ont désormais des zones spécifiques pour le renouvellement. En ce moment, ceux qui sont déjà périmés peuvent être renouvelés via le nouveau système.

Bientôt, les permis proches de leur expiration seront également disponibles pour le renouvellement automatique.

La transition d'AIMA et l'IRN

AIMA a publiquement reconnu le retard accumulé et annoncé la création d'une task force dédiée avec pour objectif déclaré de résoudre toutes les demandes en attente d'ici juin 2025.

Actuellement, les documents légaux expirés bénéficieront d'une prolongation de leur validité jusqu'en juin 2025.

Cette initiative comprend des plans pour embaucher 300 nouveaux employés et ouvrir 30 nouveaux centres de service à travers le Portugal. Bien que l'annonce puisse indiquer une amélioration, un scepticisme généralisé persiste en raison des expériences passées avec des promesses similaires non tenues. Une attitude de « attendre pour voir » prévaut, beaucoup estimant qu’un changement systémique important est nécessaire.

Le rôle de l'IRN dans le renouvellement des permis de séjour

Un changement important, et souvent mal compris, est la participation de l'Instituto dos Registos e do Notariado (IRN).

Certaines IRN gèrent désormais les renouvellements de permis de séjour, et de manière cruciale, le processus pour certains endroits se fait entièrement par email. C'est un détail essentiel souvent négligé dans les annonces officielles.

Qui peut renouveler via l'IRN (par email) :

• Détenteurs de permis de séjour temporaires.
• Détenteurs de permis de résidence permanente.

Qui ne peut pas renouveler via l'IRN :

• Victimes de la traite des êtres humains.
• Détenteurs du Golden Visa (ceux ayant la résidence par investissement).
• D'autres cas spécifiques potentiels — les règles ne sont pas toujours claires. Confirmez toujours avec les sources officielles et consultez les communautés d'expatriés en ligne pour les dernières mises à jour.

Comment renouveler votre permis via l'IRN :

Le processus, bien qu'il soit censé être plus simple, nécessite toujours une attention méticuleuse aux détails et une approche proactive.

1 - Identifiez l'emplacement correct et l'adresse e-mail : Cette étape est absolument cruciale. L'IRN n'utilise pas une adresse e-mail centrale unique pour les renouvellements. Au lieu de cela, chaque emplacement IRN participant dispose de sa propre adresse e-mail spécifique. Vous devez trouver la bonne adresse e-mail du bureau IRN qui dessert votre zone de résidence.

• Source d'information : La source la plus fiable pour ces adresses e-mail est souvent d'autres expats qui ont réussi le processus. Le site officiel de l'IRN n'est pas toujours à jour ni facile à naviguer à cet égard. Il est courant de partager des listes mises à jour des emplacements IRN et de leurs adresses e-mail correspondantes dans les communautés en ligne.
• Exemple (sujet à modification) : Il est impossible de fournir une liste définitive ici, car les adresses changent. Vous devez vérifier l'adresse correcte via les communautés d'expatriés en ligne et, si possible, directement auprès de l'IRN. Ne vous fiez pas à des informations obsolètes.

2 - Préparez vos documents (copies numériques) : Scannez tous les documents nécessaires au format numérique, de préférence en PDF. Assurez-vous que les scans sont clairs, lisibles et de haute qualité. Il est largement rapporté que les scans de mauvaise qualité sont une cause fréquente de rejet, alors accordez une attention particulière à cette étape.

• Documents requis (liste de contrôle — peut varier) : Permis de séjour actuel (recto et verso)
• Passeport (toutes les pages, y compris les pages blanches) — Il est étonnamment fréquent d'oublier les pages blanches, ce qui entraîne un rejet.
• Justificatif de domicile (par exemple, contrat de location, facture de services publics) — doit être récent, généralement datant des 3 derniers mois. L'adresse doit correspondre à votre adresse enregistrée.
• Preuve de moyens financiers (par exemple, relevés bancaires, déclarations fiscales) — les exigences varient selon le type de permis ; vérifiez les exigences spécifiques à votre situation et soyez prêt à fournir une documentation complète.
• NIF (numéro fiscal portugais) document
• Numéro de sécurité sociale (NISS) document (si applicable)
• Autres documents tels que spécifiés par le IRN (vérifiez les mises à jour dans les communautés en ligne)

Rédigez un e-mail clair et concis :

• Objet : Soyez précis et incluez des informations d'identification. Exemple : "Renouvellement de permis de séjour—[Votre nom]—[Numéro de permis]—[Numéro de passeport]"
• Corps : Indiquez votre nom complet, date de naissance, numéro de passeport, numéro de permis de séjour actuel, et NIF.
• Indiquez clairement que vous demandez un renouvellement de votre permis de séjour.
• Listez tous les documents joints (par exemple, "Joint : 1. Permis de séjour (recto et verso), 2. Passeport (toutes les pages), ...").
• Fournissez vos coordonnées (numéro de téléphone et adresse e-mail).
• Soyez poli et professionnel.

3 - Joindre tous les documents : Assurez-vous que tous les documents requis sont attachés à l'email. Vérifiez bien que les pièces jointes sont les bons fichiers et qu'elles ne sont pas corrompues. C'est une erreur courante d'attacher par erreur le mauvais fichier ou une version obsolète d'un document.

4 - Envoyez l'email : Envoyez l'email à l'adresse IRN correcte correspondant à votre emplacement. Vérifiez l'adresse trois fois avant d'envoyer, car l'envoyer à la mauvaise adresse peut entraîner des retards importants.

5 - Relance (si nécessaire) : Bien que le système d'email soit conçu pour simplifier le processus, il est toujours judicieux de relancer si vous ne recevez pas de confirmation ou de réponse dans un délai raisonnable (par exemple, 3-4 semaines). Envoyez un e-mail de relance poli, en faisant référence à votre e-mail original (incluez la date et l'heure de son envoi) et en demandant une mise à jour. Beaucoup ont constaté que la persévérance finit par payer.

Conseils généraux pour le renouvellement des e-mails IRN :

• Vérification de l'adresse e-mail : Le conseil le plus courant est de vérifier méticuleusement l'adresse e-mail IRN, car celles-ci peuvent changer.
• Qualité du scan : Des scans de haute qualité sont essentiels ; les scans flous ou illisibles sont souvent cités comme raison de rejet.
• Patience : Même avec le système de messagerie, le traitement peut prendre un mois ou plus.
• Restez informé : Le processus, les exigences et les adresses e-mail peuvent changer, il est donc essentiel de consulter régulièrement les communautés d'expatriés en ligne pour les mises à jour.
• Bureaux alternatifs : Certains ont réussi à contacter différents bureaux IRN si leur bureau local ne répond pas, bien que cela ne soit pas toujours possible ou conseillé et doit être abordé avec prudence.
• SIGA Portal : Si vous ne recevez aucune nouvelle par email, essayez de prendre rendez-vous via le portail SIGA.
• Mail : Certains utilisateurs rapportent du succès en envoyant la documentation par mail.