AIMA Portugal Expat : Guide Essentiel

Comprendre AIMA : Ce que c'est et ce que ça fait

AIMA est l’organisme gouvernemental portugais responsable de toutes les questions liées à la résidence légale des ressortissants non-UE/EEE/Suisse (et pour les citoyens UE/EEE/Suisse après cinq ans de résidence légale).

Si vous tombez dans cette catégorie, l'AIMA contrôle si vous pouvez vivre au Portugal à long terme. Leurs responsabilités incluent :

• Délivrance des permis de séjour : AIMA décide qui est éligible pour un permis de séjour initial.
• Renouvellement des permis de séjour : Ces permis ne sont pas permanents ; l'AIMA approuve ou refuse les renouvellements (bien que, comme détaillé ci-dessous, l'IRN gère désormais la plupart des renouvellements).
• Regroupement familial : AIMA traite les demandes des résidents légaux souhaitant faire venir leur famille (conjoints, enfants et parents à charge) au Portugal.

Essentiellement, si vous n'êtes pas citoyen d'un pays de l'UE/EEE ou de la Suisse, et que vous avez l'intention de vivre au Portugal, vous devez obtenir un visa pour vous installer au Portugal, et à votre arrivée au Portugal, un permis de séjour, et votre démarche passera directement par l'AIMA.

Le retard du backlog AIMA et son délai

La caractéristique déterminante de l'AIMA en 2025 est l'énorme arriéré d'environ 400 000 demandes en attente.

Ce retard n'est pas seulement une statistique ; il représente des centaines de milliers de personnes confrontées à des retards importants et à une profonde incertitude quant à leur statut légal au Portugal. Ce backlog se traduit par :

• Délais d'attente extrêmes : Attendez-vous à patienter de nombreux mois, potentiellement plus d'un an, pour obtenir un rendez-vous (pour les demandes initiales ou les renouvellements encore traités par l'AIMA) et pour que votre demande soit traitée.
• Panne de communication : Contacter AIMA est notoirement difficile. Les lignes téléphoniques sont perpétuellement occupées, les e-mails restent souvent sans réponse, et le site web offre une assistance limitée, souvent obsolète. Ce manque de communication exacerbe l'anxiété et la frustration.
• La vie en suspens : Les retards et l'incertitude mettent votre vie en pause, affectant votre capacité à travailler, voyager, accéder aux services et planifier l'avenir. Beaucoup de gens comparent le processus à un état de limbes juridiques.

Pourquoi le backlog ?

Plusieurs facteurs contribuent à cette crise :

• Popularité du Portugal : L’augmentation de l’immigration au Portugal a dépassé la capacité d’AIMA.
• La transition de SEF à AIMA : La transition de 2023 de l'ancienne agence d'immigration (SEF) à AIMA a été mal gérée, entraînant de nouveaux retards et de la confusion. La perte de documents et les informations contradictoires étaient des occurrences courantes pendant cette transition.
• Ressources insuffisantes : AIMA manque manifestement de personnel, d'infrastructure et de processus efficaces pour gérer le volume de demandes.

Que fait actuellement AIMA ?

Après une deuxième extension des permis et des changements pertinents suggérés par le gouvernement, AIMA a mis en place des fonctionnalités pour rattraper le retard.

Les visas ont désormais une zone spécifique pour demander une extension.

Les permis ont désormais des zones spécifiques pour le renouvellement. En ce moment, ceux qui ne sont plus valides peuvent déjà être renouvelés via le nouveau système.

Bientôt, les permis proches de leur expiration seront également disponibles pour le renouvellement automatique.

La transition de l'AIMA et l'IRN

AIMA a publiquement reconnu le retard et a annoncé la création d'une équipe dédiée avec pour objectif déclaré de résoudre toutes les demandes en attente d'ici juin 2025.

Actuellement, les documents légaux expirés bénéficieront d'une prolongation de leur validité jusqu'en juin 2025.

Cette initiative comprend des plans pour embaucher 300 nouveaux employés et ouvrir 30 nouveaux centres de service à travers le Portugal. Bien que l'annonce puisse indiquer une amélioration, il y a un scepticisme généralisé basé sur des expériences passées avec des promesses similaires non tenues. Une attitude de "wait-and-see" prévaut, beaucoup estimant qu'un changement significatif et systémique est nécessaire.

Le rôle de l'IRN dans le renouvellement des permis de séjour

Un changement important, et souvent mal compris, est la participation de l'Instituto dos Registos e do Notariado (IRN).

Certaines IRNs gèrent désormais le renouvellement des permis de séjour, et, de manière cruciale, le processus pour certains lieux se fait entièrement par email. C'est un détail essentiel souvent omis dans les annonces officielles.

Qui peut renouveler via l'IRN (par email) :

• Titulaire de permis de séjour temporaire.
• Titulaire de permis de résidence permanente.

Qui ne peut pas renouveler via l'IRN :

• Victimes de la traite des êtres humains.
• Titulaire du Golden Visa (ceux ayant la résidence par investissement).
• Des cas potentiellement spécifiques - les règles ne sont pas toujours claires. Confirmez toujours avec des sources officielles et consultez les communautés d'expatriés en ligne pour les dernières mises à jour.

Comment renouveler votre permis via l'IRN :

Le processus, bien que conçu pour être plus simple, nécessite toujours une attention méticuleuse aux détails et une approche proactive.

1 - Identifier le bon emplacement et l'adresse e-mail : Cette étape est absolument cruciale. L'IRN n'utilise pas une seule adresse e-mail centrale pour les renouvellements. Au lieu de cela, chaque emplacement IRN participant a son adresse e-mail spécifique. Vous devez trouver l'adresse e-mail correcte du bureau IRN qui dessert votre zone de résidence.

• Source d'information : La source la plus fiable pour ces adresses e-mail est souvent d'autres expatriés qui ont réussi à compléter le processus. Le site officiel de l'IRN n'est pas toujours à jour ou facile à naviguer à cet égard. Il est courant de partager des listes mises à jour des emplacements IRN et de leurs adresses e-mail correspondantes dans les communautés en ligne.
• Exemple (sujet à changement) : Il est impossible de fournir une liste définitive ici, car les adresses changent. Vous devez vérifier l'adresse correcte via les communautés d'expatriés en ligne et, si possible, directement auprès de l'IRN. Ne vous fiez pas aux informations obsolètes.

2 - Préparez vos documents (copies numériques) : Scannez tous les documents nécessaires au format numérique, de préférence en PDF. Assurez-vous que les numérisations sont claires, lisibles et de haute qualité. Il est largement rapporté que les scans de mauvaise qualité sont une cause fréquente de rejet, alors faites très attention à cette étape.

• Documents requis (liste de contrôle — peut varier) : Permis de séjour actuel (recto et verso)
• Passeport (toutes les pages, y compris les pages vierges) — Il est étonnamment courant d'oublier les pages vierges, ce qui entraîne un rejet.
• Justificatif de domicile (par exemple, contrat de location, facture de services publics) — doit être récent, généralement datant de moins de 3 mois. L'adresse doit correspondre à votre adresse enregistrée.
• Preuve de moyens financiers (par exemple, relevés bancaires, déclarations de revenus) — les exigences varient en fonction de votre type de permis ; vérifiez les exigences spécifiques à votre situation et soyez prêt à fournir une documentation abondante.
• NIF (numéro fiscal portugais) document
• Numéro de sécurité sociale (NISS) document (si applicable)
• Autres documents tels que spécifiés par le IRN (vérifiez les mises à jour dans les communautés en ligne)

Rédigez un e-mail clair et concis :

• Ligne d'objet : Soyez précis et incluez des informations d'identification. Exemple : "Renouvellement de permis de séjour—[Votre Nom]—[Numéro de permis]—[Numéro de passeport]"
• Corps : Indiquez votre nom complet, votre date de naissance, votre numéro de passeport, votre numéro de permis de séjour actuel et votre NIF.
• Indiquez clairement que vous demandez le renouvellement de votre titre de séjour.
• Listez tous les documents joints (par exemple, "Joint : 1. Titre de séjour (recto et verso), 2. Passeport (toutes les pages), ...").
• Fournissez vos coordonnées (numéro de téléphone et adresse e-mail).
• Soyez poli et professionnel.

3 - Joindre tous les documents : Assurez-vous que tous les documents requis sont joints à l'email. Vérifiez que les pièces jointes sont les bons fichiers et qu'elles ne sont pas corrompues. Il est courant de se tromper de fichier ou de joindre une version obsolète d'un document par accident.

4 - Envoyer l'email : Envoyez l'email à l'adresse email IRN correcte pour votre emplacement. Vérifiez l'adresse trois fois avant d'envoyer, car l'envoyer à la mauvaise adresse peut entraîner des retards importants.

5 - Suivi (si nécessaire) : Bien que le système de messagerie soit conçu pour simplifier le processus, il est toujours judicieux de faire un suivi si vous ne recevez pas de confirmation ou de réponse dans un délai raisonnable (par exemple, 3-4 semaines). Envoyez un e-mail de suivi poli, en faisant référence à votre e-mail original (incluez la date et l'heure à laquelle vous l'avez envoyé) et en demandant une mise à jour. Beaucoup ont découvert que la persévérance porte ses fruits.

Conseils généraux pour les renouvellements d'e-mail IRN :

• Vérification de l'adresse e-mail : Le conseil le plus courant est de vérifier méticuleusement l'adresse e-mail IRN, car celle-ci peut changer.
• Qualité du scan : Des scans de haute qualité sont essentiels ; les scans flous ou illisibles sont souvent cités comme une raison de rejet.
• Patience : Même avec le système de messagerie, le traitement peut prendre un mois ou plus.
• Restez informé : Le processus, les exigences et les adresses e-mail sont susceptibles de changer, il est donc crucial de vérifier régulièrement les communautés en ligne d'expatriés pour les mises à jour.
• Bureaux alternatifs : Certains ont réussi à contacter différents bureaux de l'IRN si leur bureau local ne répond pas, bien que cela ne soit pas toujours possible ou conseillé et doit être abordé avec prudence.
• SIGA Portal : Si vous ne recevez aucune nouvelle par email, essayez de prendre rendez-vous via le portail SIGA.
• Mail : Certains utilisateurs signalent un succès en envoyant la documentation par mail.