AIMA Portugal Expat: Guida Essenziale

Comprendere AIMA: cos'è e cosa fa

AIMA è l'ente governativo portoghese responsabile di tutte le questioni relative alla residenza legale dei cittadini non appartenenti a UE/SEE/Svizzera (e per i cittadini UE/SEE/Svizzera dopo cinque anni di residenza legale).

Se rientri in questa categoria, AIMA controlla se puoi vivere in Portogallo a lungo termine. Le loro responsabilità includono:

• Rilascio dei permessi di soggiorno: AIMA decide chi ha diritto a un permesso di soggiorno iniziale.
• Rinnovo dei Permessi di Soggiorno: Questi permessi non sono permanenti; AIMA approva o nega i rinnovi (anche se, come dettagliato di seguito, l'IRN ora gestisce la maggior parte dei rinnovi).
• Ricongiungimento familiare: AIMA gestisce le domande per i residenti legali che vogliono portare le loro famiglie (coniugi, figli e genitori a carico) in Portogallo.

Fondamentalmente, se non sei cittadino di un paese UE/SEE o della Svizzera e intendi vivere in Portogallo, devi ottenere un visto per trasferirti in Portogallo, e al tuo arrivo in Portogallo, un permesso di soggiorno, e il tuo percorso coinvolgerà direttamente AIMA.

Il backlog di AIMA e il suo ritardo

La caratteristica distintiva di AIMA nel 2025 è il massiccio arretrato di circa 400.000 domande in sospeso.

Questo arretrato non è solo una statistica; rappresenta centinaia di migliaia di persone che affrontano ritardi significativi e una profonda incertezza sul loro status legale in Portogallo. Questo backlog si traduce in:

• Tempi di attesa estremi: Aspettati di dover attendere molti mesi, potenzialmente oltre un anno, per un appuntamento (per le domande iniziali o per quei rinnovi ancora gestiti da AIMA) e per l'elaborazione della tua domanda.
• Blackout di comunicazione: Contattare AIMA è notoriamente difficile. Le linee telefoniche sono sempre occupate, le email spesso rimangono senza risposta e il sito web offre un'assistenza limitata e spesso obsoleta. Questa mancanza di comunicazione aggrava l'ansia e la frustrazione.
• Vita in sospeso: I ritardi e l'incertezza mettono la tua vita in pausa, influenzando la tua capacità di lavorare, viaggiare, accedere ai servizi e pianificare il futuro. Molte persone paragonano il processo a trovarsi in uno stato di limbo legale.

Perché il Backlog?

Diversi fattori contribuiscono a questa crisi:

• Popolarità del Portogallo: L'aumento della immigrazione in Portogallo ha superato la capacità di AIMA.
• La transizione da SEF ad AIMA: La transizione del 2023 dall'agenzia per l'immigrazione precedente (SEF) ad AIMA è stata gestita male, causando ulteriori ritardi e confusione. La perdita di documenti e le informazioni contrastanti erano eventi comuni durante questa transizione.
• Risorse insufficienti: AIMA dimostra chiaramente di non avere il personale, l'infrastruttura e i processi efficienti per gestire il volume delle domande.

Cosa sta facendo ora AIMA?

Dopo una seconda proroga dei permessi e le rilevanti modifiche suggerite dal governo, AIMA ha implementato funzionalità per gestire l'arretrato.

I visti ora hanno un'area specifica per richiedere un'estensione.

I permessi ora hanno aree specifiche per il rinnovo. Al momento, quelli già scaduti possono essere rinnovati tramite il nuovo sistema.

Presto i permessi prossimi alla scadenza saranno disponibili anche per il rinnovo automatico.

La transizione di AIMA e l'IRN

AIMA ha riconosciuto pubblicamente l'arretrato e ha annunciato una task force dedicata con l'obiettivo dichiarato di risolvere tutte le domande in sospeso entro giugno 2025.

Al momento, i documenti legali scaduti avranno una proroga della validità fino a giugno 2025.

Questa iniziativa include piani per assumere 300 nuovi dipendenti e aprire 30 nuovi centri di assistenza in tutto il Portogallo. Sebbene l'annuncio possa indicare un miglioramento, c'è un diffuso scetticismo basato sulle esperienze passate con promesse simili mai mantenute. Prevale un atteggiamento di "attendere e vedere", con molti che ritengono necessarie modifiche significative e sistemiche.

Il ruolo di IRN nel rinnovo dei permessi di soggiorno

Un cambiamento significativo, e spesso frainteso, è il coinvolgimento dell'Instituto dos Registos e do Notariado (IRN).

Alcuni IRN ora gestiscono i rinnovi del permesso di soggiorno e, cosa fondamentale, il processo per alcune località avviene interamente via email. Questo è un dettaglio fondamentale spesso trascurato negli annunci ufficiali.

Chi può rinnovare tramite l'IRN (via email):

• Titolari di permessi di soggiorno temporanei.
• Titolari di permessi di soggiorno permanenti.

Chi non può rinnovare tramite l'IRN:

• Vittime della tratta di esseri umani.
• Titolari di Golden Visa (coloro che hanno la residenza tramite investimento).
• Potenzialmente altri casi specifici: le regole non sono sempre chiare. Conferma sempre con fonti ufficiali e consulta le comunità online di expat per gli aggiornamenti più recenti.

Come rinnovare il tuo permesso tramite l'IRN:

Il processo, pur essendo pensato per essere più semplice, richiede comunque un'attenzione meticolosa ai dettagli e un approccio proattivo.

1 - Identifica la posizione corretta e l'indirizzo email: Questo passaggio è assolutamente cruciale. L'IRN non utilizza un unico indirizzo email centrale per i rinnovi. Invece, ogni sede IRN partecipante ha il proprio indirizzo email specifico. Devi trovare l'indirizzo email corretto per l'ufficio IRN che serve la tua area di residenza.

• Fonte di informazione: La fonte più affidabile per questi indirizzi email è spesso altri expat che hanno completato con successo il processo. Il sito ufficiale IRN non è sempre aggiornato o facile da navigare a riguardo. È pratica comune condividere liste aggiornate delle posizioni IRN e dei relativi indirizzi email nelle comunità online.
• Esempio (Soggetto a modifiche): È impossibile fornire un elenco definitivo qui, poiché gli indirizzi cambiano. Devi verificare l'indirizzo corretto tramite comunità online di expat e, se possibile, direttamente con l'IRN. Non fare affidamento su informazioni obsolete.

2 - Prepara i tuoi documenti (copie digitali): Scansiona tutti i documenti necessari in formato digitale, preferibilmente PDF. Assicurati che le scansioni siano chiare, leggibili e di alta qualità. È ampiamente riportato che le scansioni di bassa qualità sono una causa frequente di rifiuto, quindi presta molta attenzione a questo passaggio.

• Documenti richiesti (lista di controllo—può variare): Permesso di soggiorno attuale (fronte e retro)
• Passaporto (tutte le pagine, comprese quelle bianche) — È un errore sorprendentemente comune omettere le pagine bianche, il che porta al rifiuto.
• Prova di indirizzo (ad esempio, contratto di affitto, bolletta utenze)—deve essere recente, di solito entro gli ultimi 3 mesi. L'indirizzo deve corrispondere al tuo indirizzo registrato.
• Prova di mezzi finanziari (ad esempio, estratti conto bancari, dichiarazioni dei redditi)—i requisiti variano a seconda del tipo di permesso; verifica i requisiti specifici per la tua situazione e preparati a fornire una documentazione adeguata.
• NIF (numero fiscale portoghese) documento
• Documento del Numero di Sicurezza Sociale (NISS) (se applicabile)
• Altri documenti come specificato dall'IRN (controlla gli aggiornamenti nelle comunità online)

Redigi una email chiara e concisa:

• Oggetto: Sii specifico e includi informazioni identificative. Esempio: "Rinnovo Permesso di Soggiorno—[Il Tuo Nome]—[Numero Permesso]—[Numero Passaporto]"
• Corpo: Indica il tuo nome completo, data di nascita, numero del passaporto, numero del permesso di soggiorno attuale e NIF.
• Dichiara chiaramente che stai richiedendo il rinnovo del tuo permesso di soggiorno.
• Elenca tutti i documenti allegati (ad esempio, "Allegato: 1. Permesso di soggiorno (fronte e retro), 2. Passaporto (tutte le pagine), ...").
• Fornisci le tue informazioni di contatto (numero di telefono e indirizzo email).
• Sii cortese e professionale.

3 - Allegare tutti i documenti: Assicurati che tutti i documenti richiesti siano allegati all'email. Controlla due volte che gli allegati siano i file corretti e che non siano corrotti. È un errore comune allegare accidentalmente il file sbagliato o una versione obsoleta di un documento.

4 - Invia l'Email: Invia l'email all'indirizzo email IRN corretto per la tua posizione. Controlla l'indirizzo tre volte prima di inviare, poiché inviarlo all'indirizzo sbagliato può causare ritardi significativi.

5 - Follow Up (Se Necessario): Anche se il sistema email è pensato per semplificare il processo, è comunque consigliabile fare un follow-up se non ricevi una conferma o una risposta entro un tempo ragionevole (ad esempio, 3-4 settimane). Invia un'email di cortese sollecito, facendo riferimento alla tua email originale (includendo la data e l'ora in cui l'hai inviata) e richiedendo un aggiornamento. Molti hanno scoperto che la perseveranza ripaga.

Consigli generali per il rinnovo delle email IRN:

• Verifica dell'indirizzo email: Il consiglio più comune è di verificare meticolosamente l'indirizzo email IRN, poiché questi possono cambiare.
• Qualità della scansione: Le scansioni di alta qualità sono essenziali; scansioni sfocate o illeggibili sono spesso citate come motivo di rifiuto.
• Pazienza: Anche con il sistema email, l'elaborazione può richiedere un mese o più.
• Rimani informato: Il processo, i requisiti e gli indirizzi email possono cambiare, quindi è fondamentale controllare regolarmente le comunità online di espatriati per gli aggiornamenti.
• Uffici alternativi: Alcuni hanno avuto successo contattando diversi uffici IRN se quello locale non risponde, anche se questo non è sempre possibile o consigliabile e dovrebbe essere affrontato con cautela.
• Portale SIGA: Se non ricevi notizie via email, prova a fissare un appuntamento tramite il portale SIGA.
• Mail: Alcuni utenti segnalano successo inviando la documentazione via mail.