NIF i Spanien: Ansøgningsvejledning & forskelle

Hvem har brug for et NIF i Spanien?

Enhver, der vil indgå i en transaktion eller relation med skattemæssig relevans i Spanien, kan have behov for et NIF.

Det omfatter blandt andet:

Spanske statsborgere

En spansk statsborger anvender som regel deres DNI som deres skatteidentifikationsnummer.

Udenlandske personer

Udenlandske personer kan have behov for et NIF i Spanien, når de køber ejendom, modtager indkomst, foretager investeringer, fungerer som juridiske repræsentanter eller udfører en anden handling med skattemæssige konsekvenser. I mange af disse tilfælde er den praktiske løsning via NIE.

Juridiske personer

En juridisk person, såsom et selskab, en fond eller visse andre enheder, har brug for et NIF for at kunne operere over for skattemyndighederne og gennemføre skatteregistreringer og -indberetninger.

Udenlandske selskaber

Udenlandske selskaber, der skal udføre handlinger med skattemæssig betydning i Spanien, kan ligeledes have behov for et spansk NIF.

Når folk spørger hvem der har brug for et NIF i Spanien, er svaret derfor bredt: fysiske personer, juridiske personer, spanske statsborgere, udenlandske personer og udenlandske selskaber kan alle have behov for det, afhængigt af den aktivitet, de planlægger at udføre.

NIF vs. CIF: Hvad er forskellen?

Dette er et af de mest almindelige spørgsmål.

Forskellen mellem NIF og CIF drejer sig primært om terminologi.

For mange år siden blev CIF almindeligt anvendt som betegnelse for et selskabs skatteidentifikationsnummer. I dag er den officielle betegnelse i de spanske skatteprocedurer NIF.

Hvis du derfor støder på søgninger som:

• forskellen mellem NIF og CIF
• NIF vs. CIF
• CIF-nummer
• NIF-nummer

er det praktiske svar dette:

• NIF er den nuværende officielle betegnelse
• CIF er en ældre betegnelse, som mange stadig anvender uformelt, når de taler om et selskabs skattenummer

I den nuværende officielle praksis anvender både fysiske og juridiske personer begrebet NIF, selvom mange stadig siger „CIF“ i daglig tale.

Sådan ansøger du om et NIF i Spanien

Svaret afhænger af, hvem der ansøger, og hvorfor.

Der er ikke én fremgangsmåde, der passer til alle tilfælde. Den rette NIF-ansøgningsvej varierer alt efter, om ansøgeren er en privatperson, udlænding, virksomhed eller repræsentant.

Sådan ansøger du som privatperson

For en privatperson, der ikke har et DNI eller NIE, og har brug for et skatte-ID, anvender det spanske skattevæsen Formular 030 i visse tilfælde.

Dette gælder typisk for personer, der har brug for nummeret til skattemæssige formål, men ikke skal registreres som erhvervsdrivende, professionelle eller som indbetalere af skat.

Sådan ansøger du som virksomhed eller juridisk enhed

For en virksomhed eller anden juridisk enhed er den standardiserede ansøgningsformular Formular 036.

Denne formular anvendes generelt, når en juridisk person eller enhed skal anmode om et NIF eller registrere sig i det relevante skatteregister.

Hvem kan indsende ansøgningen

I nogle tilfælde kan ansøgningen indsendes direkte af den interesserede part. I andre tilfælde kan en repræsentant gøre det. For visse indsendelser fra juridiske enheder kan en præsentant også indsende formularen.

Derfor er spørgsmålet ikke kun hvordan man ansøger om et NIF, men også hvem der kan gøre det. Den person, der indsender ansøgningen, kan være ansøgeren selv, en juridisk repræsentant eller en anden godkendt præsentant i henhold til proceduren.

Sådan skaffer du et NIF for udlændinge

Hvis du forsøger at få et NIF i Spanien som udlænding, er det første, du skal vide, at mange udlændinge ikke først ansøger om et separat "generelt NIF".

I stedet ender de ofte med at bruge NIE som deres skatteidentifikationsnummer i Spanien.

Derfor bliver mange internationale ansøgere forvirrede. De søger efter, hvordan man skaffer et NIF, men i praksis starter processen ofte med NIE.

Hvornår en udlænding kan få et NIF M

En udlænding kan tildeles et NIF M, når vedkommende skal foretage en skatterelateret handling i Spanien, men endnu ikke har et NIE.

Dette kan for eksempel ske, når en person skal deltage i en skatteprocedure, ejendomshandel eller anden transaktion med skattemæssig betydning, inden NIE er tilgængeligt.

For udenlandske virksomheder

Forløbet er anderledes for udenlandske virksomheder. De kan have brug for et spansk NIF som ikke-bosiddende enhed, og ansøgningen foregår normalt via Skattevæsenet med den relevante dokumentation for enheden.

Hvilke dokumenter er nødvendige for NIF?

De dokumenter, du skal bruge, afhænger af ansøgertypen.

Generelt falder de mest almindelige bilag dog typisk i nogle få klare kategorier.

Identitetsdokumentation

Du skal som regel fremlægge identitetsdokumentation, f.eks. et gyldigt pas eller et andet gyldigt identifikationsdokument.

Særlige civile dokumenter i visse tilfælde

I nogle specielle individuelle ansøgninger kan der være behov for et fødselsattest eller familierelaterede dokumenter, især i forbindelse med ansøgninger fra mindreårige eller i specifikke personlige status-situationer.

Dokumenter relateret til formålet med ansøgningen

Du kan også skulle fremlægge dokumenter, der begrunder behovet for NIF. Det kan f.eks. være dokumenter vedrørende køb af ejendom, en kontrakt, en virksomhedsetablering, en investering eller anden skatterelateret aktivitet.

Virksomhedsdokumenter

Hvis ansøgeren er en virksomhed eller anden juridisk enhed, skal der typisk medsendes stiftelsesdokumenter, vedtægter, registreringsoplysninger (hvor relevant) samt oplysninger om repræsentanter.

Udenlandske dokumenter

Hvis dokumenterne stammer fra udlandet, kan de være nødt til at blive officielt oversat til spansk eller et andet officielt sprog i Spanien, samt legaliseret eller forsynet med en Haag-apostille, afhængigt af land og dokumenttype.

Hvor skal man søge om et NIF?

Dette er endnu et område, hvor svaret afhænger af den konkrete situation.

Hvis du overvejer hvor man søger om et NIF, kan du være nødt til at booke en cita previa. De mest almindelige steder er:

Agencia Tributaria

Agencia Tributaria er den centrale myndighed for de fleste NIF-procedurer, der vedrører skatteregistrering og tildeling.

Skattemyndighed

En lokal skattemyndighed kan være involveret afhængigt af proceduren og den tilgængelige indsendelseskanal.

Konsulær kontor

Et spansk konsulær kontor i udlandet kan håndtere visse NIF-tildelinger, især for bestemte personer og udenlandske enheder, der søger fra uden for Spanien.

Politistation

En politistation er som regel mere relevant for NIE-vejen end for standard NIF-tildeling. For mange udlændinge er det her, den praktiske identitetsproces begynder.

Lokalt kontor

Afhængigt af proceduren kan ansøgningen gå igennem et lokalt administrationskontor, der er tilknyttet Skatteforvaltningen eller processen med udlændingeidentifikation.

Hvad er skatteforpligtelserne med NIF?

NIF’en er ikke i sig selv en skat. Det er identifikationsnummeret, der gør det muligt for skattemyndighederne at knytte skatteyderen eller enheden til de korrekte forpligtelser.

Disse skatteforpligtelser afhænger af personens eller virksomhedens aktuelle situation.

Det kan omfatte:

• registrering hos skattemyndighederne
• indberetning af selvangivelser
• at fungere som skatteretligt hjemmehørende eller ikke-hjemmehørende skatteyder
• registrering af erhvervsmæssig aktivitet
• opfyldelse af selskabsskat, indkomstskat, moms eller kildeskatteforpligtelser, hvor relevant

Med andre ord skaber NIF’en ikke forpligtelsen i sig selv. Men uden det kan Spaniens skattemyndigheder ikke korrekt identificere den person eller enhed, der er ansvarlig for disse forpligtelser.

Trin for trin: Sådan får du et NIF i Spanien

Her er den mest overskuelige måde at tænke processen på.

Trin 1: Identificer den rette ansøgertype

Start med at identificere, om ansøgeren er:

• en spansk statsborger
• en udenlandsk person
• et selskab eller anden juridisk person
• et udenlandsk selskab
• en repræsentant, der handler på vegne af en anden person eller enhed

Dette er vigtigt, fordi fremgangsmåden er forskellig for hver type.

Trin 2: Kontrollér, om du reelt har brug for et NIF eller et NIE

For mange udlændinge er det praktiske svar, at NIE bliver det relevante identifikationsnummer. Antag ikke, at alle udenlandske ansøgere først har brug for et separat NIF.

Trin 3: Indhent de nødvendige dokumenter

Forbered dit identitetsbevis, gyldigt pas, identifikationsdokument samt eventuelle supplerende dokumenter, der er knyttet til den transaktion eller registrering, du skal foretage.

Hvis sagen vedrører et selskab, skal du også forberede den selskabsmæssige dokumentation.

Trin 4: Vælg den korrekte ansøgningsformular

Brug den korrekte ansøgningsformular til din situation.

• Formular 030 anvendes til visse individuelle ansøgninger
• Formular 036 er den centrale formular for selskaber, enheder og mange skattecensustilfælde

Trin 5: Indsend via den rette myndighed

Afhængigt af sagen skal du indsende via:

• Agencia Tributaria
• et lokalt skattecenter
• en spansk konsulat
• eller, hvis identitetsvejen er gennem udlændingesager, det relevante politistation eller udlændingekontor for NIE-sager

Trin 6: Gem bekræftelsen og opdater eventuelt senere

Hvis dit nummer senere ændres, fordi du får et DNI eller NIE efter først at have modtaget et andet skatteidentifikationsnummer, kan det være nødvendigt at opdatere disse oplysninger hos skatteforvaltningen.