NIF en Espagne : Guide de demande et différences

Qui a besoin d’un NIF en Espagne ?

Toute personne amenée à effectuer une transaction ou à entretenir une relation présentant un intérêt fiscal en Espagne peut avoir besoin d’un NIF.

Cela inclut notamment :

Les citoyens espagnols

Un citoyen espagnol utilise généralement son DNI comme numéro d’identification fiscale.

Les particuliers étrangers

Les particuliers étrangers peuvent avoir besoin d’un NIF en Espagne lorsqu’ils achètent un bien immobilier, perçoivent des revenus, investissent, agissent en tant que représentants légaux ou réalisent toute autre opération entraînant des implications fiscales. Dans de nombreux cas, la solution pratique consiste à obtenir un NIE.

Les personnes morales

Une personne morale, telle qu’une société, une fondation ou certaines autres entités, doit disposer d’un NIF pour exercer ses activités devant les autorités fiscales et effectuer les inscriptions et déclarations fiscales requises.

Les sociétés étrangères

Les sociétés étrangères qui réaliseront des opérations présentant un intérêt fiscal en Espagne peuvent également avoir besoin d’un NIF espagnol.

Ainsi, lorsque l’on se demande qui a besoin d’un NIF en Espagne, la réponse est large : les personnes physiques, les personnes morales, les citoyens espagnols, les particuliers étrangers et les sociétés étrangères peuvent tous en avoir besoin, selon l’activité qu’ils prévoient de réaliser.

NIF vs CIF : quelle est la différence ?

C’est l’une des questions les plus fréquentes.

La différence entre NIF et CIF relève principalement d’une question de terminologie.

Il y a quelques années, le terme CIF était couramment utilisé pour désigner le numéro d’identification fiscale des entreprises. Aujourd’hui, le terme officiel employé dans les procédures fiscales espagnoles est NIF.

Ainsi, si vous effectuez des recherches sur :

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la réponse pratique est la suivante :

• NIF est le terme officiel actuel
• CIF est un terme ancien que beaucoup de personnes utilisent encore de manière informelle pour parler du numéro fiscal d’une entreprise

Dans la pratique officielle actuelle, aussi bien les particuliers que les entités utilisent le concept de NIF, même si le terme « CIF » reste couramment employé dans le langage courant.

Comment obtenir un NIF en Espagne

La réponse dépend de la personne qui fait la demande et de son motif.

Il n’existe pas de démarche unique applicable à tous les cas. La procédure à suivre pour obtenir un NIF varie selon que le demandeur soit un particulier, un étranger, une entreprise ou un représentant.

Comment faire la demande en tant que particulier

Pour un particulier ne disposant ni d’un DNI ni d’un NIE et ayant besoin d’un numéro d’identification fiscale, l’Agence fiscale espagnole utilise le formulaire 030 dans certains cas.

Cette procédure s’applique généralement aux particuliers qui ont besoin du numéro à des fins fiscales, sans pour autant devoir s’immatriculer en tant que commerçant, professionnel ou agent de retenue.

Comment faire la demande en tant qu’entreprise ou entité

Pour une entreprise ou une autre entité juridique, le formulaire standard à utiliser est le formulaire 036.

Ce formulaire est généralement employé lorsqu’une personne morale ou une entité doit demander un NIF ou s’inscrire au registre fiscal correspondant.

Qui peut déposer la demande

Dans certains cas, la demande peut être déposée directement par l’intéressé. Dans d’autres, elle peut l’être par un représentant. Pour certaines déclarations d’entités, un présentateur peut également remplir le formulaire.

C’est pourquoi la question ne porte pas uniquement sur la façon d’obtenir un NIF, mais aussi sur qui peut le faire. La personne qui dépose la demande peut être le demandeur lui-même, un représentant légal ou un autre présentateur autorisé par la procédure.

Comment obtenir un NIF pour les étrangers

Si vous souhaitez obtenir un NIF en Espagne en tant qu’étranger, sachez que de nombreuses personnes ne font pas d’abord la demande d’un « NIF général » séparé.

En pratique, elles utilisent généralement le NIE comme numéro d’identification fiscale en Espagne.

C’est pourquoi de nombreux candidats internationaux se retrouvent perplexes. Ils recherchent comment obtenir un NIF, alors qu’en réalité, la démarche commence souvent par le NIE.

Cas où un étranger peut recevoir un NIF M

Un étranger peut se voir attribuer un NIF M lorsqu’il doit effectuer une opération à caractère fiscal en Espagne sans disposer encore d’un NIE.

Cela peut se produire, par exemple, lorsqu’une personne doit intervenir dans une procédure fiscale, un processus immobilier ou une autre transaction présentant une incidence fiscale avant que son NIE ne soit disponible.

Pour les entreprises étrangères

La démarche diffère pour les entreprises étrangères. Celles-ci peuvent avoir besoin d’un NIF espagnol en tant qu’entité non résidente, et la demande s’effectue généralement auprès de l’Agence fiscale espagnole, accompagnée des documents justificatifs de l’entité.

Quels documents sont nécessaires pour obtenir un NIF ?

Les documents requis dépendent du type de demandeur.

Toutefois, les pièces justificatives les plus couramment demandées se répartissent généralement en quelques grandes catégories.

Preuve d’identité

Vous devrez généralement fournir une preuve d’identité, telle qu’un passeport valide ou un autre document d’identification valide.

Documents civils complémentaires dans certains cas

Pour certaines demandes individuelles spécifiques, un acte de naissance ou un livret de famille peut être exigé, notamment dans les cas impliquant des mineurs ou des situations particulières liées à l’état civil.

Preuves liées à la raison de la demande

Vous pourriez également avoir besoin de documents justifiant la nécessité d’obtenir un NIF. Cela peut inclure des pièces relatives à un achat immobilier, un contrat, une création d’entreprise, un investissement ou une autre opération à incidence fiscale.

Documents pour les entreprises

Si le demandeur est une société ou une autre entité juridique, le dossier comprend généralement les statuts de l’entreprise, les documents de constitution, les registres d’immatriculation le cas échéant, ainsi que les informations relatives aux représentants légaux.

Documents étrangers

Si les documents proviennent de l’étranger, ils peuvent nécessiter une traduction officielle en espagnol ou dans une autre langue officielle de l’Espagne, ainsi qu’une légalisation ou une apostille de La Haye, selon le pays et le type de document.

Où faire la demande d’un NIF ?

La réponse à cette question dépend de votre situation.

Si vous vous demandez où faire la demande d’un NIF, il est possible que vous ayez besoin d’un rendez-vous préalable. Les lieux les plus courants sont les suivants :

Agencia Tributaria

L’Agencia Tributaria est l’autorité centrale pour la plupart des démarches liées au NIF, notamment l’enregistrement fiscal et l’attribution du numéro.

Service des impôts

Un service des impôts local peut être impliqué selon la procédure et le canal de dépôt disponible.

Consulat

Un consulat espagnol à l’étranger peut traiter certaines demandes de NIF, en particulier pour les particuliers et les entités étrangères qui font la demande depuis l’extérieur de l’Espagne.

Commissariat de police

Un commissariat de police est généralement plus pertinent pour la procédure de NIE que pour l’attribution standard d’un NIF. Pour de nombreux étrangers, c’est là que commence le processus pratique d’identification.

Bureau local

Selon la procédure, la demande peut transiter par un bureau administratif local lié à l’Agence fiscale ou au processus d’identification des étrangers.

Quelles sont les obligations fiscales liées au NIF ?

Le NIF n’est pas un impôt en soi. Il s’agit d’un identifiant permettant à l’administration fiscale de relier le contribuable ou l’entité à ses obligations correspondantes.

Ces obligations fiscales dépendent de la situation réelle de la personne ou de l’entreprise.

Elles peuvent inclure :

• l’inscription auprès de l’administration fiscale
• le dépôt des déclarations fiscales
• l’assimilation, à des fins fiscales, au statut de résident ou de non-résident
• l’immatriculation d’une activité professionnelle
• l’accomplissement des obligations en matière d’impôt sur les sociétés, d’impôt sur le revenu, de TVA ou de retenue à la source, le cas échéant

En d’autres termes, le NIF ne crée pas lui-même l’obligation. Cependant, sans lui, les autorités fiscales espagnoles ne peuvent pas identifier correctement la personne ou l’entité tenue de s’acquitter de ces obligations.

Étapes à suivre : comment obtenir un NIF en Espagne

Voici la méthode la plus claire pour appréhender la procédure.

Étape 1 : identifier le type de demandeur

Commencez par déterminer si le demandeur est :

• un citoyen espagnol ;
• une personne physique étrangère ;
• une société ou une autre personne morale ;
• une société étrangère ;
• un représentant agissant au nom d’une autre personne ou entité.

Cette distinction est importante, car la procédure varie selon chaque cas.

Étape 2 : vérifier si vous avez besoin d’un NIF ou d’un NIE

Pour de nombreux étrangers, la réponse pratique est que le NIE constitue l’identifiant pertinent. Ne partez pas du principe que tout demandeur étranger doit d’abord obtenir un NIF distinct et autonome.

Étape 3 : rassembler les documents nécessaires

Préparez votre justificatif d’identité, votre passeport en cours de validité, votre document d’identification, ainsi que tout document justificatif lié à l’opération ou à l’enregistrement que vous souhaitez effectuer.

Si le dossier concerne une société, préparez également la documentation relative à celle-ci.

Étape 4 : choisir le bon formulaire

Utilisez le formulaire de demande adapté à votre situation.

• Le formulaire 030 est utilisé pour certaines demandes individuelles ;
• le formulaire 036 est le formulaire principal pour les sociétés, les entités et de nombreuses procédures de recensement fiscal.

Étape 5 : déposer la demande auprès de l’autorité compétente

Selon le cas, adressez-vous à :

• l’Agencia Tributaria ;
• un bureau des impôts local ;
• un consulat espagnol ;
• ou, si la procédure d’identification relève du statut d’étranger, au commissariat ou au bureau des étrangers compétent pour les questions liées au NIE.

Étape 6 : conserver la confirmation et mettre à jour les données si nécessaire

Si votre numéro change ultérieurement, par exemple après l’obtention d’un DNI ou d’un NIE alors que vous aviez initialement reçu un autre identifiant fiscal, vous devrez peut-être mettre à jour ces informations auprès de l’administration fiscale.