NIF em Espanha: Guia de Candidatura e Diferenças

Quem precisa de um NIF em Espanha?

Qualquer pessoa que venha a realizar uma transação ou estabelecer uma relação com relevância fiscal em Espanha pode necessitar de um NIF.

Isso inclui:

Cidadãos espanhóis

Um cidadão espanhol geralmente utiliza o seu DNI como número de identificação fiscal.

Indivíduos estrangeiros

Os indivíduos estrangeiros podem necessitar de um NIF em Espanha quando adquirem propriedade, recebem rendimentos, investem, atuam como representantes legais ou realizam outra operação com implicações fiscais. Em muitos destes casos, a via prática passa pelo NIE.

Pessoas coletivas

Uma pessoa coletiva, como uma empresa, fundação ou outras entidades, necessita de um NIF para operar perante as autoridades fiscais e efetuar registos e declarações fiscais.

Empresas estrangeiras

As empresas estrangeiras que venham a realizar operações com relevância fiscal em Espanha também podem necessitar de um NIF espanhol.

Assim, quando as pessoas perguntam quem precisa de um NIF em Espanha, a resposta é abrangente: pessoas singulares, pessoas coletivas, cidadãos espanhóis, indivíduos estrangeiros e empresas estrangeiras podem todos necessitar de um NIF, dependendo da atividade que planeiam realizar.

NIF vs CIF: qual é a diferença?

Esta é uma das perguntas mais frequentes.

A diferença entre NIF e CIF reside, sobretudo, na terminologia.

Há alguns anos, o termo CIF era o mais utilizado para designar o número de identificação fiscal das empresas. Atualmente, o termo oficial empregue nos procedimentos fiscais em Espanha é o NIF.

Por isso, se encontrar pesquisas como:

• diferença entre NIF e CIF
• NIF vs CIF
• número CIF
• número NIF

a resposta prática é a seguinte:

• NIF é o termo oficial atual
• CIF é um termo antigo que muitas pessoas ainda utilizam informalmente quando se referem ao número fiscal de uma empresa

Na prática oficial atual, tanto pessoas singulares como entidades utilizam o conceito de NIF, embora muitas pessoas ainda digam “CIF” no dia a dia.

Como obter um NIF em Espanha

A resposta depende de quem está a candidatar-se e do motivo.

Não existe um único procedimento aplicável a todos os casos. A forma correta de obter um NIF varia consoante o requerente seja um indivíduo, um estrangeiro, uma empresa ou um representante.

Como obter um NIF enquanto indivíduo

Para um indivíduo que não possui DNI ou NIE e necessita de um número de identificação fiscal, a Agência Tributária Espanhola utiliza o Formulário 030 em determinados casos.

Esta via aplica-se geralmente a indivíduos que necessitam do número para fins fiscais, mas não estão obrigados a inscrever-se como proprietários de negócios, profissionais ou agentes retencionistas.

Como obter um NIF enquanto empresa ou entidade

Para uma empresa ou outra entidade legal, o formulário padrão a ser utilizado é o Formulário 036.

Este é o formulário geralmente utilizado quando uma pessoa coletiva ou entidade necessita de solicitar um NIF ou inscrever-se no respetivo cadastro fiscal.

Quem pode submeter o pedido

Em alguns casos, o pedido pode ser apresentado diretamente pelo interessado. Noutros casos, um representante pode efetuar a submissão. Para algumas formalidades de entidades, um apresentador também pode submeter o formulário.

Por isso, a questão não se resume apenas a como obter um NIF, mas também a quem pode efetuar o pedido. A pessoa que submete o formulário pode ser o próprio requerente, um representante legal ou outro apresentador autorizado pelo procedimento.

Como obter um NIF para estrangeiros

Se está a tentar obter um NIF em Espanha como estrangeiro, a primeira coisa a compreender é que muitos estrangeiros não pedem primeiro um "NIF geral" separado.

Em vez disso, geralmente acabam por utilizar o NIE como o seu número de identificação fiscal em Espanha.

É por isso que muitos candidatos internacionais ficam confusos. Pesquisam como obter um NIF, mas, na prática, o processo muitas vezes começa com o NIE.

Quando um estrangeiro pode receber um NIF M

Um estrangeiro pode ser atribuído um NIF M quando necessita de realizar uma operação com relevância fiscal em Espanha, mas ainda não tem um NIE.

Isto pode acontecer, por exemplo, quando uma pessoa precisa de participar num procedimento fiscal, num processo imobiliário ou noutra transação com relevância fiscal antes de obter o seu NIE.

Para empresas estrangeiras

O processo é diferente para empresas estrangeiras. Estas podem necessitar de um NIF espanhol enquanto entidade não residente, e o pedido é normalmente efetuado junto da Agência Tributária com a documentação adequada da entidade.

Quais os documentos necessários para obter o NIF?

Os documentos necessários variam consoante o tipo de requerente.

No entanto, os documentos de suporte mais comuns costumam enquadrar-se em algumas categorias claras.

Comprovativo de identidade

Geralmente, será necessário apresentar um comprovativo de identidade, como um passaporte válido ou outro documento de identificação válido.

Documentação civil de suporte, em alguns casos

Em pedidos individuais específicos, pode ser exigido um assento de nascimento ou uma certidão de registo familiar, especialmente em casos que envolvam menores ou situações específicas de estado civil.

Comprovativo associado ao motivo da solicitação

Poderá também ser necessário apresentar documentos que justifiquem a necessidade do NIF. Estes podem incluir documentação relacionada com a compra de um imóvel, um contrato, uma constituição de sociedade, um investimento ou outra operação relevante para efeitos fiscais.

Documentos da entidade, no caso de empresas

Se o requerente for uma empresa ou outra entidade legal, o processo geralmente inclui documentos de constituição, estatutos, registos de inscrição (quando aplicável) e detalhes dos representantes legais.

Documentos estrangeiros

Se os documentos forem provenientes do estrangeiro, poderão necessitar de tradução oficial para o espanhol ou outro idioma oficial de Espanha, além de legalização ou aposição de apostilha de Haia, dependendo do país e do tipo de documento.

Onde solicitar um NIF?

Esta é outra área em que a resposta depende do caso.

Se está a perguntar-se onde solicitar um NIF, poderá necessitar de uma marcação prévia e os locais mais comuns são:

Agência Tributária

A Agência Tributária é a autoridade central para a maioria dos procedimentos de NIF relacionados com o registo e atribuição fiscal.

Serviço de Finanças

Um Serviço de Finanças local pode estar envolvido, dependendo do procedimento e do canal de submissão disponível.

Embaixada ou consulado

Uma embaixada ou consulado espanhol no estrangeiro pode tratar de algumas atribuições de NIF, especialmente para determinados indivíduos e entidades estrangeiras que se candidatam a partir de fora de Espanha.

Esquadra de polícia

Uma esquadra de polícia é geralmente mais relevante para o processo de obtenção do NIE do que para a atribuição padrão de NIF. Para muitos estrangeiros, é aí que o processo prático de identificação começa.

Serviço local

Dependendo do procedimento, a candidatura pode passar por um serviço administrativo local ligado à Agência Tributária ou ao processo de identificação de estrangeiros.

Quais são as obrigações fiscais associadas ao NIF?

O NIF em si não é um imposto. Trata-se do identificador que permite à administração tributária associar o contribuinte ou entidade às respetivas obrigações fiscais.

Essas obrigações fiscais dependem da situação concreta da pessoa ou empresa.

Podem incluir:

• inscrição na administração tributária
• apresentação de declarações fiscais
• atuação, para efeitos fiscais, como contribuinte residente ou não residente
• registo de atividade empresarial
• cumprimento de obrigações fiscais relativas a impostos sobre o rendimento, IVA ou retenções, quando aplicável

Em suma, o NIF não cria por si só a obrigação. Contudo, sem ele, as autoridades fiscais portuguesas não conseguem identificar corretamente a pessoa ou entidade responsável por essas obrigações.

Passo a passo: como obter um NIF em Espanha

Aqui está a forma mais clara de pensar no processo.

Passo 1: identificar o tipo de requerente

Comece por identificar se o requerente é:

• um cidadão espanhol
• um indivíduo estrangeiro
• uma empresa ou outra pessoa coletiva
• uma empresa estrangeira
• um representante a atuar em nome de outra pessoa ou entidade

Isto é importante porque a via a seguir é diferente em cada caso.

Passo 2: verificar se realmente precisa de um NIF ou de um NIE

Para muitos estrangeiros, a resposta prática é que o NIE passa a ser o identificador relevante. Não assuma que todo o requerente estrangeiro precisa, primeiro, de um NIF autónomo.

Passo 3: reunir os documentos necessários

Prepare o seu comprovativo de identidade, passaporte válido, documento de identificação e quaisquer documentos de suporte relacionados com a transação ou registo que está a efetuar.

Se o caso envolver uma empresa, prepare também a documentação societária.

Passo 4: escolher o formulário correto

Utilize o formulário de candidatura adequado à sua situação.

• O Formulário 030 é utilizado para certas candidaturas individuais
• O Formulário 036 é o formulário principal para empresas, entidades e muitos procedimentos de recenseamento fiscal

Passo 5: submeter junto da autoridade competente

Dependendo do caso, submeta junto de:

• da Agencia Tributaria
• de uma repartição de finanças local
• de um consulado espanhol
• ou, se a via de identificação for através do processo de estrangeiros, da esquadra ou serviço de estrangeiros competente para assuntos de NIE

Passo 6: guardar a confirmação e atualizar dados, se necessário

Se o seu número mudar mais tarde porque obtém um DNI ou NIE após ter recebido outro identificador fiscal, poderá ser necessário atualizar essa informação junto da administração fiscal.