2. Fyll i transaktionsdetaljer

När du utfärdar en fatura eller fatura-recibo måste du komplettera en blankett som innehåller följande information:

• Transaktionsdatum: Ange datumet för tjänsten eller produktleveransen eller mottagandet av betalningen.
• Typ: Välj mellan faktura, kvitto eller faktura-kvitto beroende på transaktionen.
• Verksamhetskod (CIRS/CAE): Välj den lämpliga yrkeskoden för din tjänst eller produkt. Detta baseras på din registrering hos skattemyndigheterna.
• Kundinformation: Om din kund är en konsument (enskild person), lämna detta avsnitt tomt. För företag, ange NIF (skattenummer), namn och adress.

3. Beskriv tjänsten eller produkten

Ge en detaljerad beskrivning av tjänsten eller produkten i avsnittet Produtos, Serviços ou Outros. Du måste också ange:

• Enhetspris (Valor unitário): Pris per tjänste- eller produktenhet.
• IVA (VAT) Rate: Välj den lämpliga momssatsen. Frilansare vars årsinkomst är mindre än €14,500 är vanligtvis befriade från moms enligt artikel 53 i momskoden. Du måste dock fortfarande deklarera denna befrielse.

4. IRS retention (Retenção na Fonte)

För vissa tjänster som tillhandahålls till företag eller yrkesverksamma krävs IRS retention (vanligtvis 25 %).

Om kunden bedriver verksamhet under IRS retention-regimen, markera rätt ruta. Frilansare som tjänar mindre än €14 500 årligen är vanligtvis befriade.

5. Betalningsinformation

Du kan valfritt ange betalningsinformation för att spåra ditt betalningssätt (t.ex. banköverföring, kontanter, etc.).

6. Slutför dokumentet

Efter att ha fyllt i alla fält, klicka på Emitir. Bekräfta inlämningen, och dokumentet kommer att genereras.

Din klient kommer också att ha tillgång till det i sitt konto om de använder Portal das Finanças.

Utställande av kvitton för tidigare utfärdade fakturor

Om du utfärdar en faktura men inte har fått betalning ännu, måste du utfärda ett kvitto när betalningen är gjord.

1. Gå till avsnittet Recibo.
2. Sök efter den relevanta fakturan med hjälp av klientens namn eller fakturanummer.
3. Klicka på Emitir Recibo, kontrollera betalningsdetaljerna och bekräfta sedan.
4. Om nödvändigt, tillämpa IRS-hållande för tjänsten, enligt anvisningarna ovan.

Hantering av klient- och produktprofiler

För att effektivisera ditt arbete kan du skapa klient- och produkt/tjänsteprofiler, vilket sparar tid för framtida transaktioner.

Skapande av klientprofiler

Om du ofta arbetar med samma klienter är det användbart att skapa en klientprofil. Detta gör att du automatiskt kan fylla i klientens uppgifter under kvittoutställningsprocessen, vilket sparar tid:

1. Välj “Clientes” från menyn Emitir.
2. Klicka på “Adicionar” för att lägga till en ny klient.
3. Fyll i de obligatoriska fälten, såsom klientens NIF, namn och adress, och klicka på Guardar.

⚠️ Om din klient är utländsk kan du lägga in deras skatteidentitet i NIF-fältet.

Skapa produkt-/tjänstprofiler

Liknande kan du skapa profiler för de tjänster eller produkter du erbjuder:

1. Välj “Produtos, Serviços, ou Outros” från Emitir-menyn.
2. Klicka på “Adicionar” för att lägga till en ny produkt eller tjänst.
3. Fyll i de obligatoriska uppgifterna, inklusive produkt- eller tjänsttyp och beskrivning, och spara för framtida användning.

Hantera Ato Isolado

Som vi nämnde tidigare, för engångstransaktioner, är fakturan för en ato isolado det bästa alternativet.

Vad är Ato Isolado, och när ska du använda det?

En Ato Isolado är en engångsfaktura som används av individer som inte är registrerade som frilansare (har inte recibos verdes) eller som inte har en regelbunden självständig verksamhet men utför en enda transaktion. Det används vanligtvis för:

• Engångstjänster eller produkter säljs.
• Du engagerar dig i en aktivitet som inte är en del av ditt vanliga professionella arbete.
• Individer som inte formellt har registrerat sig som frilansare (med recibo verde) behöver hjälp.

Viktiga punkter om Ato Isolado

• Du kan bara utfärda en ato isolado per år (det är det viktigaste du måste tänka på!).
• Du måste fortfarande inkludera inkomsten från en ato isolado i din årliga IRS-deklaration.
• Om det inte finns någon undantag måste moms (IVA) tillämpas.

Steg för att utfärda en Ato Isolado

1. Logga in på Portal das Finanças: Likt utfärdande av en recibo verde, måste du logga in på Portal das Finanças med ditt NIF och lösenord.
2. Gå till Ato Isolado-avsnittet: Gå till avsnittet Faturas e Recibos och välj Emitir Fatura de Ato Isolado.
3. Fyll i den nödvändiga informationen: Du måste ange:

• Beskrivning av tjänsten/produkten.
• Pris och moms: Inkludera den lämpliga momssatsen om tillämpligt.
• Klientinformation: Fyll i uppgifterna om nödvändigt.

Bekräfta och utfärda: Granska uppgifterna, bekräfta och utfärda ato isolado. Detta kommer att generera det relevanta dokumentet, som du ska skicka till klienten.

Skattemässighet och socialförsäkring

När du lämnar in årlig skatt (IRS Model 3) måste du redovisa varje kvitto du utfärdar som frilansare.

Som en recibo verde frilansare måste du dessutom bidra till Segurança Social, om du inte är befriad under det första året. Frilansare måste bidra med en procentsats på 21,4 %, med en kvartalsvis process baserad på deras redovisade inkomster.