2. Compilare i dettagli della transazione

Quando emetti una fattura o una fattura-recibo, devi compilare un modulo che include le seguenti informazioni:

• Data della transazione: Indica la data di servizio o consegna del prodotto o la ricezione del pagamento.
• Tipo: Scegli tra fattura, ricevuta o fattura-ricevuta a seconda della transazione.
• Codice di attività (CIRS/CAE): Seleziona il codice di attività professionale appropriato per il tuo servizio o prodotto. Questo è basato sulla tua registrazione con le autorità fiscali.
• Informazioni sul cliente: Se il tuo cliente è un consumatore (individuo), lascia questa sezione vuota. Per le aziende, inserisci il NIF (numero fiscale), il nome e l'indirizzo.

3. Descrizione del Servizio o del Prodotto

Fornisci una descrizione dettagliata del servizio o del prodotto nella sezione Produtos, Serviços ou Outros. Dovrai anche indicare:

• Prezzo unitario (Valor unitário): Prezzo per unità di servizio o prodotto.
• Aliquota IVA (VAT): Seleziona l'aliquota IVA appropriata. I liberi professionisti con un reddito annuo inferiore a €14.500 sono generalmente esenti da IVA ai sensi dell'Articolo 53 del Codice IVA. Tuttavia, devi comunque dichiarare questa esenzione.

4. Ritenuta d'acconto IRS (Retenção na Fonte)

Per alcuni servizi forniti a società o professionisti, è richiesta la ritenuta d'acconto IRS (tipicamente del 25%).

Se il cliente opera sotto il regime di ritenuta d'acconto IRS, seleziona la casella appropriata. I liberi professionisti con un reddito annuo inferiore a €14.500 sono generalmente esenti.

5. Informazioni sul pagamento

Puoi opzionalmente compilare le informazioni sul pagamento per tracciare il tuo metodo di pagamento (ad esempio, bonifico bancario, contanti, ecc.).

6. Finalizza il documento

Dopo aver compilato tutti i campi, clicca su Emitir. Conferma l'invio e il documento verrà generato.

Il tuo cliente avrà accesso anche al documento nel proprio account se utilizza il Portal das Finanças.

Emissione di ricevute per fatture già emesse

Se emetti una fattura ma non hai ancora ricevuto il pagamento, devi emetttere una ricevuta una volta effettuato il pagamento.

1. Vai alla sezione Recibo.
2. Cerca la fattura pertinente utilizzando il nome del cliente o il numero della fattura.
3. Clicca su Emitir Recibo, verifica i dettagli del pagamento e poi conferma.
4. Se necessario, applica la ritenuta d'acconto IRS per il servizio, seguendo le istruzioni sopra riportate.

Gestione dei profili clienti e prodotti

Per ottimizzare il tuo lavoro, puoi creare profili clienti e prodotti/servizi, risparmiando tempo per le future transazioni.

Creazione dei profili clienti

Se lavori frequentemente con gli stessi clienti, è utile creare un profilo cliente. Questo ti permette di popolare automaticamente i dettagli del cliente durante il processo di emissione della ricevuta, risparmiando tempo:

1. Seleziona “Clientes” dal menu Emitir.
2. Clicca su “Adicionar” per aggiungere un nuovo cliente.
3. Compila i campi obbligatori, come il NIF del cliente, il nome e l'indirizzo, e clicca su Guardar.

⚠️ Se il tuo cliente è straniero, puoi inserire il suo codice fiscale nell'area NIF.

Creazione di profili di prodotti/servizi

Allo stesso modo, puoi creare profilo per i servizi o i prodotti che offri:

1. Seleziona “Produtos, Serviços, ou Outros” dal menu Emitir.
2. Clicca su “Adicionar” per aggiungere un nuovo prodotto o servizio.
3. Compila i dettagli richiesti, inclusi il tipo e la descrizione del prodotto o servizio, e salvali per un uso futuro.

Gestione di Ato Isolado

Come abbiamo detto prima, per le transazioni una tantum, la fatura-recibo di un ato isolado è l'opzione ideale.

Cos'è un Ato Isolado e Quando Dovresti Usarlo?

Un Ato Isolado è una fattura una tantum utilizzata da individui che non sono registrati come liberi professionisti (non hanno recibos verdes) o che non hanno un'attività indipendente regolare ma effettuano una singola transazione. È tipicamente utilizzato per:

• Servizi o prodotti venduti una tantum.
• Ti impegni in un'attività che non fa parte del tuo lavoro professionale regolare.
• Individui che non si sono formalmente registrati come liberi professionisti (utilizzando recibo verde) hanno bisogno di assistenza.

Punti Chiave su Ato Isolado

• Puoi emettere solo un ato isolado all'anno (Questa è la cosa principale a cui devi fare attenzione!).
• Devi comunque includere il reddito di un ato isolado nella tua dichiarazione annuale IRS.
• A meno che non ci sia un'esenzione, deve essere applicato il tasso di IVA (IVA).

Passaggi per Emettere un Ato Isolado

1. Accedi al Portale das Finanças: Simile all'emissione di un recibo verde, dovrai accedere al Portale das Finanças con il tuo NIF e password.
2. Accedi alla Sezione Ato Isolado: Vai alla sezione Faturas e Recibos e seleziona Emitir Fatura de Ato Isolado.
3. Compila le informazioni richieste: Dovrai fornire:

• Descrizione del Servizio/Prodotto.
• Prezzo e IVA: Includi il tasso di IVA appropriato se applicabile.
• Informazioni sul Cliente: Compila i dettagli se necessario.

Conferma ed Emetti: Verifica i dettagli, conferma ed emetti l'ato isolado. Questo genererà il documento rilevante, che dovresti inviare al cliente.

Adempimento fiscale e sicurezza sociale

Quando si presenta la dichiarazione dei redditi annuale (Modello IRS 3), è necessario dichiarare ogni ricevuta emessa come freelancer.

Inoltre, come freelancer con recibo verde, si è tenuti a contribuire alla Segurança Social, a meno che non si sia esenti per il primo anno. I freelancer sono tenuti a contribuire con un aliquota del 21,4%, con un processo trimestrale basato sul reddito dichiarato.