Guida passo-passo per la fattura Recibos Verdes
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Emettere ricevute come libero professionista (trabalhador independente) in Portogallo utilizzando il sistema recibo verde è fondamentale per rispettare le normative fiscali.
Che tu sia un freelancer abituale o che stia emettendo ricevute per un atto isolato (ato isolado), devi completare questo processo tramite il Portal das Finanças.
Di seguito è riportata una guida approfondita che spiega i passaggi, le sfumature e ulteriori informazioni come la registrazione del cliente, l'IVA, la ritenuta d'acconto IRS e altro ancora.
Cosa sono Fattura, Ricevuta e Fattura-Ricevuta?
Prima di emettere ricevute, è essenziale comprendere la terminologia di base:
- Fattura (Invoice): Emittiamo questo documento quando forniamo un servizio o un prodotto, ma non abbiamo ancora ricevuto il pagamento. ****Serve come una richiesta formale di pagamento.
- Ricevuta: Dopo aver ricevuto il pagamento per un servizio o prodotto, emettiamo una ricevuta per confermare la transazione.
- Fattura-Ricevuta: I fornitori utilizzano questa combinazione di due documenti quando forniscono un servizio o un prodotto e ricevono contemporaneamente il pagamento. ****La maggior parte dei freelance sceglie questo documento per la sua semplicità ed efficienza.
Cos'è Ato Isolado?
Gli individui che non svolgono regolarmente lavoro freelance emettono un ato isolado, che è una transazione una tantum.
Questo tipo di transazione consente a qualcuno di emettere una fattura per un servizio o una vendita specifica senza la necessità di una registrazione continua come libero professionista. Tuttavia, la natura del servizio o del prodotto potrebbe richiedere l'applicazione dell'IVA.
Le leggi fiscali portoghesi consentono solo un ato isolado all'anno, quindi è importante utilizzare questa opzione solo per transazioni rare.
Accedendo al Portal das Finanças
Per emettere ricevute o fatture, è necessario accedere al Portal das Finanças, che è la piattaforma fiscale ufficiale del governo portoghese. Ecco le opzioni disponibili per accedere:
- Cartão di Cittadino (Cartão de Cidadão): richiede un lettore di schede.
- Chave Móvel Digital: Una chiave digitale mobile collegata alla tua identificazione personale.
- NIF (Numero di Identificazione Fiscale) e password: Se non hai ancora creato un account, puoi richiedere le tue credenziali online.
Una volta effettuato l'accesso, vai alla sezione "Faturas e Recibos" utilizzando uno dei seguenti metodi:
- Usa la barra di ricerca per digitare "Faturas e Recibos" e seleziona il link appropriato.
- Naviga manualmente attraverso il menu Servizi Tributari > Servizi > Fatture e Ricevute.
Guida passo-passo per l'emissione di ricevute o fatture
1. Seleziona il documento da emettere
Dal menu “Faturas e Recibos”, seleziona l'opzione "Emitir", che ti offre le seguenti scelte:
- Fattura: Usa questo se non hai ancora ricevuto il pagamento.
- Fattura-Ricevuta: Usa questo per emettere una fattura e una ricevuta combinate quando ricevi il pagamento contemporaneamente.
- Ricevuta: Da utilizzare quando il pagamento è stato ricevuto dopo l'emissione di una fattura.
- Ato Isolato: Per l'emissione di una ricevuta per una singola transazione non ricorrente.
2. Compila i dettagli della transazione
Quando emetti una fattura o una fattura-ricevuta, devi compilare un modulo che includa le seguenti informazioni:
- Data della transazione: Indicare la data del servizio o della consegna del prodotto o la ricezione del pagamento.
- Tipo: Scegli tra fattura, ricevuta o fattura-ricevuta a seconda della transazione.
- Codice Attività (CIRS/CAE): Seleziona il codice attività professionale appropriato per il tuo servizio o prodotto. Questo si basa sulla tua registrazione presso le autorità fiscali.
- Informazioni sul cliente: Se il tuo cliente è un consumatore (individuo), lascia questa sezione vuota. Per le aziende, inserire il NIF (numero fiscale), il nome e l'indirizzo.
3. Descrivi il Servizio o Prodotto
Fornisci una descrizione dettagliata del servizio o prodotto nella sezione Produtos, Serviços ou Outros. Dovrai anche indicare:
- Prezzo unitario (Valor unitário): Prezzo per unità di servizio o prodotto.
- Aliquota IVA: Seleziona l'aliquota IVA appropriata. I liberi professionisti il cui reddito annuo è inferiore a €14.500 sono generalmente esenti dall'IVA ai sensi dell'Articolo 53 del Codice IVA. Tuttavia, devi comunque dichiarare questa esenzione.
4. Ritenuta d'acconto (Retenção na Fonte)
Per determinati servizi forniti a aziende o professionisti, è richiesta la ritenuta d'acconto dell'IRS (tipicamente del 25%).
Se il cliente opera sotto il regime di ritenuta d'acconto dell'IRS, seleziona la casella appropriata. I liberi professionisti che guadagnano meno di €14.500 all'anno sono generalmente esenti.
5. Informazioni di pagamento
Puoi facoltativamente compilare le informazioni di pagamento per tracciare il tuo metodo di pagamento (ad esempio, bonifico bancario, contanti, ecc.).
6. Finalizza il documento
Dopo aver compilato tutti i campi, fai clic su Emitir. Conferma l'invio e il documento verrà generato.
Anche il tuo cliente avrà accesso ad esso nel suo account se utilizza il Portal das Finanças.
Emissione di ricevute per fatture precedentemente emesse
Se emetti una fattura ma non hai ancora ricevuto il pagamento, devi emettere una ricevuta una volta effettuato il pagamento.
- Vai alla sezione Recibo.
- Cerca la fattura pertinente utilizzando il nome del cliente o il numero della fattura.
- Fai clic su Emitir Recibo, controlla i dettagli del pagamento e poi conferma.
- Se necessario, applica la ritenuta d'acconto IRS per il servizio, seguendo le istruzioni sopra.
Gestione dei profili cliente e prodotto
Per ottimizzare il tuo lavoro, puoi creare profili per i clienti e per i prodotti/servizi, risparmiando tempo per le transazioni future.
Creazione di Profili Cliente
Se lavori frequentemente con gli stessi clienti, è utile creare un profilo cliente. Questo ti permette di popolare automaticamente i dettagli del cliente durante il processo di emissione della ricevuta, risparmiando tempo:
- Seleziona "Clienti" dal menu Emitir.
- Fai clic su “Adicionar” per aggiungere un nuovo cliente.
- Compila i campi richiesti, come il NIF del cliente, il nome e l'indirizzo, e clicca su Guardar.
Creazione di Profili di Prodotti/Servizi
Allo stesso modo, puoi creare profili per i servizi o i prodotti che offri:
- Seleziona "Prodotti, Servizi o Altro" dal menu Emettere.
- Fai clic su “Adicionar” per aggiungere un nuovo prodotto o servizio.
- Compila i dettagli richiesti, inclusi il tipo di prodotto o servizio e la descrizione, e salvali per uso futuro.
Gestione di Ato Isolado
Come abbiamo detto prima, per le transazioni una tantum, la fatura-recibo di un ato isolado è l'opzione ideale.
Cos'è l'Ato Isolado e quando dovresti usarlo?
Un Ato Isolado è una fattura una tantum utilizzata da individui che non sono registrati come liberi professionisti (non hanno recibos verdes) o non hanno un'attività indipendente regolare ma effettuano una singola transazione. Di solito è usato per:
- Servizi o prodotti una tantum vengono venduti.
- Ti dedichi a un'attività che non fa parte del tuo lavoro professionale abituale.
- Le persone che non si sono registrate formalmente come liberi professionisti (usando il recibo verde) hanno bisogno di assistenza.
Punti chiave su Ato Isolado
- Puoi emettere solo un ato isolado all'anno (Questa è la cosa principale da tenere a mente!).
- Devi comunque includere il reddito da un ato isolado nella tua dichiarazione annuale dell'IRS.
- A meno che non ci sia un'esenzione, deve essere applicata l'aliquota IVA.
Passaggi per emettere un Ato Isolado
- Accedi al Portal das Finanças: Simile all'emissione di un recibo verde, dovrai accedere al Portal das Finanças con il tuo NIF e la tua password.
- Accedi alla Sezione Ato Isolado: Vai alla sezione Fatture e Ricevute e seleziona Emettere Fattura di Ato Isolado.
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Compila le informazioni richieste: Dovrai fornire:
- Descrizione del Servizio/Prodotto.
- Prezzo e IVA: Includi l'aliquota IVA appropriata, se applicabile.
- Informazioni sul cliente: Compila i dettagli se necessario.
- Conferma ed Emissione: Rivedi i dettagli, conferma ed emetti l'ato isolado. Questo genererà il documento pertinente, che dovresti inviare al cliente.
Conformità fiscale e sicurezza sociale
Quando si presentano le tasse annuali (Modello IRS 3), è necessario dichiarare ogni ricevuta emessa come libero professionista.
Inoltre, come freelancer con recibo verde, sei tenuto a contribuire alla Segurança Social, a meno che tu non sia esente per il primo anno. I liberi professionisti sono tenuti a contribuire a un tasso del 21,4%, con un processo trimestrale basato sul loro reddito dichiarato.
Parole finali
Issuing invoices and receipts as a recibo verde freelancer may seem complex at first, but the Portal das Finanças provides a user-friendly platform for managing your transactions.
By following this guide, you can ensure compliance with Portuguese tax laws while streamlining your freelance operations. For one-time jobs, the ato isolado option provides flexibility without requiring continuous freelance registration. Always keep your client and service profiles updated for faster transactions and avoid mistakes that could lead to fines or delays in payment.
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