Recibos Verdes-Rechnung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Welches Dokument benötigen Sie?

Die wichtigsten Zahlen für 2026

Bevor Sie beginnen

• Eine angemeldete Tätigkeit: Sie melden den Beginn Ihrer Tätigkeit (início de atividade) mit dem Code Ihres Berufs online oder bei einem Finanzamt an. In unserem Leitfaden für Freiberufler erfahren Sie, wie das geht.
• Ein NIF und Zugang zum Portal das Finanças: Melden Sie sich mit Ihrer Chave Móvel Digital, Ihrem Cartão de Cidadão (mit einem Kartenlesegerät) oder Ihrem NIF und Passwort an. Wenn Sie noch kein Passwort haben, beantragen Sie es unter Registar-se: Es wird innerhalb von etwa 5 Werktagen per Post an Ihre Steueradresse zugestellt. Sie haben noch keinen NIF? Beantragen Sie Ihren NIF online mit AnchorLess.
• Die Angaben Ihres Kunden: dessen Steuernummer (NIF oder ausländische Steuer-ID) und Name, wenn es sich um ein Unternehmen handelt.

Sie können recibos verdes auch auf Ihrem Smartphone mit der kostenlosen App ATGO der Steuerbehörde ausstellen.

So stellen Sie eine fatura oder fatura-recibo aus – Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie Faturas e Recibos

Melden Sie sich beim Portal das Finanças an und geben Sie „Faturas e Recibos“ in die Suchleiste ein oder wählen Sie den Punkt unter Serviços Frequentes aus. Sie können auch direkt zu Faturas e Recibos > Emitir gehen.

2. Datum und Dokumentart auswählen

Wählen Sie unter Emitir die Option Fatura ou Fatura-Recibo. Füllen Sie anschließend Folgendes aus:

• Data da transação: der Tag, an dem Sie die Arbeit erledigt (oder eine Vorauszahlung erhalten) haben. Das Datum darf nicht in der Zukunft liegen.
• Tipo: Fatura-Recibo, wenn Sie bezahlt wurden, Fatura, wenn nicht. Bei einer Fatura müssen Sie außerdem ein Fälligkeitsdatum angeben (data de vencimento).
• Atividade exercida: der von Ihnen registrierte Tätigkeitscode. Falls er fehlt, fügen Sie ihn unter Entregar > Declarações > Atividade hinzu.

3. Geben Sie Ihren Kunden (adquirente) ein

• Ein portugiesisches Unternehmen: Geben Sie dessen NIF ein. Name und Adresse werden automatisch ausgefüllt.
• Eine Privatperson: Sie können das Kundenfeld leer lassen. Fügen Sie deren NIF hinzu, falls die Person danach fragt: Sie benötigt ihn, um Ihre Rechnung in ihrer eigenen IRS-Erklärung abzusetzen.
• Ein ausländischer Kunde: Wählen Sie das Land aus und geben Sie anschließend die Steuernummer im NIF-Feld sowie den Namen ein.

4. Wählen Sie den Grund für das Dokument (Motivo de Emissão)

Dieses Feld ist verpflichtend. In den meisten Fällen wählen Sie Pagamento dos bens ou dos serviços (Bezahlung Ihrer Arbeit). Wählen Sie Adiantamento für eine Vorauszahlung oder die letzte Option für Geld, das Ihnen ein Kunde gibt, damit Sie in seinem Namen Ausgaben begleichen. Bei dieser letzten Option wird kein IRS einbehalten.

5. Beschreiben Sie Ihre Dienstleistung und legen Sie die IVA fest

Klicken Sie unter Produkte, Dienstleistungen oder Sonstiges auf Hinzufügen. Wählen Sie den Typ (in der Regel Dienstleistung), geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung ein und tragen Sie anschließend die Menge, die Einheit und den Stückpreis vor IVA ein.

Wählen Sie dann den IVA-Satz:

• 23% für die meisten Dienstleistungen auf dem Festland (auf Madeira und den Azoren gelten niedrigere Sätze).
• 0% mit dem Befreiungsgrund „Artigo 53.º“, wenn Sie als Kleinunternehmen von der IVA befreit sind. Auf der Rechnung steht dann „IVA – regime de isenção“.
• 0% mit „Artigo 9.º“ für Berufe, die unabhängig von Ihrem Einkommen befreit sind, etwa Ärzte, Pflegekräfte, Psychologen oder Privatlehrer.

6. IRS-Quellensteuer (retenção na fonte)

Wenn Ihr Kunde ein Unternehmen ist oder seine Buchführung ordnungsgemäß führt, behält er einen Teil Ihrer Zahlung ein und führt ihn für Sie an die Steuerbehörde ab. Das IRS-Feld erscheint, sobald Sie die NIF dieses Kunden auf einer fatura-recibo eintragen (oder später auf dem recibo):

• 23 % für die in Artikel 151 des IRS-Gesetzes aufgeführten Berufe: Berater, IT-Programmierer, Designer, Übersetzer, Architekten, Rechtsanwälte, Lehrkräfte und weitere.
• 11,5 % für andere Dienstleistungen, einschließlich des allgemeinen Codes 1519.
• Keine Quellensteuer bei Privatkunden und ausländischen Kunden oder wenn der einbehaltene Betrag unter €25 läge.

Wenn Sie erwarten, in diesem Jahr weniger als €15.000 zu verdienen (und im vergangenen Jahr ebenfalls weniger verdient haben), können Sie auf den IRS-Abzug verzichten: Wählen Sie auf dem Dokument die Befreiung nach Artikel 101-B aus. Sie endet in dem Monat, nachdem Sie €15.000 überschreiten. Dass jetzt keine Quellensteuer einbehalten wird, bedeutet nicht, dass keine Steuern anfallen: Sie begleichen diese mit Ihrer jährlichen IRS-Steuererklärung. Unser Steuerrechner für Freiberufler schätzt diese Jahressteuer.

7. Prüfen Sie die Beträge und stellen Sie die Rechnung aus

Auf einer fatura-recibo können Sie vermerken, wie Sie bezahlt wurden (Banküberweisung, MB WAY, bar …). Das ist optional. Prüfen Sie die Beträge am Ende (Nettobetrag, Mehrwertsteuer, einbehaltene IRS, zu zahlender Gesamtbetrag) und klicken Sie dann auf Emitir.

Das Dokument ist endgültig. Wenn Sie den NIF Ihres Kunden eingetragen haben, erscheint es auch in dessen persönlichem Bereich des Portals. Sie müssen ihm daher nur das PDF senden.

Wie Sie einen recibo für eine bereits versendete Rechnung ausstellen

Wenn der Kunde eine fatura bezahlt, stellen Sie am Zahlungstag den zugehörigen recibo aus:

1. Gehen Sie zu Faturas e Recibos > Emitir > Recibo.
2. Suchen Sie die Rechnung nach Kunde oder Nummer und klicken Sie auf Emitir recibo.
3. Geben Sie das Datum und den erhaltenen Betrag sowie gegebenenfalls den IRS-Steuerabzug ein und klicken Sie anschließend auf Emitir.

Abkürzung: Direkt nach dem Ausstellen einer fatura bietet das Portal an, den zugehörigen recibo sofort auszustellen.

Einen Fehler korrigieren oder eine Rechnung wiederverwenden

• Falscher Kunde oder NIF: Stornieren Sie das Dokument (Anular) unter Consultar und stellen Sie anschließend ein neues aus.
• Falscher Betrag oder Mehrwertsteuersatz oder teilweise Rückerstattung: Stellen Sie im Menü Emitir eine Nota de Crédito aus.
• Jeden Monat dieselbe Rechnung: Öffnen Sie unter Consultar eine ältere Rechnung und klicken Sie auf Emitir Novo. Alles wird außer dem Datum übernommen.
• Jahressummen: Über Consultar > Exportar tabela erhalten Sie eine Excel-Datei mit Ihren Rechnungen und der berechneten Mehrwertsteuer.

Sparen Sie Zeit mit Kunden- und Leistungsprofilen

Wenn Sie denselben Kunden oder dieselben Leistungen häufig Rechnungen stellen, speichern Sie sie einmal und wählen Sie sie beim nächsten Mal aus einer Liste aus.

Kundenprofile

1. Öffnen Sie unter Emitir den Bereich Clientes und klicken Sie auf Adicionar.
2. Geben Sie das Land, die NIF (oder eine ausländische Steuer-ID), den Namen und die Adresse ein und klicken Sie anschließend auf Guardar.

Serviceprofile

1. Öffnen Sie unter Emitir Produtos, Serviços ou Outros und klicken Sie auf Adicionar.
2. Wählen Sie den Typ, eine Referenz, eine Beschreibung, die Einheit und den Stückpreis aus und klicken Sie anschließend auf Guardar.

Ato isolado: ein einmaliger Auftrag

Ein ato isolado ermöglicht es Ihnen, einen einzelnen Auftrag in Rechnung zu stellen, ohne sich als Freiberufler anzumelden. Seit Juli 2025 ist dafür unabhängig vom Betrag keinerlei Anmeldung erforderlich. Es gelten folgende Regeln:

• Nur, wenn Sie keine aktive Tätigkeit haben, und weder im Jahr, in dem Sie eine Tätigkeit abgemeldet haben, noch im darauffolgenden Jahr.
• Einmal pro Jahr: Die Steuerbehörde akzeptiert es nur, wenn es Ihre einzige steuerpflichtige Tätigkeit in diesem Kalenderjahr ist. Für einen zweiten Auftrag im selben Jahr müssen Sie zuerst Ihre Tätigkeit anmelden.
• Immer mit Mehrwertsteuer (23 % für die meisten Dienstleistungen), es sei denn, die Dienstleistung ist gemäß Artikel 9 steuerbefreit. Die Befreiung für Beträge bis zu 15.000 € gilt niemals. Drucken Sie nach der Ausstellung den Zahlungsbeleg (Modelo P2) aus und zahlen Sie die Mehrwertsteuer bis zum Ende des Folgemonats.
• IRS: Geben Sie die Einkünfte in Anhang B Ihrer IRS-Steuererklärung an. Sie müssen keine Steuererklärung abgeben, wenn der Auftrag unter 2.148,52 € lag und Ihr Haushalt keine weiteren Einkünfte hatte.

So stellen Sie ihn aus

Gehen Sie wie oben beschrieben zu Faturas e Recibos > Emitir > Fatura ou Fatura-Recibo. Da Sie keine aktive Tätigkeit haben, stehen im Feld Tipo die Optionen Fatura-Recibo Ato Isolado und Fatura Ato Isolado zur Verfügung. Wählen Sie die Tätigkeit aus der Liste aus, tragen Sie den Kunden und die Dienstleistung ein und stellen Sie die Rechnung aus.

Ihre weiteren Pflichten als Freiberufler

• Mehrwertsteuererklärungen: Wenn Sie Mehrwertsteuer berechnen, müssen Sie vierteljährlich eine Erklärung einreichen. Die nächsten Fristen sind der 20. November 2026 (Zahlung bis zum 25.), danach Februar und Mai 2027. In unserem portugiesischen Steuerkalender finden Sie die genauen Termine. Wenn alle Ihre Rechnungen aus dem Portal stammen, ist die Erklärung bereits für Sie vorausgefüllt.
• Sozialversicherung: Nach den ersten 12 Monaten melden Sie Ihr Einkommen vierteljährlich und zahlen 21.4% auf 70% davon. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Sozialversicherung für recibos verdes.
• Jährliche IRS-Erklärung: Jeder recibo verde wird in Ihre IRS-Erklärung aufgenommen, die zwischen dem 1. April und dem 30. Juni des Folgejahres eingereicht wird. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Einreichung Ihrer IRS-Erklärung in Portugal.

Wo Sie Hilfe erhalten

• Telefon: die Hotline der Steuerbehörde unter +351 217 206 707, werktags von 9 bis 19 Uhr. Im Menü gibt es Optionen für recibos verdes und ato isolado.
• Schriftlich:e-balcão, der Online-Helpdesk des Portals, steht auch Nichtansässigen offen.
• Persönlich: Vereinbaren Sie mit Atendimento por Marcação einen Termin bei einem Finanzamt. Für die Ausstellung von recibos verdes benötigen Sie keinen Termin: Alles läuft online.
• Der offizielle Leitfaden: Der Benutzerleitfaden zu Faturas e Recibos der Steuerbehörde (PDF auf Portugiesisch, Januar 2026) zeigt jeden Bildschirm.

FAQ zu recibos verdes-Rechnungen

Die wichtigsten Erkenntnisse

Stellen Sie Ihre recibos verdes über das Portal das Finanças oder die ATGO-App aus: eine fatura-recibo, wenn Sie bezahlt werden, oder eine fatura und später eine recibo, wenn Sie erst später bezahlt werden. Im Jahr 2026 können Sie bis zu einem Umsatz von €15,000 von der Mehrwertsteuer befreit sein. Unternehmen behalten 23% IRS für aufgeführte Berufe oder 11.5% für andere Dienstleistungen ein, sofern Sie sich bei einem Umsatz unter €15,000 nicht dagegen entscheiden. Für einen einzelnen Auftrag ohne angemeldete Tätigkeit verwenden Sie einen ato isolado, auf den immer Mehrwertsteuer anfällt.