2. Transaktionsdetails ausfüllen

Bei der Ausstellung einer fatura oder fatura-recibo müssen Sie ein Formular ausfüllen, das folgende Informationen enthält:

• Transaktionsdatum: Geben Sie das Datum der Dienstleistung oder Produktlieferung oder den Erhalt der Zahlung an.
• Typ: Wählen Sie zwischen Rechnung, Quittung oder Rechnungsquittung, je nach Transaktion.
• Aktivitätscode (CIRS/CAE): Wählen Sie den entsprechenden Berufsaktivitätscode für Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt. Dies basiert auf Ihrer Registrierung bei den Steuerbehörden.
• Kundeninformationen: Wenn Ihr Kunde ein Verbraucher (Privatperson) ist, lassen Sie diesen Abschnitt leer. Für Unternehmen geben Sie die NIF (Steuernummer), den Namen und die Adresse an.

3. Beschreibung des Service oder Produkts

Geben Sie eine detaillierte Beschreibung des Service oder Produkts im Abschnitt Produtos, Serviços ou Outros. Sie müssen auch Folgendes angeben:

• Einheitspreis (Valor unitário): Preis pro Service- oder Produkteinheit.
• IVA (Umsatzsteuer)-Satz: Wählen Sie den entsprechenden Umsatzsteuersatz aus. Freiberufler, deren Jahreseinkommen weniger als 14.500 € beträgt, sind in der Regel von der Umsatzsteuer nach Artikel 53 des Umsatzsteuergesetzes befreit. Sie müssen diese Befreiung jedoch trotzdem erklären.

4. IRS-Einbehalt (Retenção na Fonte)

Für bestimmte Dienstleistungen, die an Unternehmen oder Berufstätige erbracht werden, ist ein IRS-Einbehalt (in der Regel 25 %) erforderlich.

Wenn der Kunde unter dem IRS-Einbehaltsregime tätig ist, kreuzen Sie das entsprechende Kästchen an. Freiberufler mit einem Jahreseinkommen von weniger als €14.500 sind in der Regel von dieser Regelung ausgenommen.

5. Zahlungsinformationen

Sie können optional die Zahlungsinformationen ausfüllen, um Ihre Zahlungsmethode zu verfolgen (z. B. Banküberweisung, Bargeld usw.).

6. Dokument abschließen

Nach dem Ausfüllen aller Felder klicken Sie auf Emitir. Bestätigen Sie die Einreichung, und das Dokument wird generiert.

Ihr Kunde hat ebenfalls Zugriff darauf in ihrem Konto, falls sie das Portal das Finanças nutzen.

Ausstellung von Quittungen für bereits ausgestellte Rechnungen

Wenn Sie eine Rechnung ausstellen, aber noch keine Zahlung erhalten haben, müssen Sie eine Quittung ausstellen, sobald die Zahlung erfolgt ist.

1. Gehen Sie zum Abschnitt Recibo.
2. Suchen Sie die relevante Rechnung mit dem Namen des Kunden oder der Rechnungsnummer.
3. Klicken Sie auf Emitir Recibo, überprüfen Sie die Zahlungsdetails und bestätigen Sie dann.
4. Falls erforderlich, wenden Sie die IRS-Einbehaltung für den Service an, gemäß den oben genannten Anweisungen.

Verwaltung von Kunden- und Produktprofilen

Um Ihre Arbeit zu vereinfachen, können Sie Kunden- und Produkt-/Dienstleistungsprofile erstellen, was Ihnen Zeit für zukünftige Transaktionen spart.

Erstellung von Kundenprofilen

Wenn Sie häufig mit denselben Kunden zusammenarbeiten, ist es sinnvoll, ein Kundenprofil zu erstellen. Dadurch werden die Kundendaten automatisch während des Quittungsausstellungsprozesses ausgefüllt, was Zeit spart:

1. Wählen Sie „Clientes“ aus dem Menü Emitir.
2. Klicken Sie auf „Adicionar“, um einen neuen Kunden hinzuzufügen.
3. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, wie die NIF, den Namen und die Adresse des Kunden, und klicken Sie auf Guardar.

⚠️ Wenn Ihr Kunde ausländisch ist, können Sie seine Steuer-ID im NIF-Bereich angeben.

Erstellung von Produkt-/Dienstleistungsprofilen

Ebenso können Sie Profile für die von Ihnen angebotenen Dienstleistungen oder Produkte erstellen:

1. Wählen Sie „Produtos, Serviços, ou Outros“ aus dem Menü Emitir.
2. Klicken Sie auf „Adicionar“, um ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung hinzuzufügen.
3. Geben Sie die erforderlichen Details an, einschließlich des Typs und der Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, und speichern Sie diese für die zukünftige Verwendung.

Verwaltung von Ato Isolado

Wie bereits erwähnt, ist die fatura-recibo eines ato isolado die bevorzugte Option für Einmaltransaktionen.

Was ist Ato Isolado und wann sollten Sie es verwenden?

Ein Ato Isolado ist eine Einmalrechnung, die von Personen verwendet wird, die nicht als Freiberufler registriert sind (keine recibos verdes haben) oder keine regelmäßige selbstständige Tätigkeit ausüben, aber eine einzelne Transaktion durchführen. Es wird typischerweise verwendet für:

• Einmalige Dienstleistungen oder Produkte, die verkauft werden.
• Sie betreiben eine Tätigkeit, die nicht Teil Ihrer regelmäßigen beruflichen Arbeit ist.
• Individuen, die sich nicht formal als Freiberufler registriert haben (mit recibo verde), benötigen Unterstützung.

Wichtige Punkte zu Ato Isolado

• Sie können nur einen ato isolado pro Jahr ausstellen (Das ist die Hauptsache, die Sie beachten müssen!).
• Sie müssen das Einkommen aus einem ato isolado dennoch in Ihrer jährlichen IRS-Erklärung angeben.
• Sofern keine Befreiung vorliegt, muss die Mehrwertsteuer (IVA) angewandt werden.

Schritte zur Ausstellung eines Ato Isolado

1. Anmeldung beim Portal das Finanças: Ähnlich wie bei der Ausstellung eines recibo verde müssen Sie sich beim Portal das Finanças mit Ihrer NIF und Ihrem Passwort anmelden.
2. Zugriff auf den Ato Isolado-Bereich: Navigieren Sie zum Bereich Faturas e Recibos und wählen Sie Emitir Fatura de Ato Isolado.
3. Ausfüllen der erforderlichen Informationen: Sie müssen Folgendes angeben:

• Beschreibung der Dienstleistung/des Produkts.
• Preis und VAT: Geben Sie die entsprechende Mehrwertsteuer an, sofern zutreffend.
• Kundeninformationen: Füllen Sie die Details aus, falls erforderlich.

Bestätigen und Ausstellen: Überprüfen Sie die Details, bestätigen Sie und stellen Sie den ato isolado aus. Dies generiert das relevante Dokument, das Sie an den Kunden senden sollten.

Steuerliche Compliance und Sozialversicherung

Bei der jährlichen Steuererklärung (IRS Modell 3) müssen Sie jede Rechnung, die Sie als Freiberufler ausstellen, angeben.

Zusätzlich müssen Sie als Freiberufler mit Recibo Verde Beiträge an die Sozialversicherung leisten, sofern Sie nicht im ersten Jahr befreit sind. Freiberufler müssen einen Beitragssatz von 21,4 % zahlen, wobei der Beitragsprozess vierteljährlich auf der Grundlage des erklärten Einkommens erfolgt.