Recibos Verdes Rechnung: Schritt-für-Schritt-Anleitung
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Das Ausstellen von Quittungen als Freiberufler (trabalhador independente) in Portugal mit dem Recibo-Verde-System ist entscheidend, um den Steuerbestimmungen zu entsprechen.
Egal, ob Sie ein regelmäßiger Freiberufler sind oder Quittungen für eine isolierte Handlung (ato isolado) ausstellen, Sie müssen diesen Prozess über das Portal das Finanças abschließen.
Nachfolgend finden Sie einen ausführlichen Leitfaden, der die Schritte, Nuancen und zusätzliche Informationen wie Kundenregistrierung, Mehrwertsteuer, IRS-Abzug und mehr erklärt.
Was sind Fatura, Recibo und Fatura-Recibo?
Bevor Quittungen ausgestellt werden, ist es wichtig, die grundlegende Terminologie zu verstehen:
- Fatura (Rechnung): Wir stellen dieses Dokument aus, wenn wir eine Dienstleistung oder ein Produkt bereitstellen, aber noch keine Zahlung erhalten haben. ****Es dient als formelle Zahlungsaufforderung.
- Quittung (Receipt): Nach Erhalt der Zahlung für eine Dienstleistung oder ein Produkt stellen wir eine Quittung aus, um die Transaktion zu bestätigen.
- Rechnung-Quittung: Anbieter verwenden diese Kombination aus zwei Dokumenten, wenn sie eine Dienstleistung oder ein Produkt bereitstellen und gleichzeitig eine Zahlung erhalten. ****Die meisten Freiberufler entscheiden sich für dieses Dokument wegen seiner Einfachheit und Effizienz.
Was ist Ato Isolado?
Personen, die nicht regelmäßig freiberuflich arbeiten, stellen ein "ato isolado" aus, was eine einmalige Transaktion ist.
Diese Art von Transaktion ermöglicht es jemandem, eine Rechnung für eine bestimmte Dienstleistung oder einen Verkauf auszustellen, ohne sich kontinuierlich als Freiberufler registrieren zu müssen. Jedoch kann die Art der Dienstleistung oder des Produkts die Anwendung der Mehrwertsteuer erfordern.
Die portugiesischen Steuergesetze erlauben nur einen "ato isolado" pro Jahr, daher ist es wichtig, diese Option nur für seltene Transaktionen zu nutzen.
Zugriff auf das Portal das Finanças
Um Quittungen oder Rechnungen auszustellen, müssen Sie sich in das Portal das Finanças einloggen, das die offizielle Steuerplattform der portugiesischen Regierung ist. Hier sind die verfügbaren Optionen zum Einloggen:
- Bürgerkarte (Cartão de Cidadão): erfordert ein Kartenlesegerät.
- Chave Móvel Digital: Ein mobiler digitaler Schlüssel, der mit Ihrer persönlichen Identifikation verknüpft ist.
- NIF (Número de Identificação Fiscal) und Passwort: Wenn Sie noch kein Konto eingerichtet haben, können Sie Ihre Zugangsdaten online anfordern.
Sobald Sie eingeloggt sind, navigieren Sie zum Abschnitt „Faturas e Recibos“ mit einer der folgenden Methoden:
- Verwenden Sie die Suchleiste, um "Faturas e Recibos" einzugeben und den entsprechenden Link auszuwählen.
- Navigieren Sie manuell durch das Menü Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Ausstellung von Quittungen oder Rechnungen
1. Wählen Sie das Dokument aus, das ausgestellt werden soll
Wählen Sie im Menü „Faturas e Recibos“ die Option „Emitir“, die Ihnen folgende Auswahlmöglichkeiten bietet:
- Rechnung: Verwenden Sie dies, wenn Sie die Zahlung noch nicht erhalten haben.
- Rechnung-Quittung: Verwenden Sie dies, um eine kombinierte Rechnung und Quittung auszustellen, wenn Sie die Zahlung gleichzeitig erhalten.
- Quittung: Wird verwendet, wenn die Zahlung nach Ausstellung einer Rechnung eingegangen ist.
- Einzelvorgang: Zum Ausstellen einer Quittung für eine einzelne, nicht wiederkehrende Transaktion.
2. Transaktionsdetails ausfüllen
Beim Ausstellen einer Fatura oder Fatura-Recibo müssen Sie ein Formular ausfüllen, das folgende Informationen enthält:
- Transaktionsdatum: Geben Sie das Datum der Dienstleistungserbringung, der Produktlieferung oder des Zahlungseingangs an.
- Typ: Wählen Sie je nach Transaktion zwischen Rechnung, Quittung oder Rechnung-Quittung.
- Aktivitätscode (CIRS/CAE): Wählen Sie den passenden beruflichen Aktivitätscode für Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt aus. Dies basiert auf Ihrer Registrierung bei den Steuerbehörden.
- Kundeninformation: Wenn Ihr Kunde ein Verbraucher (Einzelperson) ist, lassen Sie diesen Abschnitt leer. Für Unternehmen geben Sie die NIF (Steuernummer), den Namen und die Adresse ein.
3. Beschreiben Sie den Service oder das Produkt
Geben Sie eine detaillierte Beschreibung des Dienstes oder Produkts im Abschnitt Produtos, Serviços ou Outros an. Sie müssen auch angeben:
- Stückpreis (Valor unitário): Preis pro Service- oder Produkteinheit.
- Mehrwertsteuersatz (MwSt): Wählen Sie den passenden Mehrwertsteuersatz aus. Freiberufler, deren Jahreseinkommen weniger als 14.500 € beträgt, sind in der Regel gemäß Artikel 53 des Mehrwertsteuergesetzes von der Mehrwertsteuer befreit. Sie müssen diese Befreiung jedoch trotzdem erklären.
4. IRS-Quellensteuer (Retenção na Fonte)
Für bestimmte Dienstleistungen, die an Unternehmen oder Fachleute erbracht werden, ist ein IRS-Abzug (in der Regel 25%) erforderlich.
Wenn der Kunde unter dem IRS-Quellensteuerregime operiert, kreuzen Sie das entsprechende Kästchen an. Freiberufler, die weniger als 14.500 € jährlich verdienen, sind in der Regel befreit.
5. Zahlungsinformationen
Sie können optional die Zahlungsinformationen ausfüllen, um Ihre Zahlungsmethode (z. B. Banküberweisung, Barzahlung usw.) zu verfolgen.
6. Dokument abschließen
Nachdem Sie alle Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Emitir. Bestätigen Sie die Einreichung, und das Dokument wird erstellt.
Ihr Kunde wird ebenfalls Zugriff darauf in seinem Konto haben, wenn er das Portal das Finanças nutzt.
Ausstellung von Quittungen für bereits ausgestellte Rechnungen
Wenn Sie eine Rechnung ausstellen, aber noch keine Zahlung erhalten haben, müssen Sie eine Quittung ausstellen, sobald die Zahlung erfolgt ist.
- Gehe zum Abschnitt Recibo.
- Suchen Sie die relevante Rechnung anhand des Kundennamens oder der Rechnungsnummer.
- Klicken Sie auf Emitir Recibo, überprüfen Sie die Zahlungsdetails und bestätigen Sie dann.
- Falls erforderlich, wenden Sie die IRS-Quellensteuer für den Service an, indem Sie den obigen Anweisungen folgen.
Verwaltung von Kunden- und Produktprofilen
Um Ihre Arbeit zu optimieren, können Sie Kunden- und Produkt-/Dienstleistungsprofile erstellen, was Ihnen bei zukünftigen Transaktionen Zeit spart.
Erstellen von Kundenprofilen
Wenn Sie häufig mit denselben Kunden arbeiten, ist es nützlich, ein Kundenprofil zu erstellen. Dies ermöglicht es Ihnen, die Kundendaten während des Belegausstellungsprozesses automatisch auszufüllen, was Zeit spart:
- Wählen Sie „Clientes“ aus dem Emitir-Menü.
- Klicken Sie auf „Adicionar“, um einen neuen Kunden hinzuzufügen.
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, wie z.B. die NIF, den Namen und die Adresse des Kunden, und klicken Sie auf Guardar.
Erstellen von Produkt-/Dienstleistungsprofilen
Ebenso können Sie Profile für die Dienstleistungen oder Produkte erstellen, die Sie anbieten:
- Wählen Sie „Produtos, Serviços, ou Outros“ aus dem Emitir-Menü.
- Klicken Sie auf „Adicionar“, um ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung hinzuzufügen.
- Füllen Sie die erforderlichen Details aus, einschließlich des Produkts oder der Dienstleistungsart und der Beschreibung, und speichern Sie diese für die zukünftige Verwendung.
Verwaltung von Ato Isolado
Wie wir bereits gesagt haben, ist für einmalige Transaktionen die fatura-recibo eines ato isolado die bevorzugte Option.
Was ist ein Ato Isolado und wann sollte man ihn verwenden?
Ein Ato Isolado ist eine einmalige Rechnung, die von Personen verwendet wird, die nicht als Freiberufler registriert sind (keine recibos verdes haben) oder keine regelmäßige selbstständige Tätigkeit ausüben, aber eine einzelne Transaktion durchführen. Es wird typischerweise verwendet für:
- Einmalige Dienstleistungen oder Produkte werden verkauft.
- Sie beteiligen sich an einer Aktivität, die nicht zu Ihrer regulären beruflichen Arbeit gehört.
- Personen, die sich nicht formal als Freiberufler registriert haben (mit recibo verde), benötigen Unterstützung.
Wichtige Punkte über Ato Isolado
- Sie können nur einmal pro Jahr ein ato isolado ausstellen (Das ist das Wichtigste, was Sie beachten müssen!).
- Sie müssen das Einkommen aus einem ato isolado dennoch in Ihrer jährlichen IRS-Erklärung angeben.
- Sofern keine Ausnahme vorliegt, muss der Mehrwertsteuersatz (IVA) angewendet werden.
Schritte zur Ausstellung eines Ato Isolado
- Melden Sie sich im Portal das Finanças an: Ähnlich wie bei der Ausstellung eines recibo verde müssen Sie sich mit Ihrer NIF und Ihrem Passwort im Portal das Finanças anmelden.
- Zugriff auf den Abschnitt Ato Isolado: Navigieren Sie zum Abschnitt Faturas e Recibos und wählen Sie Emitir Fatura de Ato Isolado.
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Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus: Sie müssen angeben:
- Beschreibung des Dienstes/Produkts.
- Preis und Mehrwertsteuer: Den entsprechenden Mehrwertsteuersatz einbeziehen, falls zutreffend.
- Kundeninformationen: Füllen Sie die Details bei Bedarf aus.
- Bestätigen und Ausstellen: Überprüfen Sie die Details, bestätigen Sie und stellen Sie das ato isolado aus. Dies wird das relevante Dokument erstellen, das Sie an den Kunden senden sollten.
Steuerkonformität und Sozialversicherung
Beim Einreichen der jährlichen Steuern (IRS Modell 3) müssen Sie jede Quittung, die Sie als Freiberufler ausstellen, angeben.
Zusätzlich sind Sie als Recibo-Verde-Freelancer verpflichtet, zur Segurança Social beizutragen, es sei denn, Sie sind im ersten Jahr befreit. Freiberufler sind verpflichtet, mit einem Satz von 21,4% beizutragen, wobei der Prozess vierteljährlich auf Grundlage ihres deklarierten Einkommens erfolgt.
Letzte Worte
Issuing invoices and receipts as a recibo verde freelancer may seem complex at first, but the Portal das Finanças provides a user-friendly platform for managing your transactions.
By following this guide, you can ensure compliance with Portuguese tax laws while streamlining your freelance operations. For one-time jobs, the ato isolado option provides flexibility without requiring continuous freelance registration. Always keep your client and service profiles updated for faster transactions and avoid mistakes that could lead to fines or delays in payment.
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