Recibos Verdes-Rechnung: Schritt-für-Schritt-Anleitung
Kurz gesagt
Stellen Sie Ihre recibos verdes über das Portal das Finanças oder die ATGO-App aus: eine fatura-recibo, wenn Sie bezahlt werden, oder eine fatura und später eine recibo, wenn Sie erst später bezahlt werden. Im Jahr 2026 können Sie bis zu einem Umsatz von €15,000 von der Mehrwertsteuer befreit sein. Unternehmen behalten 23% IRS für aufgeführte Berufe oder 11.5% für andere Dienstleistungen ein, sofern Sie sich bei einem Umsatz unter €15,000 nicht dagegen entscheiden. Für einen einzelnen Auftrag ohne angemeldete Tätigkeit verwenden Sie einen ato isolado, auf den immer Mehrwertsteuer anfällt.
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Als Freiberufler (trabalhador independente) in Portugal stellen Sie Ihren Kunden Rechnungen mit recibos verdes, den kostenlosen Rechnungen und Quittungen des Portal das Finanças. Für jede Zahlung, die Sie für Ihre Arbeit erhalten, benötigen Sie einen solchen Beleg. Die Vorschriften zur Mehrwertsteuer und zum IRS-Steuereinbehalt bestimmen, was Ihnen tatsächlich bleibt.
Dieser Leitfaden führt Sie durch die einzelnen Seiten des Portals und erläutert die für 2026 geltenden Beträge: die Mehrwertsteuerbefreiung bis 15.000 €, die Steuereinbehaltssätze von 23 % und 11,5 % sowie die neuen Vorschriften für einmalige Aufträge (ato isolado).
Inhaltsverzeichnis10
- Welches Dokument benötigen Sie?
- Bevor Sie beginnen
- So stellen Sie eine fatura oder fatura-recibo aus – Schritt für Schritt
- Wie Sie einen recibo für eine bereits versendete Rechnung ausstellen
- Einen Fehler korrigieren oder eine Rechnung wiederverwenden
- Sparen Sie Zeit mit Kunden- und Leistungsprofilen
- Ato isolado: ein einmaliger Auftrag
- Ihre weiteren Pflichten als Freiberufler
- Wo Sie Hilfe erhalten
- FAQ zu recibos verdes-Rechnungen
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Welches Dokument benötigen Sie?
| Dokument | Wann es auszustellen ist |
|---|---|
| Fatura-recibo (Rechnung und Zahlungsbeleg) | Sie werden bezahlt, wenn Sie die Rechnung ausstellen, oder stellen eine Rechnung für eine Zahlung aus, die Sie gerade erhalten haben. Die einfachste Option. |
| Fatura (Rechnung) | Sie stellen die Rechnung jetzt aus und werden später bezahlt. Stellen Sie sie bis zum 5. Werktag nach Abschluss der Arbeit aus. |
| Recibo (Zahlungsbeleg) | Der Kunde bezahlt eine Rechnung, die Sie bereits ausgestellt haben. |
| Nota de crédito (Gutschrift) | Sie müssen den Betrag oder die Mehrwertsteuer einer Rechnung korrigieren oder einen Teil davon erstatten. |
| Ato isolado | Ein einmaliger Auftrag, wenn Sie keine aktive Tätigkeit angemeldet haben. Nur einer pro Jahr. |
Die wichtigsten Zahlen für 2026
| Regel | 2026 |
|---|---|
| Mehrwertsteuerbefreiung (Artikel 53) | Umsatz von höchstens €15,000 im Vorjahr |
| Sofortiger Wegfall der Befreiung | Bei der Rechnung, mit der Sie im Jahr die Grenze von €18,750 überschreiten |
| Regulärer Mehrwertsteuersatz (Festland) | 23% |
| IRS-Quellensteuer, aufgeführte Berufe | 23% |
| IRS-Quellensteuer, sonstige Dienstleistungen | 11.5% |
| Befreiung von der Quellensteuer | Einkommen unter €15,000 pro Jahr |
| Bußgeld für eine fehlende oder verspätete Rechnung | €150 bis €3,750 |
Was sich seit 2024 geändert hat
Der Quellensteuerabzug für bestimmte Berufsgruppen sank am 1. Januar 2025 von 25% auf 23%. Die Umsatzsteuer-Befreiungsgrenze stieg von €14,500 auf €15,000. Seit Juli 2025 ist für einen einmaligen Auftrag keine Anmeldung der Tätigkeit mehr erforderlich, und es wird kein IRS einbehalten, wenn der einzubehaltende Betrag unter €25 liegt.
Bevor Sie beginnen
- Eine angemeldete Tätigkeit: Sie melden den Beginn Ihrer Tätigkeit (início de atividade) mit dem Code Ihres Berufs online oder bei einem Finanzamt an. In unserem Leitfaden für Freiberufler erfahren Sie, wie das geht.
- Ein NIF und Zugang zum Portal das Finanças: Melden Sie sich mit Ihrer Chave Móvel Digital, Ihrem Cartão de Cidadão (mit einem Kartenlesegerät) oder Ihrem NIF und Passwort an. Wenn Sie noch kein Passwort haben, beantragen Sie es unter Registar-se: Es wird innerhalb von etwa 5 Werktagen per Post an Ihre Steueradresse zugestellt. Sie haben noch keinen NIF? Beantragen Sie Ihren NIF online mit AnchorLess.
- Die Angaben Ihres Kunden: dessen Steuernummer (NIF oder ausländische Steuer-ID) und Name, wenn es sich um ein Unternehmen handelt.
Sie können recibos verdes auch auf Ihrem Smartphone mit der kostenlosen App ATGO der Steuerbehörde ausstellen.
So stellen Sie eine fatura oder fatura-recibo aus – Schritt für Schritt
1. Öffnen Sie Faturas e Recibos
Melden Sie sich beim Portal das Finanças an und geben Sie „Faturas e Recibos“ in die Suchleiste ein oder wählen Sie den Punkt unter Serviços Frequentes aus. Sie können auch direkt zu Faturas e Recibos > Emitir gehen.
2. Datum und Dokumentart auswählen
Wählen Sie unter Emitir die Option Fatura ou Fatura-Recibo. Füllen Sie anschließend Folgendes aus:
- Data da transação: der Tag, an dem Sie die Arbeit erledigt (oder eine Vorauszahlung erhalten) haben. Das Datum darf nicht in der Zukunft liegen.
- Tipo: Fatura-Recibo, wenn Sie bezahlt wurden, Fatura, wenn nicht. Bei einer Fatura müssen Sie außerdem ein Fälligkeitsdatum angeben (data de vencimento).
- Atividade exercida: der von Ihnen registrierte Tätigkeitscode. Falls er fehlt, fügen Sie ihn unter Entregar > Declarações > Atividade hinzu.
3. Geben Sie Ihren Kunden (adquirente) ein
- Ein portugiesisches Unternehmen: Geben Sie dessen NIF ein. Name und Adresse werden automatisch ausgefüllt.
- Eine Privatperson: Sie können das Kundenfeld leer lassen. Fügen Sie deren NIF hinzu, falls die Person danach fragt: Sie benötigt ihn, um Ihre Rechnung in ihrer eigenen IRS-Erklärung abzusetzen.
- Ein ausländischer Kunde: Wählen Sie das Land aus und geben Sie anschließend die Steuernummer im NIF-Feld sowie den Namen ein.
4. Wählen Sie den Grund für das Dokument (Motivo de Emissão)
Dieses Feld ist verpflichtend. In den meisten Fällen wählen Sie Pagamento dos bens ou dos serviços (Bezahlung Ihrer Arbeit). Wählen Sie Adiantamento für eine Vorauszahlung oder die letzte Option für Geld, das Ihnen ein Kunde gibt, damit Sie in seinem Namen Ausgaben begleichen. Bei dieser letzten Option wird kein IRS einbehalten.
5. Beschreiben Sie Ihre Dienstleistung und legen Sie die IVA fest
Klicken Sie unter Produkte, Dienstleistungen oder Sonstiges auf Hinzufügen. Wählen Sie den Typ (in der Regel Dienstleistung), geben Sie eine aussagekräftige Beschreibung ein und tragen Sie anschließend die Menge, die Einheit und den Stückpreis vor IVA ein.
Wählen Sie dann den IVA-Satz:
- 23% für die meisten Dienstleistungen auf dem Festland (auf Madeira und den Azoren gelten niedrigere Sätze).
- 0% mit dem Befreiungsgrund „Artigo 53.º“, wenn Sie als Kleinunternehmen von der IVA befreit sind. Auf der Rechnung steht dann „IVA – regime de isenção“.
- 0% mit „Artigo 9.º“ für Berufe, die unabhängig von Ihrem Einkommen befreit sind, etwa Ärzte, Pflegekräfte, Psychologen oder Privatlehrer.
6. IRS-Abzug an der Quelle (retenção na fonte)
Wenn Ihr Kunde ein Unternehmen ist oder seine Buchführung ordnungsgemäß führt, behält er einen Teil Ihrer Zahlung ein und führt ihn für Sie an die Steuerbehörde ab. Das IRS-Feld erscheint, sobald Sie die NIF dieses Kunden auf einer fatura-recibo eintragen (oder später auf dem recibo):
- 23% für die in Artikel 151 des IRS Code aufgeführten Berufe: Berater, IT-Programmierer, Designer, Übersetzer, Architekten, Anwälte, Lehrkräfte und weitere.
- 11.5% für andere Dienstleistungen, einschließlich des allgemeinen Codes 1519.
- Kein Abzug bei Privatkunden und ausländischen Kunden oder wenn der einbehaltene Betrag unter €25 läge.
Wenn Sie erwarten, in diesem Jahr weniger als €15,000 zu verdienen (und im vergangenen Jahr weniger als diesen Betrag verdient haben), können Sie auf den IRS-Abzug verzichten: Wählen Sie dazu die Befreiung nach Artikel 101-B auf dem Dokument aus. Sie endet im Monat, nachdem Sie €15,000 überschritten haben. Wenn jetzt nichts einbehalten wird, bedeutet das nicht, dass keine Steuern anfallen: Sie begleichen diese in Ihrer jährlichen IRS-Steuererklärung.
7. Prüfen Sie die Beträge und stellen Sie die Rechnung aus
Auf einer fatura-recibo können Sie vermerken, wie Sie bezahlt wurden (Banküberweisung, MB WAY, bar …). Das ist optional. Prüfen Sie die Beträge am Ende (Nettobetrag, Mehrwertsteuer, einbehaltene IRS, zu zahlender Gesamtbetrag) und klicken Sie dann auf Emitir.
Das Dokument ist endgültig. Wenn Sie den NIF Ihres Kunden eingetragen haben, erscheint es auch in dessen persönlichem Bereich des Portals. Sie müssen ihm daher nur das PDF senden.
Tipps, um Ärger zu vermeiden
Stellen Sie jede Rechnung pünktlich aus: Eine fehlende oder verspätete Rechnung kostet €150 bis €3,750. Wenn Ihnen ein Fehler unterläuft, korrigieren Sie ihn selbst, bevor die Steuerbehörde ein Verfahren einleitet: Dann wird die Geldbuße auf 12.5% des Mindestbetrags reduziert, oft auf nur €25. Behalten Sie Ihren laufenden Umsatz im Blick, wenn Sie von der Mehrwertsteuer befreit sind: Ab der Rechnung, mit der Sie €18,750 überschreiten, müssen Sie Mehrwertsteuer berechnen.
Wie Sie einen recibo für eine bereits versendete Rechnung ausstellen
Wenn der Kunde eine fatura bezahlt, stellen Sie am Zahlungstag den zugehörigen recibo aus:
- Gehen Sie zu Faturas e Recibos > Emitir > Recibo.
- Suchen Sie die Rechnung nach Kunde oder Nummer und klicken Sie auf Emitir recibo.
- Geben Sie das Datum und den erhaltenen Betrag sowie gegebenenfalls den IRS-Steuerabzug ein und klicken Sie anschließend auf Emitir.
Abkürzung: Direkt nach dem Ausstellen einer fatura bietet das Portal an, den zugehörigen recibo sofort auszustellen.
Einen Fehler korrigieren oder eine Rechnung wiederverwenden
- Falscher Kunde oder NIF: Stornieren Sie das Dokument (Anular) unter Consultar und stellen Sie anschließend ein neues aus.
- Falscher Betrag oder Mehrwertsteuersatz oder teilweise Rückerstattung: Stellen Sie im Menü Emitir eine Nota de Crédito aus.
- Jeden Monat dieselbe Rechnung: Öffnen Sie unter Consultar eine ältere Rechnung und klicken Sie auf Emitir Novo. Alles wird außer dem Datum übernommen.
- Jahressummen: Über Consultar > Exportar tabela erhalten Sie eine Excel-Datei mit Ihren Rechnungen und der berechneten Mehrwertsteuer.
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Sparen Sie Zeit mit Kunden- und Leistungsprofilen
Wenn Sie denselben Kunden oder dieselben Leistungen häufig Rechnungen stellen, speichern Sie sie einmal und wählen Sie sie beim nächsten Mal aus einer Liste aus.
Kundenprofile
- Öffnen Sie unter Emitir den Bereich Clientes und klicken Sie auf Adicionar.
- Geben Sie das Land, die NIF (oder eine ausländische Steuer-ID), den Namen und die Adresse ein und klicken Sie anschließend auf Guardar.
Serviceprofile
- Öffnen Sie unter Emitir Produtos, Serviços ou Outros und klicken Sie auf Adicionar.
- Wählen Sie den Typ, eine Referenz, eine Beschreibung, die Einheit und den Stückpreis aus und klicken Sie anschließend auf Guardar.
Ato isolado: ein einmaliger Auftrag
Ein ato isolado ermöglicht es Ihnen, einen einzelnen Auftrag in Rechnung zu stellen, ohne sich als Freiberufler anzumelden. Seit Juli 2025 ist dafür unabhängig vom Betrag keinerlei Anmeldung erforderlich. Es gelten folgende Regeln:
- Nur, wenn Sie keine aktive Tätigkeit haben, und weder im Jahr, in dem Sie eine Tätigkeit abgemeldet haben, noch im darauffolgenden Jahr.
- Einmal pro Jahr: Die Steuerbehörde akzeptiert es nur, wenn es Ihre einzige steuerpflichtige Tätigkeit in diesem Kalenderjahr ist. Für einen zweiten Auftrag im selben Jahr müssen Sie zuerst Ihre Tätigkeit anmelden.
- Immer mit Mehrwertsteuer (23 % für die meisten Dienstleistungen), es sei denn, die Dienstleistung ist gemäß Artikel 9 steuerbefreit. Die Befreiung für Beträge bis zu 15.000 € gilt niemals. Drucken Sie nach der Ausstellung den Zahlungsbeleg (Modelo P2) aus und zahlen Sie die Mehrwertsteuer bis zum Ende des Folgemonats.
- IRS: Geben Sie die Einkünfte in Anhang B Ihrer IRS-Steuererklärung an. Sie müssen keine Steuererklärung abgeben, wenn der Auftrag unter 2.148,52 € lag und Ihr Haushalt keine weiteren Einkünfte hatte.
So stellen Sie ihn aus
Gehen Sie wie oben beschrieben zu Faturas e Recibos > Emitir > Fatura ou Fatura-Recibo. Da Sie keine aktive Tätigkeit haben, stehen im Feld Tipo die Optionen Fatura-Recibo Ato Isolado und Fatura Ato Isolado zur Verfügung. Wählen Sie die Tätigkeit aus der Liste aus, tragen Sie den Kunden und die Dienstleistung ein und stellen Sie die Rechnung aus.
Ihre weiteren Pflichten als Freiberufler
- Umsatzsteuererklärungen: Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, reichen Sie vierteljährlich eine Erklärung ein. Die nächsten Fristen: 20. November 2026 (Zahlung bis zum 25.), danach Februar und Mai 2027. Wenn alle Ihre Rechnungen über das Portal ausgestellt werden, ist die Erklärung bereits für Sie vorausgefüllt.
- Sozialversicherung: Sie melden Ihr Einkommen jedes Quartal und zahlen nach den ersten 12 Monaten 21.4% davon auf 70% des Betrags. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Sozialversicherung für Beschäftigte mit recibos verdes.
- Jährliche IRS-Erklärung: Jeder recibo verde fließt in Ihre IRS-Erklärung ein, die zwischen dem 1. April und dem 30. Juni des Folgejahres eingereicht wird. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Einreichung Ihrer IRS-Erklärung in Portugal.
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Wo Sie Hilfe erhalten
- Telefon: die Hotline der Steuerbehörde unter +351 217 206 707, werktags von 9 bis 19 Uhr. Im Menü gibt es Optionen für recibos verdes und ato isolado.
- Schriftlich: e-balcão, der Online-Helpdesk des Portals, steht auch Nichtansässigen offen.
- Persönlich: Vereinbaren Sie mit Atendimento por Marcação einen Termin bei einem Finanzamt. Für die Ausstellung von recibos verdes benötigen Sie keinen Termin: Alles läuft online.
- Der offizielle Leitfaden: Der Benutzerleitfaden zu Faturas e Recibos der Steuerbehörde (PDF auf Portugiesisch, Januar 2026) zeigt jeden Bildschirm.
FAQ zu recibos verdes-Rechnungen
Muss ich auf meine recibos verdes Mehrwertsteuer erheben?
Nein, wenn Ihr Umsatz im letzten Jahr höchstens €15,000 betrug: Sie können gemäß Artikel 53 befreit sein und „IVA - regime de isenção“ auf Ihre Rechnungen schreiben. Bei einem höheren Umsatz oder sobald Sie im laufenden Jahr €18,750 überschreiten, müssen Sie Mehrwertsteuer erheben, in der Regel 23%.
Behält ein ausländischer Kunde IRS ein?
Nein. Nur Kunden mit ordnungsgemäßer Buchführung in Portugal behalten IRS ein. Geben Sie bei einem ausländischen Kunden dessen Land, Steuer-ID und Namen an und lassen Sie den Quellensteuerabzug bei null.
Kann ich einen recibo verde ausstellen, ohne eine Tätigkeit anzumelden?
Nur für einen einmaligen Auftrag pro Jahr, als ato isolado. Bei regelmäßiger Arbeit müssen Sie zuerst den Beginn Ihrer Tätigkeit anmelden.
Wann muss ich die Rechnung ausstellen?
Eine fatura bis zum 5. Arbeitstag nach Abschluss des Auftrags und eine fatura-recibo oder einen recibo am Tag der Zahlung.
Die wichtigsten Erkenntnisse
Stellen Sie Ihre recibos verdes über das Portal das Finanças oder die ATGO-App aus: eine fatura-recibo, wenn Sie bezahlt werden, oder eine fatura und später eine recibo, wenn Sie erst später bezahlt werden. Im Jahr 2026 können Sie bis zu einem Umsatz von €15,000 von der Mehrwertsteuer befreit sein. Unternehmen behalten 23% IRS für aufgeführte Berufe oder 11.5% für andere Dienstleistungen ein, sofern Sie sich bei einem Umsatz unter €15,000 nicht dagegen entscheiden. Für einen einzelnen Auftrag ohne angemeldete Tätigkeit verwenden Sie einen ato isolado, auf den immer Mehrwertsteuer anfällt.
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