Co to są Fatura, Recibo i Fatura-Recibo?

Przed wystawieniem paragonów, istotne jest zrozumienie podstawowej terminologii:

• Fatura (Faktura): Wystawiamy ten dokument, gdy udzielamy usługi lub dostarczamy produkt, ale jeszcze nie otrzymaliśmy płatności. Służy jako formalne żądanie zapłaty.
• Recibo (Paragon): Po otrzymaniu płatności za usługę lub produkt wystawiamy recibo, aby potwierdzić transakcję.
• Fatura-Recibo (Faktura-Paragon): Dostawcy używają tej kombinacji dwóch dokumentów, gdy udzielają usługi lub dostarczają produkt i jednocześnie otrzymują płatność. Większość freelancerów wybiera ten dokument ze względu na jego prostotę i efektywność.

Co to jest Ato Isolado?

Osoby, które nie wykonują regularnie pracy freelancerskiej, wystawiają ato isolado, które jest transakcją jednorazową.

Ten typ transakcji pozwala na wystawienie faktury za określoną usługę lub sprzedaż bez konieczności ciągłej rejestracji jako freelancera. Jednak natura usługi lub produktu może wymagać zastosowania VAT.

Portugalskie prawo podatkowe pozwala tylko na jedno ato isolado w ciągu roku, dlatego ważne jest, aby używać tej opcji tylko dla rzadkich transakcji.

Dostęp do Portalu Finansów

Aby wystawić jakiekolwiek paragony lub faktury, musisz zalogować się do Portalu Finansów, który jest oficjalną platformą podatkową rządu portugalskiego. Oto dostępne opcje logowania:

• Karta Obywatela (Cartão de Cidadão): wymaga czytnika kart.
• Chave Móvel Digital: klucz cyfrowy mobilny powiązany z Twoim osobistym identyfikatorem.
• NIF (Número de Identificação Fiscal) i hasło: Jeśli nie skonfigurowałeś konta, możesz poprosić o swoje dane logowania online.

Po zalogowaniu się, przejdź do sekcji „Faturas e Recibos” jednym z następujących sposobów:

• Użyj paska wyszukiwania, aby wpisać „Faturas e Recibos” i wybierz odpowiedni link.
• Przejdź ręcznie przez menu Usługi Podatkowe > Usługi > Faturas e Recibos.

Krok po kroku: Jak wystawić paragon lub fakturę

1. Wybierz dokument do wystawienia

Z menu „Faturas e Recibos” wybierz opcję „Emitir”, która daje Ci następujące możliwości:

• Fatura: Użyj tej opcji, jeśli jeszcze nie otrzymałeś płatności.
• Fatura-Recibo: Użyj tej opcji do wystawienia połączonej faktury i paragonu, gdy otrzymujesz płatność w tym samym czasie.
• Recibo: Użyj tej opcji, gdy płatność została otrzymana po wystawieniu faktury.
• Ato Isolado: Do wystawienia paragonu za pojedynczą, niepowtarzalną transakcję.

2. Wypełnij szczegóły transakcji

Wydając fakturę lub fakturę-paragon, musisz wypełnić formularz, który zawiera następujące informacje:

• Data transakcji: Podaj datę świadczenia usługi lub dostawy produktu lub otrzymania płatności.
• Typ: Wybierz między fakturą, paragonem lub fakturą-paragonem w zależności od transakcji.
• Kod aktywności (CIRS/CAE): Wybierz odpowiedni kod aktywności zawodowej dla swojej usługi lub produktu. Opiera się to na Twoim rejestracji w urzędzie skarbowym.
• Informacje o klientach: Jeśli Twój klient jest konsumentem (osobą prywatną), pozostaw ten dział pusty. Dla firm wpisz NIF (numer podatkowy), nazwę i adres.

3. Opisz usługę lub produkt

Podaj szczegółowy opis usługi lub produktu w sekcji Produtos, Serviços ou Outros. Będziesz również musiał wskazać:

• Cena jednostkowa (Valor unitário): Cena za jednostkę usługi lub produktu.
• Stawka IVA (VAT): Wybierz odpowiednią stawkę VAT. Wolny zawodowiec, którego roczny dochód jest mniejszy niż 14 500 €, jest zwolniony z VAT na podstawie artykułu 53 Kodeksu VAT. Musisz jednak zgłosić to zwolnienie.

4. IRS withholding (Retenção na Fonte)

Dla pewnych usług świadczonych na rzecz firm lub profesjonalistów wymagane jest odliczenie podatku dochodowego (IRS) (zwykle 25%).

Jeśli klient działa w ramach systemu odliczenia podatku dochodowego (IRS), zaznacz odpowiednią opcję. Wolne od podatku są zazwyczaj wolni pracownicy zarabiając mniej niż 14 500 € rocznie.

5. Informacje o płatności

Możesz opcjonalnie wypełnić informacje o płatności, aby śledzić swoją metodę płatności (np. przelew bankowy, gotówka itp.).

6. Zakończ dokument

Po wypełnieniu wszystkich pól, kliknij Emitir. Potwierdź wysłanie, a dokument zostanie wygenerowany.

Twoj klient będzie miał do niego również dostęp w swoim koncie, jeśli korzysta z Portal das Finanças.

Wydawanie paragonów dla wcześniej wystawionych faktur

Jeśli wystawisz fakturę, ale jeszcze nie otrzymałeś płatności, musisz wydawać paragon po dokonaniu płatności.

1. Przejdź do sekcji Recibo .
2. Wyszukaj odpowiednią fakturę, używając nazwy klienta lub numeru faktury.
3. Kliknij Emitir Recibo, sprawdź szczegóły płatności, a następnie potwierdź.
4. Jeśli to konieczne, zastosuj odliczenie IRS za usługę, postępując zgodnie z powyższymi instrukcjami.

Zarządzanie profilami klientów i produktów

Aby ułatwić pracę, możesz tworzyć profile klientów i produktów/usług, co zaoszczędzi ci czas w przyszłych transakcjach.

Tworzenie profili klientów

Jeśli często współpracujesz z tymi samymi klientami, warto utworzyć profil klienta. Pozwala to automatycznie wypełnić dane klienta podczas procesu wystawiania paragonu, oszczędzając czas:

1. Wybierz „Clientes” z menu Emitir .
2. Kliknij „Adicionar”, aby dodać nowego klienta.
3. Wypełnij wymagane pola, takie jak NIF klienta, imię i nazwisko oraz adres, a następnie kliknij Guardar.

⚠️ Jeśli twój klient jest zagraniczny, możesz wpisać jego numer identyfikacyjny podatkowy w polu NIF.

Tworzenie profilów produktów/usług

Podobnie możesz utworzyć profile dla usług lub produktów, które oferujesz:

1. Wybierz „Produtos, Serviços, ou Outros” z menu Emitir.
2. Kliknij „Adicionar”, aby dodać nowy produkt lub usługę.
3. Wypełnij wymagane informacje, w tym typ i opis produktu lub usługi, a następnie zapisz je do późniejszego użytku.

Zarządzanie Ato Isolado

Jak już wspomnieliśmy, dla jednorazowych transakcji, faktura-recibo z Ato Isolado jest najlepszym rozwiązaniem.

Co to jest Ato Isolado i kiedy należy je stosować?

Oto Ato Isolado jest to jednorazowa faktura używana przez osoby, które nie są zarejestrowane jako wolne zawodowo (nie mają recibo verde) lub nie prowadzą regularnej działalności niezależnej, ale wykonują jednorazową transakcję. Jest zwykle stosowana do:

• Jednorazowych usług lub produktów.
• Zaangażowania w działalność, która nie jest częścią regularnej pracy zawodowej.
• Osób, które nie zarejestrowały się formalnie jako wolne zawodowo (za pomocą recibo verde) i potrzebują pomocy.

Główne punkty dotyczące Ato Isolado

• Możesz wystawić tylko jedno Ato Isolado rocznie (To jest główna rzecz, którą musisz mieć na uwadze!).
• Musisz nadal uwzględnić dochód z Ato Isolado w swojej rocznej deklaracji IRS.
• Chyba że istnieje zwolnienie, musi zostać zastosowany podatek VAT (IVA).

Kroki do wystawienia Ato Isolado

1. Zaloguj się do Portalu das Finanças: Podobnie jak w przypadku wystawienia recibo verde, będziesz musiał zalogować się do Portalu das Finanças za pomocą swojego NIF i hasła.
2. Dostęp do sekcji Ato Isolado: Przejdź do sekcji Faturas e Recibos i wybierz Emitir Fatura de Ato Isolado.
3. Wypełnij wymagane informacje: Będziesz musiał podać:

• Opis usługi/produktu.
• Cena i VAT: Włącz odpowiednią stawkę VAT, jeśli jest to stosowne.
• Informacje o klientach: Wypełnij szczegóły, jeśli jest to konieczne.

Potwierdź i wystaw: Sprawdź szczegóły, potwierdź i wystaw Ato Isolado. To wygeneruje odpowiedni dokument, który powinieneś wysłać do klienta.

Zgodność podatkowa i ubezpieczenia społeczne

Podczas składania rocznych deklaracji podatkowych (Model 3 IRS) musisz zadeklarować każdy wystawiony przez siebie paragon jako wolny zawodnik.

Ponadto, jako wolny zawodnik z recibo verde, jesteś zobowiązany do składania składki na Segurança Social, chyba że jesteś zwolniony w pierwszym roku. Wolni zawodnicy są zobowiązani do składania składek w wysokości 21,4%, z kwartalnym procesem opartym na ich zadeklarowanym dochodach.