Faktura Recibos Verdes: przewodnik krok po kroku

Jakiego dokumentu potrzebujesz?

Wartości na 2026 rok, które warto znać

Zanim zaczniesz

• Otwarta działalność: zgłaszasz rozpoczęcie działalności (início de atividade), podając kod wykonywanego zawodu, online lub w urzędzie skarbowym. Nasz poradnik dla freelancerów wyjaśnia, jak to zrobić.
• NIF i dostęp do Portal das Finanças: zaloguj się za pomocą Chave Móvel Digital, Cartão de Cidadão (czytnika kart) albo NIF i hasła. Jeśli nie masz jeszcze hasła, złóż wniosek w sekcji Registar-se: otrzymasz je pocztą na adres podatkowy w ciągu około 5 dni roboczych. Nie masz jeszcze NIF? Uzyskaj NIF online z AnchorLess.
• Dane klienta: jego numer podatkowy (NIF lub zagraniczny numer identyfikacji podatkowej) oraz nazwę, jeśli jest firmą.

Możesz także wystawiać recibos verdes na telefonie za pomocą bezpłatnej aplikacji ATGO urzędu skarbowego.

Jak wystawić fatura lub fatura-recibo, krok po kroku

1. Otwórz Faturas e Recibos

Zaloguj się do Portal das Finanças i wpisz „Faturas e Recibos” w pasku wyszukiwania lub wybierz tę opcję w sekcji Serviços Frequentes. Możesz też przejść bezpośrednio do Faturas e Recibos > Emitir.

2. Wybierz datę i rodzaj dokumentu

W sekcji Emitir wybierz Fatura ou Fatura-Recibo. Następnie uzupełnij:

• Data da transação: dzień, w którym wykonano pracę (lub otrzymano zaliczkę). Nie może to być data przyszła.
• Tipo: Fatura-Recibo, jeśli otrzymano płatność, a Fatura, jeśli nie. W przypadku faktury Fatura należy również podać termin płatności (data de vencimento).
• Atividade exercida: zarejestrowany kod działalności. Jeśli go brakuje, dodaj go w sekcji Entregar > Declarações > Atividade.

3. Wprowadź dane klienta (adquirente)

• Portugalska firma: wpisz jej NIF, a nazwa i adres uzupełnią się automatycznie.
• Osoba prywatna: możesz pozostawić pole klienta puste. Dodaj jej NIF, jeśli o to poprosi — jest jej potrzebny, aby odliczyć Twoją fakturę w ramach własnego IRS.
• Zagraniczny klient: wybierz jego kraj, a następnie wpisz jego identyfikator podatkowy w polu NIF oraz jego nazwę.

4. Wybierz powód wystawienia dokumentu (Motivo de Emissão)

To pole jest obowiązkowe. W większości przypadków wybierz Pagamento dos bens ou dos serviços (płatność za wykonaną pracę). Wybierz Adiantamento w przypadku zaliczki lub ostatnią opcję, jeśli klient przekazuje Ci pieniądze na pokrycie wydatków w jego imieniu. Przy wyborze tej ostatniej opcji nie jest pobierany IRS.

5. Opisz swoją usługę i ustaw stawkę VAT

W sekcji Produkty, usługi lub inne kliknij Dodaj. Wybierz typ (zwykle Usługa), wpisz jasny opis, a następnie ilość, jednostkę i cenę jednostkową przed VAT.

Następnie wybierz stawkę VAT:

• 23% w przypadku większości usług na kontynencie (na Maderze i Azorach obowiązują niższe stawki).
• 0% z uzasadnieniem zwolnienia „Artigo 53.º”, jeśli jako mała firma jesteś zwolniony ze stosowania VAT. Na fakturze pojawi się wtedy zapis „IVA - regime de isenção”.
• 0% z „Artigo 9.º” w przypadku zawodów zwolnionych niezależnie od wysokości dochodów, takich jak lekarze, pielęgniarki, psychologowie czy prywatni korepetytorzy.

6. Potrącenie IRS u źródła (retenção na fonte)

Jeśli Twoim klientem jest firma lub dowolny klient prowadzący uporządkowaną księgowość, potrąca on część Twojego wynagrodzenia i odprowadza ją w Twoim imieniu do urzędu skarbowego. Pole IRS pojawi się po wpisaniu NIF tego klienta na fatura-recibo (lub później, na recibo):

• 23% w przypadku zawodów wymienionych w artykule 151 Kodeksu IRS: konsultantów, programistów IT, projektantów, tłumaczy, architektów, prawników, nauczycieli i innych.
• 11.5% w przypadku pozostałych usług, w tym ogólnego kodu 1519.
• Brak potrącenia w przypadku klientów prywatnych i zagranicznych lub gdy potrącana kwota byłaby niższa niż €25.

Jeśli spodziewasz się zarobić w tym roku mniej niż €15,000 (i w zeszłym roku zarobiłeś mniej), możesz zrezygnować z potrącania IRS: wybierz na dokumencie zwolnienie na podstawie artykułu 101-B. Przestaje ono obowiązywać w miesiącu następującym po przekroczeniu kwoty €15,000. Brak potrącenia teraz nie oznacza braku podatku: rozliczysz go w rocznym zeznaniu IRS. Nasz kalkulator podatkowy dla freelancerów szacuje wysokość tego rocznego podatku.

7. Sprawdź kwoty i wystaw dokument

Na fatura-recibo możesz odnotować sposób otrzymania płatności (przelew bankowy, MB WAY, gotówka…). Jest to opcjonalne. Sprawdź kwoty na dole (wartość netto, VAT, potrącony IRS, łączna kwota do zapłaty), a następnie kliknij Emitir.

Dokument jest ostateczny. Jeśli podasz NIF klienta, pojawi się on również w jego własnej sekcji portalu, więc wystarczy wysłać mu plik PDF.

Jak wystawić recibo do faktury, którą już wysłano

Gdy klient opłaci fatura, wystaw odpowiadające jej recibo w dniu płatności:

1. Przejdź do Faturas e Recibos > Emitir > Recibo.
2. Znajdź fakturę według klienta lub numeru i kliknij Emitir recibo.
3. Wprowadź datę i otrzymaną kwotę, a jeśli ma zastosowanie — potrącenie IRS, a następnie kliknij Emitir.

Skrót: zaraz po wystawieniu fatura portal zaproponuje natychmiastowe wystawienie odpowiadającego jej recibo.

Popraw błąd lub ponownie wykorzystaj fakturę

• Nieprawidłowy klient lub NIF: anuluj dokument (Anular) w sekcji Consultar, a następnie wystaw nowy.
• Nieprawidłowa kwota lub stawka VAT albo częściowy zwrot: wystaw Nota de Crédito z menu Emitir.
• Ta sama faktura co miesiąc: w sekcji Consultar otwórz starą fakturę i kliknij Emitir Novo. Wszystkie dane zostaną skopiowane z wyjątkiem daty.
• Podsumowanie na koniec roku: Consultar > Exportar tabela umożliwia pobranie pliku Excel z fakturami i naliczonym podatkiem VAT.

Oszczędzaj czas dzięki profilom klientów i usług

Jeśli często wystawiasz faktury tym samym klientom lub za te same usługi, zapisz ich dane raz i następnym razem wybierz je z listy.

Profile klientów

1. W sekcji Emitir otwórz Clientes i kliknij Adicionar.
2. Wprowadź kraj, NIF (lub zagraniczny identyfikator podatkowy), imię i nazwisko lub nazwę oraz adres, a następnie kliknij Guardar.

Profile usług

1. W sekcji Emitir otwórz Produtos, Serviços ou Outros i kliknij Adicionar.
2. Wybierz rodzaj, numer referencyjny, opis, jednostkę i cenę jednostkową, a następnie kliknij Guardar.

Ato isolado: jednorazowe zlecenie

ato isolado pozwala wystawić fakturę za pojedyncze zlecenie bez rejestrowania się jako osoba samozatrudniona. Od lipca 2025 r. nie wymaga żadnej rejestracji, niezależnie od kwoty. Obowiązują następujące zasady:

• Tylko jeśli nie masz zarejestrowanej działalności — ani w roku, w którym ją zamknąłeś, ani w roku następnym.
• Raz w roku: urząd skarbowy akceptuje taką fakturę tylko wtedy, gdy jest to jedyne podlegające opodatkowaniu zlecenie w danym roku kalendarzowym. W przypadku drugiego zlecenia w tym samym roku najpierw zarejestruj działalność.
• Zawsze z VAT (23% w przypadku większości usług), chyba że usługa jest zwolniona na podstawie artykułu 9. Zwolnienie do kwoty €15,000 nigdy nie ma zastosowania. Po wystawieniu faktury wydrukuj potwierdzenie płatności (Modelo P2) i zapłać VAT do końca następnego miesiąca.
• IRS: zadeklaruj dochód w załączniku B do zeznania IRS. Nie musisz składać zeznania, jeśli wartość zlecenia nie przekraczała €2,148.52, a Twoje gospodarstwo domowe nie miało innych dochodów.

Jak wystawić fakturę

Przejdź do Faturas e Recibos > Emitir > Fatura ou Fatura-Recibo, jak wyżej. Ponieważ nie masz zarejestrowanej działalności, w polu Tipo dostępne są opcje Fatura-Recibo Ato Isolado i Fatura Ato Isolado. Wybierz rodzaj działalności z listy, uzupełnij dane klienta i opis usługi, a następnie wystaw fakturę.

Pozostałe obowiązki freelancera

• Rozliczenia VAT: jeśli naliczasz VAT, składasz deklarację co kwartał. Najbliższe terminy: 20 listopada 2026 r. (płatność do 25 listopada), a następnie w lutym i maju 2027 r. Dokładne daty znajdziesz w naszym portugalskim kalendarzu podatkowym. Jeśli wszystkie faktury wystawiasz za pośrednictwem portalu, deklaracja zostanie wstępnie wypełniona.
• Ubezpieczenie społeczne: po upływie pierwszych 12 miesięcy co kwartał deklarujesz dochód i płacisz 21.4% od 70% tej kwoty. Zobacz nasz przewodnik po ubezpieczeniu społecznym dla osób pracujących na recibos verdes.
• Roczna deklaracja IRS: każdy recibo verde uwzględnia się w zeznaniu IRS, składanym między 1 kwietnia a 30 czerwca następnego roku. Zobacz nasz przewodnik po składaniu zeznania IRS w Portugalii.

Gdzie uzyskać pomoc

• Telefonicznie: infolinia organu podatkowego pod numerem +351 217 206 707, w dni robocze od 9:00 do 19:00. W menu dostępne są opcje dotyczące recibos verdes i ato isolado.
• Na piśmie:e-balcão, internetowy punkt pomocy na portalu, dostępny również dla osób niebędących rezydentami.
• Osobiście: umów wizytę w urzędzie skarbowym za pomocą opcji Atendimento por Marcação. Nie trzeba umawiać wizyty, aby wystawiać recibos verdes: wszystko odbywa się online.
• Oficjalny przewodnik:Faturas e Recibos user guide organu podatkowego (PDF w języku portugalskim, styczeń 2026) przedstawia wszystkie ekrany.

FAQ dotyczące faktur recibos verdes

Najważniejsze wnioski

Wystawiaj recibos verdes na Portal das Finanças lub w aplikacji ATGO: fatura-recibo w momencie otrzymania zapłaty albo fatura, a następnie recibo, gdy zapłata nastąpi później. W 2026 r. możesz korzystać ze zwolnienia z VAT do obrotu w wysokości €15,000, a firmy pobierają 23% IRS w przypadku wymienionych zawodów lub 11.5% w przypadku pozostałych usług, chyba że zrezygnujesz z tego przy obrocie poniżej €15,000. W przypadku pojedynczego zlecenia bez zarejestrowanej działalności użyj ato isolado, które zawsze podlega VAT.