• Fatura (Faktura): Vi udsteder dette dokument, når vi leverer en service eller et produkt, men vi har endnu ikke modtaget betaling. Det tjener som en formel anmodning om betaling.
• Recibo (Kvittering): Efter at have modtaget betaling for en service eller et produkt udsteder vi en recibo for at bekræfte transaktionen.
• Fatura-Recibo (Faktura-Kvittering): Leverandører bruger denne kombination af to dokumenter, når de leverer en service eller et produkt og samtidig modtager betaling. De fleste freelancere vælger dette dokument for dets enkelhed og effektivitet.

Hvad er Ato Isolado?

Personer, der ikke regelmæssigt udfører freelancearbejde, udsteder en ato isolado, som er en engangstransaktion.

Denne type transaktion giver nogen mulighed for at udstede en faktura for en specifik service eller salg uden behov for kontinuerlig registrering som freelancer. Dog kan arten af service eller produkt kræve anvendelse af moms.

Portugisisk skattelovgivning tillader kun en ato isolado per år, så det er vigtigt at bruge denne mulighed kun til sjældne transaktioner.

Adgang til Portal das Finanças

For at udstede nogen kvitteringer eller fakturaer skal du logge ind på Portal das Finanças, som er den portugisiske regerings officielle skatteplatform. Her er de tilgængelige muligheder for indlogging:

• Borgernes kort (Cartão de Cidadão): kræver en kortlæser.
• Chave Móvel Digital: En mobil digital nøgle knyttet til din personlige identifikation.
• NIF (Número de Identificação Fiscal) og adgangskode: Hvis du ikke har oprettet en konto, kan du anmode om dine legitimationsoplysninger online.

Når du er logget ind, navigér til afsnittet “Faturas e Recibos” ved hjælp af en af følgende metoder:

• Brug søgefeltet til at skrive "Faturas e Recibos" og vælg den relevante link.
• Naviger manuelt gennem menuen Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos .

Trin-for-trin vejledning til udstedelse af kvitteringer eller fakturaer

1. Vælg det dokument, der skal udstedes

Fra menuen "Faturas e Recibos" vælger du muligheden "Emitir", som giver dig følgende valg:

• Fatura: Brug dette, hvis du endnu ikke har modtaget betaling.
• Fatura-Recibo: Brug dette til at udstede en kombineret faktura og kvittering, når du modtager betaling på samme tid.
• Recibo: At bruge, når betalingen er modtaget efter en fatura er blevet udstedt.
• Ato Isolado: Til udstedelse af en kvittering for en enkelt, ikke-recurrerende transaktion.

Hvad er Fatura, Recibo og Fatura-Recibo?

Før du udsteder kvitteringer, er det essentielt at forstå den grundlæggende terminologi:

• Fatura (Faktura): Vi udsteder dette dokument, når vi leverer en service eller et produkt, men vi har endnu ikke modtaget betaling. Det tjener som en formel anmodning om betaling.
• Recibo (Kvittering): Efter at have modtaget betaling for en service eller et produkt udsteder vi en recibo for at bekræfte transaktionen.
• Fatura-Recibo (Faktura-Kvittering): Leverandører bruger denne kombination af to dokumenter, når de leverer en service eller et produkt og samtidig modtager betaling. De fleste freelancere vælger dette dokument for dets enkelhed og effektivitet.

Hvad er Ato Isolado?

Personer, der ikke regelmæssigt udfører freelancearbejde, udsteder en ato isolado, som er en engangstransaktion.

Denne type transaktion giver nogen mulighed for at udstede en faktura for en specifik service eller salg uden behov for kontinuerlig registrering som freelancer. Dog kan arten af service eller produkt kræve anvendelse af moms.

Portugisisk skattelovgivning tillader kun en ato isolado per år, så det er vigtigt at bruge denne mulighed kun til sjældne transaktioner.

Adgang til Portal das Finanças

For at udstede nogen kvitteringer eller fakturaer skal du logge ind på Portal das Finanças, som er den portugisiske regerings officielle skatteplatform. Her er de tilgængelige muligheder for indlogging:

• Borgernes kort (Cartão de Cidadão): kræver en kortlæser.
• Chave Móvel Digital: En mobil digital nøgle knyttet til din personlige identifikation.
• NIF (Número de Identificação Fiscal) og adgangskode: Hvis du ikke har oprettet en konto, kan du anmode om dine legitimationsoplysninger online.

Når du er logget ind, navigér til afsnittet “Faturas e Recibos” ved hjælp af en af følgende metoder:

• Brug søgefeltet til at skrive "Faturas e Recibos" og vælg den relevante link.
• Naviger manuelt gennem menuen Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos .

Trin-for-trin vejledning til udstedelse af kvitteringer eller fakturaer

1. Vælg det dokument, der skal udstedes

Fra menuen "Faturas e Recibos" vælger du muligheden "Emitir", som giver dig følgende valg:

• Fatura: Brug dette, hvis du endnu ikke har modtaget betaling.
• Fatura-Recibo: Brug dette til at udstede en kombineret faktura og kvittering, når du modtager betaling på samme tid.
• Recibo: At bruge, når betalingen er modtaget efter en fatura er blevet udstedt.
• Ato Isolado: Til udstedelse af en kvittering for en enkelt, ikke-recurrerende transaktion.

2. Udfyld transaktionsoplysninger

Når du udsteder en fatura eller fatura-recibo, skal du udfylde en formular, der omfatter følgende oplysninger:

• Transaktionsdato: Angiv datoen for service eller levering af produkt eller modtagelse af betaling.
• Type: Vælg mellem faktura, kvittering eller faktura-kvittering afhængigt af transaktionen.
• Aktivitetskode (CIRS/CAE): Vælg den passende faglige aktivitetskode for din service eller produkt. Dette er baseret på din registrering hos skattemyndighederne.
• Klientoplysninger: Hvis din klient er en forbruger (person), lad dette afsnit stå tomt. For virksomheder skal du indtaste NIF (skattenummer), navn og adresse.

3. Beskriv tjenesten eller produktet

Giv en detaljeret beskrivelse af tjenesten eller produktet i afsnittet Produtos, Serviços ou Outros. Du skal også angive:

• Enhedspris (Valor unitário): Pris per tjeneste- eller produktenhed.
• IVA (moms) satser: Vælg den passende momssats. Selvstændige med en årlig indkomst på mindre end €14.500 er generelt fri for moms i henhold til artikel 53 i momsloven. Du skal dog stadig erklære denne undtagelse.

4. IRS-fremskat (Retenção na Fonte)

For visse tjenester leveret til virksomheder eller fagfolk, er IRS-fremskat (typisk 25%) påkrævet.

Hvis kunden opererer under IRS-fremskatsregimet, skal du markere den relevante afkrydsningsfelt. Frilansere, der tjener mindre end €14.500 årligt, er typisk undtaget.

5. Betalingsoplysninger

Du kan valgfrit udfylde betalingsoplysningerne for at følge din betalingsmetode (f.eks. bankoverførsel, kontanter, osv.).

6. Afslut dokumentet

Efter at have udfyldt alle felterne, skal du klikke på Emitir. Bekræft indsendelsen, og dokumentet vil blive genereret.

Din klient vil også have adgang til det i deres konto, hvis de bruger Portal das Finanças.

Udstedelse af kvitteringer for tidligere udstedte fakturaer

Hvis du udsteder en faktura, men endnu ikke har modtaget betalingen, skal du udstede en kvittering, når betalingen er foretaget.

1. Gå til afsnittet Recibo.
2. Søg efter den relevante faktura ved hjælp af klientens navn eller fakturanummeret.
3. Klik på Emitir Recibo, tjek betalingsoplysningerne og bekræft derefter.
4. Hvis nødvendigt, anvend IRS-retention for tjenesten, efter de ovenstående instruktioner.

Administration af klient- og produktprofiler

For at strømlinje din arbejde kan du oprette klient- og produkt/tjenesteprofiler, hvilket sparer dig tid til fremtidige transaktioner.

Oprettelse af klientprofiler

Hvis du ofte arbejder med de samme klienter, er det nyttigt at oprette en klientprofil. Dette gør det muligt for dig at automatisk udfylde klientoplysningerne under kvitteringsudstedelsesprocessen, hvilket sparer tid:

1. Vælg “Clientes” fra Emitir-menuen.
2. Klik på “Adicionar” for at tilføje en ny klient.
3. Udfyld de påkrævede felter, såsom klientens NIF, navn og adresse, og klik på Guardar.

⚠️ Hvis din klient er udenlandsk, kan du indtaste deres skatteidentifikationsnummer i NIF-feltet.

Opretter produkt-/tjenesteprofiler

Ligeledes kan du oprette profiler for de tjenester eller produkter, du tilbyder:

1. Vælg “Produtos, Serviços, ou Outros” fra Emitir-menuen.
2. Klik på “Adicionar” for at tilføje et nyt produkt eller en ny tjeneste.
3. Udfyld de påkrævede oplysninger, herunder produkt- eller tjenestetype og beskrivelse, og gem det til fremtidig brug.

Håndtering af Ato Isolado

Som vi sagde før, for engangstransaktioner, er fatura-recibo af en ato isolado det foretrukne valg.

Hvad er Ato Isolado, og hvornår skal du bruge det?

En Ato Isolado er en engangsfaktura, der bruges af personer, der ikke er registreret som freelancere (har ikke recibos verdes) eller ikke har en regelmæssig selvstændig virksomhed, men udfører en enkelt transaktion. Det bruges typisk til:

• Engangsydelser eller produkter sælges.
• Du deltager i en aktivitet, der ikke er en del af dit regelmæssige professionelle arbejde.
• Personer, der ikke formelt er registreret som freelancere (ved brug af recibo verde), har brug for hjælp.

Vigtige punkter om Ato Isolado

• Du kan kun udstede en ato isolado om året (det er det vigtigste, du skal huske!).
• Du skal stadig inkludere indtægten fra en ato isolado i din årlige IRS-erklæring.
• Medmindre der er en undtagelse, skal moms (IVA) satsen gælde.

Trin til at udstede en Ato Isolado

1. Log ind på Portal das Finanças: Ligesom udstedelse af en recibo verde, skal du logge ind på Portal das Finanças med dit NIF og adgangskode.
2. Gå til Ato Isolado-sektionen: Gå til sektionen Faturas e Recibos og vælg Emitir Fatura de Ato Isolado.
3. Udfyld de påkrævede oplysninger: Du skal angive:

• Beskrivelse af service/produkt.
• Pris og moms: Inkluder den relevante momssats, hvis det er tilfældet.
• Klientoplysninger: Udfyld oplysningerne, hvis det er nødvendigt.

Bekræft og udsted: Gennemgå oplysningerne, bekræft og udsted ato isolado. Dette genererer det relevante dokument, som du skal sende til klienten.

Skattepligt og social sikring

Når du indsender årlige skatter (IRS Model 3), skal du angive hver kvittering, du udsteder som freelancer.

Derudover er du som en recibo verde freelancer forpligtet til at bidrage til Segurança Social, medmindre du er fritaget det første år. Freelancere er forpligtet til at bidrage med en sats på 21,4%, med en kvartalsvis proces baseret på deres erklærede indkomst.