Що таке Fatura, Recibo та Fatura-Recibo?

Перед видачею квитанцій важливо розуміти базову термінологію:

• Fatura (Рахунок-фактура): Ми видаємо цей документ, коли надаємо послугу або товар, але ще не отримали оплату. Він служить формальною вимогою про оплату.
• Recibo (Квитанція): Після отримання оплати за послугу або товар ми видаємо recibo для підтвердження транзакції.
• Fatura-Recibo (Рахунок-фактура та квитанція): Постачальники використовують цю комбінацію двох документів, коли надають послугу або товар і одночасно отримують оплату. Більшість фрілансерів вибирають цей документ через його простоту та ефективність.

Що таке Ato Isolado?

Особи, які не регулярно займаються фрілансом, видають ato isolado, який є одноразовою транзакцією.

Цей тип транзакції дозволяє видати рахунок-фактуру за конкретну послугу або продаж без необхідності постійної реєстрації як фрілансера. Однак природа послуги або товару може вимагати застосування податку на додаткову вартість (VAT).

Португальські податкові закони дозволяють лише один ato isolado на рік, тому важливо використовувати цей варіант лише для рідкісних транзакцій.

Доступ до Portal das Finanças

Для видачі будь-яких квитанцій або рахунків-фактур вам потрібно увійти в Portal das Finanças, який є офіційною податковою платформою уряду Португалії. Ось доступні варіанти для входу:

• Громадянська картка (Cartão de Cidadão): вимагає картридера.
• Chave Móvel Digital: мобільний цифровий ключ, пов'язаний з вашим особистим ідентифікатором.
• NIF (Номер податкового ідентифікатора) та пароль: якщо ви не налаштували обліковий запис, ви можете запросити свої дані онлайн.

Після входу в систему перейдіть до розділу «Faturas e Recibos» одним із наступних способів:

• Використовуйте пошукову стрічку, щоб ввести "Faturas e Recibos" і виберіть відповідне посилання.
• Перейдіть вручну через меню Податкові послуги > Послуги > Faturas e Recibos .

Поступовий посібник з видачі квитанцій або рахунків-фактур

1. Виберіть документ для видачі

З меню «Faturas e Recibos» виберіть опцію "Emitir", яка надає вам наступні варіанти:

• Fatura: Використовуйте цей варіант, якщо ви ще не отримали оплату.
• Fatura-Recibo: Використовуйте цей варіант для видачі комбінованого рахунку-фактури та квитанції, коли ви отримуєте оплату одночасно.
• Recibo: Використовуйте цей варіант, коли оплата була отримана після видачі fatura.
• Ato Isolado: Для видачі квитанції за одноразову, нерегулярну транзакцію.

2. Заповніть деталі транзакції

При видачі fatura або fatura-recibo, вам необхідно заповнити форму, яка включає наступну інформацію:

• Дата транзакції: Вкажіть дату надання послуги або доставки продукту або отримання платежу.
• Тип: Виберіть між рахунком, квитанцією або рахунком-квитанцією в залежності від транзакції.
• Код діяльності (CIRS/CAE): Виберіть відповідний код професійної діяльності для вашої послуги або продукту. Це базується на вашій реєстрації в податкових органах.
• Інформація про клієнта: Якщо ваш клієнт є споживачем (фізичною особою), залиште цей розділ порожнім. Для бізнесу вкажіть NIF (податковий номер), ім'я та адресу.

3. Опишіть послугу або товар

Надайте детальний опис послуги або товару в розділі Produtos, Serviços ou Outros. Також потрібно вказати:

• Ціна за одиницю (Valor unitário): ціна за одиницю послуги або товару.
• Ставка IVA (VAT): виберіть відповідну ставку IVA. Вільні професіонали, чий річний дохід менше €14,500, зазвичай звільняються від IVA згідно зі статтею 53 Кодексу IVA. Однак ви все одно повинні заявити про це звільнення.

4. Утримання податку на доходи (Retenção na Fonte)

Для деяких послуг, надані компаніям або професіоналам, потрібно утримання податку на доходи (зазвичай 25%).

Якщо клієнт працює за режимом утримання податку на доходи, відмітьте відповідну галочку. Вільні професіонали, які заробляють менше €14,500 на рік, зазвичай звільнені від податку.

5. Інформація про оплату

Ви можете заповнити інформацію про оплату за бажанням, щоб відстежувати свій спосіб оплати (наприклад, банківський переказ, готівка тощо).

6. Завершіть документ

Після заповнення всіх полів, натисніть Emitir. Підтвердьте відправку, і документ буде створено.

Ваш клієнт також зможе отримати доступ до нього в їхньому обліковому записі, якщо вони використовують Portal das Finanças.

Видача квитанцій за рахунки, що вже були видані

Якщо ви видаєте рахунок, але ще не отримали оплату, ви повинні видати квитанцію після отримання платежу.

1. Перейдіть до розділу Recibo.
2. Знайдіть відповідний рахунок за ім'ям клієнта або номером рахунку.
3. Натисніть на Emitir Recibo, перевірте деталі платежу, а потім підтвердіть.
4. Якщо це необхідно, застосуйте утримання IRS за послугою, дотримуючись інструкцій вище.

Керування профілями клієнтів та продуктів

Щоб спростити свою роботу, ви можете створювати профілі клієнтів та продуктів/послуг, що дозволить вам зкономити час для майбутніх транзакцій.

Створення профілів клієнтів

Якщо ви часто працюєте з одними і тими ж клієнтами, корисно створити профіль клієнта. Це дозволить автоматично заповнювати дані клієнта під час видачі квитанцій, що зкономить час:

1. Виберіть «Clientes» у меню Emitir.
2. Натисніть «Adicionar», щоб додати нового клієнта.
3. Заповніть необхідні поля, такі як NIF клієнта, ім'я та адреса, і натисніть Guardar.

⚠️ Якщо ваш клієнт іноземець, ви можете вказати його податковий ідентифікатор у полі NIF.

Створення профілів продуктів/послуг

Аналогічно, ви можете створити профілі для послуг або продуктів, які ви пропонуєте:

1. Виберіть «Produtos, Serviços, ou Outros» у меню Emitir.
2. Натисніть «Adicionar», щоб додати новий продукт або послугу.
3. Заповніть необхідні деталі, включаючи тип та опис продукту або послуги, і збережіть їх для майбутнього використання.

Управління Ато Ізоладо

Як ми вже говорили, для одноразових транзакцій оплата-фактура Ато Ізоладо є найкращим варіантом.

Що таке Ато Ізоладо та коли його слід використовувати?

Ато Ізоладо — це одноразовий рахунок-фактура, який використовують особи, які не зареєстровані як фрілансери (не мають recibos verdes) або не мають постійної самостійної діяльності, але здійснюють одну транзакцію. Зазвичай його використовують для:

• Одноразових послуг або товарів.
• Ви здійснюєте діяльність, яка не є частиною вашої звичайної професійної роботи.
• Особи, які не зареєструвалися як фрілансери (за допомогою recibo verde), потребують допомоги.

Основні моменти про Ато Ізоладо

• Ви можете видати лише один Ато Ізоладо на рік (це головне, що потрібно пам’ятати!).
• Ви все ще повинні включити дохід від Ато Ізоладо до вашої щорічної декларації IRS.
• Якщо немає винятку, повинна застосовуватися ставка ПДВ (IVA).

Кроки для видачі Ато Ізоладо

1. Увійдіть до порталу Finanças: Подібно до видачі recibo verde, вам потрібно увійти до порталу Finanças за допомогою вашого NIF та пароля.
2. Отримайте доступ до розділу Ато Ізоладо: Перейдіть до розділу Faturas e Recibos та виберіть Emitir Fatura de Ato Isolado.
3. Заповніть необхідну інформацію: Вам потрібно надати:

• Опис послуги/товару.
• Ціна та ПДВ: Включіть відповідну ставку ПДВ, якщо це застосовно.
• Інформація про клієнта: Заповніть деталі, якщо це необхідно.

Підтвердіть та видайте: Перевірте деталі, підтвердіть і видайте Ато Ізоладо. Це створить відповідний документ, який ви повинні надіслати клієнту.

Податкове сплачування та соціальне забезпечення

При подачі щорічних податків (IRS Model 3) ви повинні задекларувати кожен рахунок, який ви видаєте як фрілансер.

Крім того, як фрілансер з recibo verde, ви зобов'язані внести внесок до Segurança Social, якщо ви не звільнені від внеску протягом першого року. Фрілансери зобов'язані внести внесок у розмірі 21,4%, з квартальним процесом на основі їх задекларованого доходу.