¿Qué son Fatura, Recibo y Fatura-Recibo?

Antes de emitir recibos, es esencial entender la terminología básica:

• Fatura (Factura): Emitimos este documento cuando proporcionamos un servicio o producto, pero aún no hemos recibido el pago. Sirve como una solicitud formal de pago.
• Recibo (Recibo): Después de recibir el pago por un servicio o producto, emitimos un recibo para confirmar la transacción.
• Fatura-Recibo (Factura-Recibo): Los proveedores utilizan esta combinación de dos documentos cuando proporcionan un servicio o producto y reciben el pago al mismo tiempo. La mayoría de los freelancers optan por este documento por su simplicidad y eficiencia.

¿Qué es Ato Isolado?

Las personas que no realizan trabajos freelance de manera regular emiten un ato isolado, que es una transacción única.

Este tipo de transacción permite a alguien emitir una factura por un servicio o venta específico sin la necesidad de registrarse de manera continua como freelancer. Sin embargo, la naturaleza del servicio o producto puede requerir la aplicación del IVA.

Las leyes fiscales portuguesas permiten solo un ato isolado por año, por lo que es importante usar esta opción solo para transacciones raras.

Acceder al Portal das Finanças

Para emitir cualquier recibo o factura, necesitas iniciar sesión en el Portal das Finanças, que es la plataforma fiscal oficial del gobierno portugués. Aquí tienes las opciones disponibles para iniciar sesión:

• Tarjeta de Ciudadano (Cartão de Cidadão): requiere un lector de tarjetas.
• Chave Móvel Digital: Una clave móvil digital vinculada a tu identificación personal.
• NIF (Número de Identificación Fiscal) y contraseña: Si aún no has configurado una cuenta, puedes solicitar tus credenciales en línea.

Una vez iniciada la sesión, navega hasta la sección “Faturas e Recibos” utilizando uno de los siguientes métodos:

• Usa la barra de búsqueda para escribir "Faturas e Recibos" y selecciona el enlace correspondiente.
• Navega manualmente a través del menú Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos .

Guía paso a paso para emitir recibos o facturas

1. Selecciona el documento a emitir

Desde el menú "Faturas e Recibos", selecciona la opción "Emitir", que te da las siguientes opciones:

• Fatura: Usa esto si aún no has recibido el pago.
• Fatura-Recibo: Usa esto para emitir una factura y recibo combinados cuando recibes el pago al mismo tiempo.
• Recibo: Para usar cuando el pago se ha recibido después de emitir una fatura.
• Ato Isolado: Para emitir un recibo por una transacción única y no recurrente.

2. Rellene los detalles de la transacción

Al emitir una fatura o fatura-recibo, debe completar un formulario que incluye la siguiente información:

• Fecha de la transacción: Indique la fecha de prestación del servicio o entrega del producto o el recibo del pago.
• Tipo: Elija entre factura, recibo o factura-recibo según la transacción.
• Código de actividad (CIRS/CAE): Seleccione el código de actividad profesional adecuado para su servicio o producto. Esto se basa en su registro ante las autoridades fiscales.
• Información del cliente: Si su cliente es un consumidor (particular), deje esta sección en blanco. Para empresas, introduzca el NIF (número fiscal), nombre y dirección.

3. Descripción del Servicio o Producto

Proporcione una descripción detallada del servicio o producto en la sección Produtos, Serviços ou Outros. También deberá indicar:

• Precio unitario (Valor unitário): Precio por unidad de servicio o producto.
• Tipo impositivo del IVA (IVA Rate): Seleccione el tipo impositivo del IVA aplicable. Los autónomos con ingresos anuales inferiores a €14.500 generalmente están exentos del IVA según el Artículo 53 del Código del IVA. Sin embargo, debe declarar esta exención.

4. Retención de IRS (Retenção na Fonte)

Para determinados servicios prestados a empresas o profesionales, se requiere la retención de IRS (generalmente del 25%).

Si el cliente opera bajo el régimen de retención de IRS, marque la casilla correspondiente. Los autónomos con ingresos inferiores a €14.500 anuales suelen estar exentos.

5. Información de pago

Puede rellenar opcionalmente la información de pago para hacer un seguimiento de su método de pago (por ejemplo, transferencia bancaria, efectivo, etc.).

6. Finalizar el documento

Después de rellenar todos los campos, haga clic en Emitir. Confirme el envío y el documento se generará.

Su cliente también tendrá acceso a él en su cuenta si utiliza el Portal das Finanças.

Emitir recibos por facturas emitidas anteriormente

Si emites una factura pero aún no has recibido el pago, debes emitir un recibo una vez que se realice el pago.

1. Ve a la sección Recibo.
2. Busca la factura relevante utilizando el nombre del cliente o el número de la factura.
3. Haz clic en Emitir Recibo, verifica los detalles del pago y luego confirma.
4. Si es necesario, aplica la retención del IRS para el servicio, siguiendo las instrucciones anteriores.

Gestión de Perfiles de Clientes y Productos

Para agilizar tu trabajo, puedes crear perfiles de clientes y productos/servicios, lo que te ahorrará tiempo en transacciones futuras.

Creación de Perfiles de Clientes

Si trabajas frecuentemente con los mismos clientes, es útil crear un perfil de cliente. Esto te permite completar automáticamente los detalles del cliente durante el proceso de emisión de recibos, ahorrando tiempo:

1. Selecciona “Clientes” del menú Emitir.
2. Haz clic en “Adicionar” para agregar un nuevo cliente.
3. Rellena los campos requeridos, como el NIF, nombre y dirección del cliente, y haz clic en Guardar.

⚠️ Si tu cliente es extranjero, puedes poner su Tax ID en el área de NIF.

Creación de Perfiles de Productos/Servicios

Del mismo modo, puedes crear perfiles para los servicios o productos que ofreces:

1. Selecciona “Produtos, Serviços, ou Outros” del menú Emitir.
2. Haz clic en “Adicionar” para añadir un nuevo producto o servicio.
3. Rellena los detalles necesarios, incluyendo el tipo y la descripción del producto o servicio, y guárdalos para uso futuro.

Gestión de Ato Isolado

Como mencionamos anteriormente, para transacciones puntuales, la fatura-recibo de un ato isolado es la opción más adecuada.

¿Qué es Ato Isolado y cuándo debes usarlo?

Un Ato Isolado es una factura puntual utilizada por individuos que no están registrados como autónomos (no tienen recibos verdes) o que no tienen una actividad independiente regular, pero realizan una transacción única. Se utiliza típicamente para:

• Servicios o productos vendidos de forma puntual.
• Actividades que no forman parte de tu trabajo profesional regular.
• Individuos que no se han registrado formalmente como autónomos (usando recibo verde) y necesitan asistencia.

Puntos clave sobre Ato Isolado

• Solo puedes emitir un ato isolado por año (¡Esa es la principal cosa que debes tener en cuenta!).
• Debes incluir los ingresos de un ato isolado en tu declaración anual del IRS.
• A menos que haya una exención, debe aplicarse el tipo de IVA (IVA).

Pasos para emitir un Ato Isolado

1. Inicia sesión en el Portal das Finanças: Similar a emitir un recibo verde, necesitarás iniciar sesión en el Portal das Finanças con tu NIF y contraseña.
2. Accede a la sección de Ato Isolado: Navega a la sección de Faturas e Recibos y selecciona Emitir Fatura de Ato Isolado.
3. Rellena la información requerida: Necesitarás proporcionar:

• Descripción del Servicio/Producto.
• Precio e IVA: Incluye el tipo de IVA correspondiente si es aplicable.
• Información del Cliente: Rellena los detalles si es necesario.

Confirma y emite: Revisa los detalles, confirma y emite el ato isolado. Esto generará el documento relevante, que deberás enviar al cliente.

Cumplimiento fiscal y seguridad social

Al presentar la declaración anual de impuestos (Modelo IRS 3), debe declarar cada recibo que emita como autónomo.

Además, como autónomo con recibo verde, está obligado a contribuir a la Seguridad Social, a menos que esté exento durante el primer año. Los autónomos deben contribuir a un tipo del 21,4%, con un proceso trimestral basado en sus ingresos declarados.