Factura de Recibos Verdes: Guía Paso a Paso
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Emitir recibos como freelancer (trabalhador independente) en Portugal utilizando el sistema de recibo verde es crucial para cumplir con las regulaciones fiscales.
Ya sea que seas un freelancer habitual o estés emitiendo recibos por un acto aislado (ato isolado), debes completar este proceso a través del Portal das Finanças.
A continuación se presenta una guía detallada que explica los pasos, matices e información adicional como el registro de clientes, IVA, retención de impuestos, y más.
¿Qué son Fatura, Recibo y Fatura-Recibo?
Antes de emitir recibos, es esencial entender la terminología básica:
- Fatura (Factura): Emitimos este documento cuando proporcionamos un servicio o producto, pero aún no hemos recibido el pago. ****Sirve como una solicitud formal de pago.
- Recibo (Receipt): Después de recibir el pago por un servicio o producto, emitimos un recibo para confirmar la transacción.
- Factura-Recibo: Los proveedores utilizan esta combinación de dos documentos cuando ofrecen un servicio o producto y simultáneamente reciben el pago. ****La mayoría de los freelancers optan por este documento por su simplicidad y eficiencia.
¿Qué es Ato Isolado?
Las personas que no realizan trabajos freelance regularmente emiten un ato isolado, que es una transacción única.
Este tipo de transacción permite a alguien emitir una factura por un servicio o venta específica sin la necesidad de registrarse continuamente como autónomo. Sin embargo, la naturaleza del servicio o producto puede requerir la aplicación del IVA.
Las leyes fiscales portuguesas permiten solo un ato isolado por año, por lo que es importante usar esta opción solo para transacciones raras.
Accediendo al Portal das Finanças
Para emitir cualquier recibo o factura, necesitas iniciar sesión en el Portal das Finanças, que es la plataforma oficial de impuestos del gobierno portugués. Aquí están las opciones disponibles para iniciar sesión:
- Tarjeta de Ciudadano (Cartão de Cidadão): requiere un lector de tarjetas.
- Chave Móvel Digital: Una clave digital móvil vinculada a tu identificación personal.
- NIF (Número de Identificación Fiscal) y contraseña: Si no has creado una cuenta, puedes solicitar tus credenciales en línea.
Una vez que hayas iniciado sesión, navega a la sección "Faturas e Recibos" utilizando uno de los siguientes métodos:
- Utiliza la barra de búsqueda para escribir "Faturas e Recibos" y selecciona el enlace apropiado.
- Navega manualmente a través del menú Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos.
Guía paso a paso para emitir recibos o facturas
1. Seleccione el documento a emitir
En el menú "Faturas e Recibos", selecciona la opción "Emitir", que te ofrece las siguientes opciones:
- Factura: Usa esto si aún no has recibido el pago.
- Factura-Recibo: Utiliza esto para emitir una factura y recibo combinados cuando recibas el pago al mismo tiempo.
- Recibo: Para ser utilizado cuando el pago ha sido recibido después de que se haya emitido una fatura.
- Ato Isolado: Para emitir un recibo por una transacción única y no recurrente.
2. Complete los detalles de la transacción
Al emitir una fatura o fatura-recibo, debes completar un formulario que incluya la siguiente información:
- Fecha de Transacción: Indique la fecha de servicio o entrega del producto o la recepción del pago.
- Tipo: Elige entre factura, recibo o factura-recibo dependiendo de la transacción.
- Código de Actividad (CIRS/CAE): Selecciona el código de actividad profesional apropiado para tu servicio o producto. Esto se basa en tu registro con las autoridades fiscales.
- Información del Cliente: Si su cliente es un consumidor (individuo), deje esta sección en blanco. Para empresas, ingrese el NIF (número de impuesto), nombre y dirección.
3. Describe el servicio o producto
Proporcione una descripción detallada del servicio o producto en la sección Produtos, Serviços ou Outros. También necesitarás indicar:
- Precio Unitario (Valor unitário): Precio por unidad de servicio o producto.
- Tasa de IVA: Selecciona la tasa de IVA adecuada. Los autónomos cuyo ingreso anual es inferior a 14,500 € están generalmente exentos del IVA según el Artículo 53 del Código del IVA. Sin embargo, aún debes declarar esta exención.
4. Retención del IRS (Retención en la Fuente)
Para ciertos servicios prestados a empresas o profesionales, se requiere una retención del IRS (generalmente del 25%).
Si el cliente opera bajo el régimen de retención del IRS, marque la casilla correspondiente. Los freelancers que ganan menos de 14,500 € anualmente generalmente están exentos.
5. Información de pago
Opcionalmente, puedes completar la información de pago para rastrear tu método de pago (por ejemplo, transferencia bancaria, efectivo, etc.).
6. Finaliza el documento
Después de completar todos los campos, haz clic en Emitir. Confirma la presentación, y el documento será generado.
Su cliente también tendrá acceso a él en su cuenta si utiliza el Portal das Finanças.
Emisión de recibos para facturas emitidas previamente
Si emites una factura pero aún no has recibido el pago, debes emitir un recibo una vez que se realice el pago.
- Ve a la sección Recibo.
- Busca la factura relevante usando el nombre del cliente o el número de factura.
- Haz clic en Emitir Recibo, verifica los detalles del pago y luego confirma.
- Si es necesario, aplique la retención del IRS para el servicio, siguiendo las instrucciones anteriores.
Gestión de Perfiles de Clientes y Productos
Para optimizar tu trabajo, puedes crear perfiles de clientes y de productos/servicios, ahorrándote tiempo en futuras transacciones.
Creando Perfiles de Cliente
Si trabajas frecuentemente con los mismos clientes, es útil crear un perfil de cliente. Esto te permite completar automáticamente los detalles del cliente durante el proceso de emisión del recibo, ahorrando tiempo:
- Selecciona “Clientes” del menú Emitir.
- Haz clic en “Adicionar” para agregar un nuevo cliente.
- Rellena los campos requeridos, como el NIF del cliente, nombre y dirección, y haz clic en Guardar.
Creando Perfiles de Productos/Servicios
De manera similar, puedes crear perfiles para los servicios o productos que ofreces:
- Selecciona “Produtos, Serviços, ou Outros” del menú Emitir.
- Haz clic en “Adicionar” para agregar un nuevo producto o servicio.
- Rellena los detalles requeridos, incluyendo el tipo y descripción del producto o servicio, y guárdalo para uso futuro.
Gestión de Ato Isolado
Como dijimos antes, para transacciones únicas, la fatura-recibo de un ato isolado es la opción recomendada.
¿Qué es el Ato Isolado y cuándo deberías usarlo?
Un Ato Isolado es una factura única utilizada por individuos que no están registrados como autónomos (no tienen recibos verdes) o que no tienen una actividad independiente regular pero realizan una única transacción. Se utiliza típicamente para:
- Se venden servicios o productos puntuales.
- Participas en una actividad que no forma parte de tu trabajo profesional habitual.
- Las personas que no se han registrado formalmente como autónomos (usando recibo verde) necesitan asistencia.
Puntos clave sobre Ato Isolado
- Solo puedes emitir un ato isolado por año (¡Eso es lo principal que debes tener en cuenta!).
- Todavía debes incluir los ingresos de un ato isolado en tu declaración anual de IRS.
- A menos que haya una exención, debe aplicarse la tasa de IVA.
Pasos para emitir un Ato Isolado
- Inicia sesión en el Portal das Finanças: Al igual que al emitir un recibo verde, necesitarás iniciar sesión en el Portal das Finanças con tu NIF y contraseña.
- Accede a la Sección de Ato Isolado: Navega a la sección de Faturas e Recibos y selecciona Emitir Fatura de Ato Isolado.
-
Complete la información requerida: Necesitarás proporcionar:
- Descripción del Servicio/Producto.
- Precio e IVA: Incluye la tasa de IVA correspondiente si aplica.
- Información del Cliente: Complete los detalles si es necesario.
- Confirmar y Emitir: Revisa los detalles, confirma y emite el ato isolado. Esto generará el documento relevante, que deberías enviar al cliente.
Cumplimiento fiscal y seguridad social
Al presentar los impuestos anuales (Modelo 3 del IRS), debes declarar cada recibo que emitas como autónomo.
Además, como freelancer de recibo verde, estás obligado a contribuir a la Segurança Social, a menos que estés exento durante el primer año. Se requiere que los freelancers contribuyan a una tasa del 21.4%, con un proceso trimestral basado en sus ingresos declarados.
Palabras finales
Issuing invoices and receipts as a recibo verde freelancer may seem complex at first, but the Portal das Finanças provides a user-friendly platform for managing your transactions.
By following this guide, you can ensure compliance with Portuguese tax laws while streamlining your freelance operations. For one-time jobs, the ato isolado option provides flexibility without requiring continuous freelance registration. Always keep your client and service profiles updated for faster transactions and avoid mistakes that could lead to fines or delays in payment.
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