Guia Passo a Passo: Fatura de Recibos Verdes
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Emitir recibos como freelancer (trabalhador independente) em Portugal usando o sistema de recibo verde é crucial para cumprir com as regulamentações fiscais.
Se você é um freelancer regular ou está emitindo recibos para um ato isolado, deve completar este processo através do Portal das Finanças.
Abaixo está um guia detalhado explicando os passos, nuances e informações adicionais, como registro de clientes, IVA, retenção de IRS e mais.
O que são Fatura, Recibo e Fatura-Recibo?
Antes de emitir recibos, é essencial entender a terminologia básica:
- Fatura (Invoice): Emitimos este documento quando fornecemos um serviço ou produto, mas ainda não recebemos o pagamento. ****Serve como um pedido formal de pagamento.
- Recibo (Comprovante): Após receber o pagamento por um serviço ou produto, emitimos um recibo para confirmar a transação.
- Fatura-Recibo (Invoice-Receipt): Os fornecedores usam essa combinação de dois documentos quando fornecem um serviço ou produto e simultaneamente recebem o pagamento. ****A maioria dos freelancers opta por este documento por sua simplicidade e eficiência.
Ato Isolado é uma expressão utilizada no contexto jurídico brasileiro para se referir a um ato administrativo que é realizado de forma independente, sem a necessidade de um procedimento ou processo administrativo prévio. É um ato que não está vinculado a uma sequência de atos ou a um procedimento mais amplo
Indivíduos que não realizam trabalhos freelance regularmente emitem um ato isolado, que é uma transação única.
Esse tipo de transação permite que alguém emita uma fatura por um serviço ou venda específica sem a necessidade de registro contínuo como freelancer. No entanto, a natureza do serviço ou produto pode exigir a aplicação do IVA.
As leis fiscais portuguesas permitem apenas um ato isolado por ano, por isso é importante usar essa opção apenas para transações raras.
Acessando o Portal das Finanças
Para emitir qualquer recibo ou fatura, você precisa acessar o Portal das Finanças, que é a plataforma oficial de impostos do governo português. Aqui estão as opções disponíveis para fazer login:
- Cartão de Cidadão: requer um leitor de cartões.
- Chave Móvel Digital: Uma chave digital móvel vinculada à sua identificação pessoal.
- NIF (Número de Identificação Fiscal) e senha: Se você ainda não configurou uma conta, pode solicitar suas credenciais online.
Depois de fazer login, navegue até a seção “Faturas e Recibos” usando um dos seguintes métodos:
- Use a barra de pesquisa para digitar "Faturas e Recibos" e selecione o link apropriado.
- Navegue manualmente pelo menu Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos.
Guia Passo a Passo para Emissão de Recibos ou Faturas
1. Selecione o documento a ser emitido
No menu “Faturas e Recibos”, selecione a opção "Emitir", que oferece as seguintes opções:
- Fatura: Use isto se você ainda não recebeu o pagamento.
- Fatura-Recibo: Use isto para emitir uma fatura e recibo combinados quando você receber o pagamento ao mesmo tempo.
- Recibo: Para ser usado quando o pagamento foi recebido após a emissão de uma fatura.
- Ato Isolado: Para emissão de um recibo para uma transação única e não recorrente.
2. Preencha os detalhes da transação
Ao emitir uma fatura ou fatura-recibo, você deve preencher um formulário que inclua as seguintes informações:
- Data da Transação: Indique a data do serviço ou entrega do produto ou o recebimento do pagamento.
- Tipo: Escolha entre fatura, recibo ou fatura-recibo, dependendo da transação.
- Código de Atividade (CIRS/CAE): Selecione o código de atividade profissional apropriado para o seu serviço ou produto. Isso é baseado no seu registro junto às autoridades fiscais.
- Informações do Cliente: Se o seu cliente for um consumidor (indivíduo), deixe esta seção em branco. Para empresas, insira o NIF (número de imposto), nome e endereço.
3. Descreva o Serviço ou Produto
Forneça uma descrição detalhada do serviço ou produto na seção Produtos, Serviços ou Outros. Você também precisará indicar:
- Preço Unitário (Valor unitário): Preço por unidade de serviço ou produto.
- Taxa de IVA: Selecione a taxa de IVA apropriada. Freelancers cujo rendimento anual é inferior a €14.500 estão geralmente isentos de IVA ao abrigo do Artigo 53 do Código do IVA. No entanto, você ainda deve declarar essa isenção.
4. Retenção na Fonte (IRS)
Para certos serviços prestados a empresas ou profissionais, a retenção na fonte do IRS (normalmente 25%) é exigida.
Se o cliente opera sob o regime de retenção do IRS, marque a caixa apropriada. Freelancers que ganham menos de €14.500 anualmente são tipicamente isentos.
5. Informações de pagamento
Você pode, opcionalmente, preencher as informações de pagamento para rastrear seu método de pagamento (por exemplo, transferência bancária, dinheiro, etc.).
6. Finalize o documento
Após preencher todos os campos, clique em Emitir. Confirme a submissão, e o documento será gerado.
Seu cliente também terá acesso a isso em sua conta se usar o Portal das Finanças.
Emissão de recibos para faturas previamente emitidas
Se você emitir uma fatura, mas ainda não tiver recebido o pagamento, deve emitir um recibo assim que o pagamento for efetuado.
- Vá para a seção Recibo.
- Procure a fatura relevante usando o nome do cliente ou o número da fatura.
- Clique em Emitir Recibo, verifique os detalhes do pagamento e, em seguida, confirme.
- Se necessário, aplique a retenção do IRS para o serviço, seguindo as instruções acima.
Gerenciando Perfis de Clientes e Produtos
Para agilizar seu trabalho, você pode criar perfis de clientes e de produtos/serviços, economizando tempo para transações futuras.
Criando Perfis de Clientes
Se você trabalha frequentemente com os mesmos clientes, é útil criar um perfil de cliente. Isso permite que você preencha automaticamente os detalhes do cliente durante o processo de emissão do recibo, economizando tempo:
- Selecione "Clientes" no menu Emitir.
- Clique em “Adicionar” para adicionar um novo cliente.
- Preencha os campos obrigatórios, como o NIF do cliente, nome e endereço, e clique em Guardar.
Criando Perfis de Produtos/Serviços
Da mesma forma, você pode criar perfis para os serviços ou produtos que oferece:
- Selecione "Produtos, Serviços, ou Outros" no menu Emitir.
- Clique em “Adicionar” para adicionar um novo produto ou serviço.
- Preencha os detalhes necessários, incluindo o tipo e a descrição do produto ou serviço, e salve para uso futuro.
Gerenciando Ato Isolado
Como dissemos antes, para transações únicas, a fatura-recibo de um ato isolado é a opção ideal.
O que é Ato Isolado e Quando Devo Usá-lo?
Um Ato Isolado é uma fatura única usada por indivíduos que não estão registrados como freelancers (não possuem recibos verdes) ou não têm uma atividade independente regular, mas realizam uma única transação. É tipicamente usado para:
- Serviços ou produtos pontuais são vendidos.
- Você se envolve em uma atividade que não faz parte do seu trabalho profissional regular.
- Indivíduos que não se registraram formalmente como freelancers (usando recibo verde) precisam de assistência.
Pontos Principais sobre Ato Isolado
- Você pode emitir apenas um ato isolado por ano (Isso é o principal que você deve ter em mente!).
- Você ainda deve incluir a renda de um ato isolado na sua declaração anual do IRS.
- A menos que haja uma isenção, a alíquota do IVA deve ser aplicada.
Passos para Emitir um Ato Isolado
- Faça login no Portal das Finanças: Semelhante a emitir um recibo verde, você precisará fazer login no Portal das Finanças com seu NIF e senha.
- Acesse a Seção de Ato Isolado: Navegue até a seção Faturas e Recibos e selecione Emitir Fatura de Ato Isolado.
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Preencha as informações necessárias: Você precisará fornecer:
- Descrição do Serviço/Produto.
- Preço e IVA: Inclua a taxa de IVA apropriada, se aplicável.
- Informações do Cliente: Preencha os detalhes, se necessário.
- Confirmar e Emitir: Revise os detalhes, confirme e emita o ato isolado. Isso gerará o documento relevante, que você deve enviar ao cliente.
Conformidade fiscal e previdência social
Ao preencher os impostos anuais (Modelo 3 da Receita Federal), você deve declarar todos os recibos que emitir como freelancer.
Além disso, como freelancer de recibo verde, você é obrigado a contribuir para a Segurança Social, a menos que esteja isento no primeiro ano. Os freelancers são obrigados a contribuir a uma taxa de 21,4%, com um processo trimestral baseado em sua renda declarada.
Palavras finais
Issuing invoices and receipts as a recibo verde freelancer may seem complex at first, but the Portal das Finanças provides a user-friendly platform for managing your transactions.
By following this guide, you can ensure compliance with Portuguese tax laws while streamlining your freelance operations. For one-time jobs, the ato isolado option provides flexibility without requiring continuous freelance registration. Always keep your client and service profiles updated for faster transactions and avoid mistakes that could lead to fines or delays in payment.
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