O que são Fatura, Recibo e Fatura-Recibo?

Antes de emitir recibos, é essencial entender a terminologia básica:

• Fatura (Fatura): Emitimos este documento quando prestamos um serviço ou produto, mas ainda não recebemos o pagamento. Serve como um pedido formal de pagamento.
• Recibo (Recibo): Após receber o pagamento por um serviço ou produto, emitimos um recibo para confirmar a transação.
• Fatura-Recibo (Fatura-Recibo): Os prestadores utilizam esta combinação de dois documentos quando prestam um serviço ou produto e recebem o pagamento simultaneamente. A maioria dos freelancers opta por este documento pela sua simplicidade e eficiência.

O que é Ato Isolado?

Indivíduos que não realizam regularmente trabalho freelance emitem um ato isolado, que é uma transação única.

Este tipo de transação permite a alguém emitir uma fatura para um serviço ou venda específico sem a necessidade de registro contínuo como freelancer. No entanto, a natureza do serviço ou produto pode exigir a aplicação de IVA.

A legislação fiscal portuguesa permite apenas um ato isolado por ano, por isso é importante usar esta opção apenas para transações raras.

Aceder ao Portal das Finanças

Para emitir quaisquer recibos ou faturas, é necessário fazer login no Portal das Finanças, que é a plataforma fiscal oficial do governo português. Aqui estão as opções disponíveis para fazer login:

• Cartão de Cidadão (Cartão de Cidadão): requer um leitor de cartões.
• Chave Móvel Digital: Uma chave digital móvel ligada à sua identificação pessoal.
• NIF (Número de Identificação Fiscal) e palavra-passe: Se ainda não configurou uma conta, pode solicitar as suas credenciais online.

Após efetuar o login, aceda à secção “Faturas e Recibos” utilizando um dos seguintes métodos:

• Utilize a barra de pesquisa para digitar "Faturas e Recibos" e selecione o link apropriado.
• Navegue manualmente através do menu Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos .

Guia Passo a Passo para Emitir Recibos ou Faturas

1. Selecione o documento a emitir

No menu "Faturas e Recibos", selecione a opção "Emitir", que lhe dá as seguintes opções:

• Fatura: Utilize esta opção se ainda não recebeu o pagamento.
• Fatura-Recibo: Utilize esta opção para emitir uma fatura e um recibo combinados quando receber o pagamento ao mesmo tempo.
• Recibo: A ser utilizado quando o pagamento foi recebido após a emissão de uma fatura.
• Ato Isolado: Para emitir um recibo para uma transação única, não recorrente.

2. Preencher os detalhes da transação

Ao emitir uma fatura ou fatura-recibo, deve preencher um formulário que inclui as seguintes informações:

• Data da Transação: Indique a data do serviço ou entrega do produto ou o recebimento do pagamento.
• Tipo: Escolha entre fatura, recibo ou fatura-recibo, dependendo da transação.
• Código de Atividade (CIRS/CAE): Selecione o código de atividade profissional adequado para o seu serviço ou produto. Isso é baseado no seu registo junto às autoridades fiscais.
• Informações do Cliente: Se o seu cliente for um consumidor (individual), deixe esta secção em branco. Para empresas, insira o NIF (número fiscal), nome e morada.

3. Descreva o Serviço ou Produto

Forneça uma descrição detalhada do serviço ou produto na secção Produtos, Serviços ou Outros. Também terá de indicar:

• Preço Unitário (Valor unitário): Preço por unidade de serviço ou produto.
• Taxa de IVA (VAT): Selecione a taxa de IVA aplicável. Os trabalhadores independentes cujo rendimento anual é inferior a €14.500 estão geralmente isentos de IVA ao abrigo do Artigo 53º do Código do IVA. No entanto, deve declarar esta isenção.

4. IRS com retenção na fonte

Para certos serviços prestados a empresas ou profissionais, é necessário reter IRS (tipicamente 25%).

Se o cliente opera sob o regime de retenção na fonte do IRS, marque a caixa apropriada. Freelancers com rendimentos inferiores a €14.500 anualmente estão geralmente isentos.

5. Informações de pagamento

Pode preencher opcionalmente as informações de pagamento para acompanhar o seu método de pagamento (por exemplo, transferência bancária, dinheiro, etc.).

6. Finalize o documento

Após preencher todos os campos, clique em Emitir. Confirme o envio e o documento será gerado.

O seu cliente também terá acesso a ele na sua conta, se utilizar o Portal das Finanças.

Emitir recibos para faturas já emitidas

Se emitir uma fatura mas ainda não recebeu o pagamento, deve emitir um recibo assim que o pagamento for feito.

1. Vá à secção Recibo .
2. Pesquise a fatura relevante utilizando o nome do cliente ou o número da fatura.
3. Clique em Emitir Recibo, verifique os detalhes do pagamento e, em seguida, confirme.
4. Se necessário, aplique a retenção de IRS para o serviço, seguindo as instruções acima.

Gestão de Perfis de Clientes e Produtos

Para agilizar o seu trabalho, pode criar perfis de clientes e produtos/serviços, poupando tempo para transações futuras.

Criação de Perfis de Clientes

Se trabalha frequentemente com os mesmos clientes, é útil criar um perfil de cliente. Isso permite preencher automaticamente os detalhes do cliente durante o processo de emissão de recibos, poupando tempo:

1. Selecione “Clientes” no menu Emitir .
2. Clique em “Adicionar” para adicionar um novo cliente.
3. Preencha os campos obrigatórios, como o NIF, nome e morada do cliente, e clique em Guardar.

⚠️ Se o seu cliente é estrangeiro, pode colocar o seu Tax ID na área do NIF.

Criar Perfis de Produtos/Serviços

Da mesma forma, pode criar perfis para os serviços ou produtos que oferece:

1. Selecione “Produtos, Serviços, ou Outros” no menu Emitir.
2. Clique em “Adicionar” para adicionar um novo produto ou serviço.
3. Preencha os detalhes necessários, incluindo o tipo e a descrição do produto ou serviço, e guarde para uso futuro.

Gestão de Ato Isolado

Como já mencionamos, para transações pontuais, a fatura-recibo de um ato isolado é a opção ideal.

O que é Ato Isolado e Quando Deve Utilizá-lo?

Um Ato Isolado é uma fatura única utilizada por indivíduos que não estão registados como freelancers (não têm recibos verdes) ou não têm uma atividade independente regular, mas realizam uma transação única. É normalmente utilizado para:

• Serviços ou produtos vendidos pontualmente.
• Atividades que não fazem parte do seu trabalho profissional regular.
• Indivíduos que não se registaram formalmente como freelancers (usando recibo verde) e necessitam de assistência.

Pontos Chave sobre Ato Isolado

• Pode emitir apenas um ato isolado por ano (essa é a principal coisa que deve ter em mente!).
• Deve incluir a receita de um ato isolado na sua declaração anual de IRS.
• A menos que haja uma isenção, a taxa de IVA (IVA) deve ser aplicada.

Passos para Emitir um Ato Isolado

1. Iniciar Sessão no Portal das Finanças: Semelhante à emissão de um recibo verde, terá de iniciar sessão no Portal das Finanças com o seu NIF e palavra-passe.
2. Aceder à Secção de Ato Isolado: Navegue até à secção Faturas e Recibos e selecione Emitir Fatura de Ato Isolado.
3. Preencher as informações necessárias: Terá de fornecer:

• Descrição do Serviço/Produto.
• Preço e IVA: Inclua a taxa de IVA apropriada, se aplicável.
• Informações do Cliente: Preencha os detalhes, se necessário.

Confirmar e Emitir: Revise os detalhes, confirme e emita o ato isolado. Isso gerará o documento relevante, que deve enviar ao cliente.

Conformidade fiscal e segurança social

Ao apresentar a declaração anual de IRS (Modelo 3), deve declarar todos os recibos que emitir como freelancer.

Além disso, como freelancer com recibo verde, está obrigado a contribuir para a Segurança Social, a menos que esteja isento no primeiro ano. Os freelancers devem contribuir à taxa de 21,4%, com um processo trimestral baseado nos seus rendimentos declarados.