Co jsou Fatura, Recibo a Fatura-Recibo?

Před vydáním účtenek je základní pochopit základní terminologii:

• Fatura (Faktura): Tento dokument vydáváme, když poskytneme službu nebo produkt, ale ještě jsme neobdrželi platbu. Slouží jako formální žádost o platbu.
• Recibo (Účtenka): Po obdržení platby za službu nebo produkt vydáváme recibo k potvrzení transakce.
• Fatura-Recibo (Faktura-účtenka): Poskytovatelé používají tuto kombinaci dvou dokumentů, když poskytnou službu nebo produkt a současně obdrží platbu. Většina freelancerů si vybírá tento dokument pro jeho jednoduchost a účinnost.

Co je Ato Isolado?

Osoby, které neprovádějí pravidelně freelance práci, vydávají ato isolado, což je jednorázová transakce.

Tento typ transakce umožňuje někomu vydat fakturu za konkrétní službu nebo prodej bez nutnosti neustálého registrace jako freelancer. Nicméně povaha služby nebo produktu může vyžadovat uplatnění DPH.

Portugalské daňové zákony umožňují pouze jedno ato isolado za rok, proto je důležité používat tuto možnost pouze pro vzácné transakce.

Přístup k Portálu das Finanças

Pro vydání jakýchkoli účtenek nebo faktur je nutné se přihlásit do Portálu das Finanças, což je oficiální daňová platforma portugalské vlády. Následující možnosti jsou k dispozici pro přihlášení:

• Obyvatelův průkaz (Cartão de Cidadão): vyžaduje čtečku karet.
• Chave Móvel Digital: mobilní digitální klíč spojený s vaším osobním identifikačním údajem.
• NIF (Número de Identificação Fiscal) a heslo: Pokud jste si nezařídili účet, můžete si své přihlašovací údaje požádat online.

Po přihlášení se dostanete do sekce „Faturas e Recibos“ jedním z následujících způsobů:

• Použijte vyhledávací lištu k zadání „Faturas e Recibos“ a vyberte příslušný odkaz.
• Navigujte ručně přes nabídku Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos.

Krok za krokem průvodce vydáním účtenek nebo faktur

1. Vyberte dokument k vydání

Z nabídky „Faturas e Recibos“ vyberte možnost „Emitir“, která vám nabídne následující možnosti:

• Fatura: Použijte tuto možnost, pokud jste ještě neobdrželi platbu.
• Fatura-Recibo: Použijte tuto možnost pro vydání kombinované faktury a účtenky, když obdržíte platbu současně.
• Recibo: Použijte tuto možnost, když byla platba obdržena po vydání faktury.
• Ato Isolado: Pro vydání účtenky za jednorázovou, neopakovatelnou transakci.

2. Vyplňte údaje o transakci

Při vydávání faktury nebo faktury s příjmem musíte vyplnit formulář, který obsahuje následující informace:

• Datum transakce: Uveďte datum poskytnutí služby nebo dodání zboží nebo přijetí platby.
• Typ: Vyberte mezi fakturou, příjmovým dokladem nebo fakturou s příjmem v závislosti na transakci.
• Kód činnosti (CIRS/CAE): Vyberte vhodný kód profesionální činnosti pro vaši službu nebo produkt. Závisí to na vašem registraci u daňových orgánů.
• Informace o klientovi: Pokud je váš klient spotřebitelem (fyzická osoba), nechte tuto sekci prázdnou. Pro podniky zadejte NIF (daňové číslo), jméno a adresu.

3. Popište službu nebo produkt

Zadejte podrobný popis služby nebo produktu v sekci Produtos, Serviços ou Outros. Budete také muset uveden:

• Jednotková cena (Valor unitário): Cena za jednotku služby nebo produktu.
• Sazba IVA (VAT): Vyberte vhodnou sazbu DPH. Osoby samostatně výdělečně činné, jejichž roční příjem je nižší než 14 500 €, jsou obecně osvobozeny od DPH podle článku 53 Zákona o DPH. Nicméně musíte toto osvobození stále hlásit.

4. Zpětné daňové odpočty (Retenção na Fonte)

Pro určité služby poskytované společnostem nebo profesionálům je vyžadován zpětný daňový odpočet (obvykle 25 %).

Pokud klient působí v režimu zpětného daňového odpočtu, zaškrtněte příslušné políčko. Volní zaměstnanci s ročním příjmem nižším než 14 500 € jsou obvykle osvobozeni.

5. Informace o platbě

Můžete volitelně vyplnit informace o platbě k sledování vaší platební metody (např. bankovní převod, hotovost atd.).

6. Dokončete dokument

Po vyplnění všech polí klikněte na Emitir. Potvrďte odeslání a dokument bude vygenerován.

Vaše klientka nebo klient bude mít také k němu přístup v jejich účtu, pokud používají Portal das Finanças.

Vydávání dokladů o přijetí za již vydané faktury

Pokud vydáte fakturu, ale ještě jste neobdrželi platbu, musíte vydat doklad o přijetí, jakmile bude platba provedena.

1. Přejděte do sekce Recibo.
2. Vyhledejte relevantní fakturu pomocí jména klienta nebo čísla faktury.
3. Klikněte na Emitir Recibo, zkontrolujte detaily platby a poté potvrďte.
4. Pokud je to nutné, uplatněte daň IRS za službu, podle pokynů výše.

Správa profilů klientů a produktů

Pro zjednodušení vaší práce můžete vytvořit profily klientů a produktů/služeb, což vám ušetří čas pro budoucí transakce.

Vytváření profilů klientů

Pokud často spolupracujete se stejnými klienty, je užitečné vytvořit profil klienta. To vám umožní automaticky vyplnit detaily klienta během procesu vydávání dokladů o přijetí, což vám ušetří čas:

1. Vyberte „Clientes“ z nabídky Emitir.
2. Klikněte na „Adicionar“, aby jste přidali nového klienta.
3. Vyplňte povinná pole, jako je NIF klienta, jméno a adresa, a klikněte na Guardar.

⚠️ Pokud je váš klient zahraniční, můžete jeho daňové identifikační číslo zadat do pole NIF.

Vytváření profilů produktů/služeb

Podobně můžete vytvořit profily pro služby nebo produkty, které nabízíte:

1. Vyberte „Produtos, Serviços, ou Outros“ z nabídky Emitir.
2. Klikněte na „Adicionar“, aby jste přidali nový produkt nebo službu.
3. Vyplňte požadovaná pole, včetně typu produktu nebo služby a popisu, a uložte je pro pozdější použití.

Správa Ato Isolado

Jak jsme říkali dříve, pro jednorázové transakce je faktura-recibo z Ato Isolado nejlepší volbou.

Co je Ato Isolado a kdy jej použít?

Jednorázová faktura Ato Isolado je jednorázová faktura, kterou používají jednotlivci, kteří nejsou zaregistrováni jako freelanceři (nemají recibos verdes) nebo nemají pravidelnou nezávislou činnost, ale provádějí jednu transakci. Obvykle se používá pro:

• Prodej jednorázových služeb nebo produktů.
• Zapojení do činnosti, která není součástí vaší pravidelné profesní práce.
• Individuální pomoc osobám, které se oficiálně nezaregistrovaly jako freelanceři (používají recibo verde).

Klíčové body o Ato Isolado

• Můžete vydat pouze jednu fakturu Ato Isolado za rok (to je hlavní věc, kterou musíte mít na paměti!).
• Příjmy z Ato Isolado musí být zahrnuty ve vaší roční daňové přiznání IRS.
• Pokud není výjimka, musí být uplatněna sazba DPH (IVA).

Kroky pro vydání Ato Isolado

1. Přihlaste se do Portálu Financí: Podobně jako při vydání recibo verde budete muset se přihlásit do Portálu Financí pomocí svého NIF a hesla.
2. Přístup k sekci Ato Isolado: Přejděte do sekce Faturas e Recibos a vyberte Emitir Fatura de Ato Isolado.
3. Vyplňte požadovaná data: Budete muset poskytnout:

• Popis služby/produktu.
• Cena a DPH: Zahrňte příslušnou sazbu DPH, pokud je to relevantní.
• Informace o klientovi: Vyplňte detaily, pokud je to nutné.

Potvrďte a vydávejte: Zkontrolujte detaily, potvrďte a vydávejte Ato Isolado. To vygeneruje příslušný dokument, který byste měli zaslat klientovi.

Daňová souladnost a sociální zabezpečení

Při podávání roční daně (IRS Model 3) musíte oznámit každý účet, který vydáte jako freelancer.

Navíc, jako freelancer s recibo verde, jste povinni přispívat do Segurança Social, pokud nejste v prvním roce osvobozeni. Freelanceři jsou povinni přispívat sazbou 21,4 %, s čtvrtletním procesem na základě jejich oznámeného příjmu.