Wat zijn Fatura, Recibo en Fatura-Recibo?

Voordat u bonnen uitgeeft, is het essentieel om de basisterminologie te begrijpen:

• Fatura (Factuur): Wij geven dit document uit wanneer wij een dienst of product leveren, maar wij hebben nog geen betaling ontvangen. Het dient als een formele verzoek om betaling.
• Recibo (Bon): Na ontvangst van betaling voor een dienst of product geven wij een recibo uit om de transactie te bevestigen.
• Fatura-Recibo (Factuur-Bon): Leveranciers gebruiken deze combinatie van twee documenten wanneer zij een dienst of product leveren en tegelijkertijd betaling ontvangen. De meeste freelancers kiezen voor dit document vanwege zijn eenvoud en efficiëntie.

Wat is Ato Isolado?

Personen die niet regelmatig freelance werk verrichten, geven een ato isolado uit, wat een eenmalige transactie is.

Dit type transactie stelt iemand in staat om een factuur uit te geven voor een specifieke dienst of verkoop zonder de noodzaak van continue registratie als freelancer. De aard van de dienst of het product kan echter de toepassing van BTW vereisen.

De Portugese belastingwetten stellen slechts één ato isolado per jaar toe, dus het is belangrijk om deze optie alleen te gebruiken voor zeldzame transacties.

Toegang tot het Portal das Finanças

Om bonnen of facturen uit te geven, moet u inloggen op het Portal das Finanças, het officiële belastingplatform van de Portugese overheid. Hier zijn de beschikbare opties voor inloggen:

• Burgerkaart (Cartão de Cidadão): vereist een kaartlezer.
• Chave Móvel Digital: Een mobiele digitale sleutel die is gekoppeld aan uw persoonlijke identificatie.
• NIF (Número de Identificação Fiscal) en wachtwoord: Als u nog geen account heeft ingesteld, kunt u uw referenties online aanvragen.

Na inloggen, navigeert u naar de sectie “Faturas e Recibos” met een van de volgende methoden:

• Gebruik de zoekbalk om "Faturas e Recibos" in te typen en selecteer de juiste link.
• Navigeer handmatig door het menu Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos.

Stap-voor-stapgids voor het uitgeven van bonnen of facturen

1. Selecteer het document om uit te geven

Vanuit het menu "Faturas e Recibos" selecteert u de optie "Emitir", waarmee u de volgende keuzes krijgt:

• Fatura: Gebruik dit als u nog geen betaling hebt ontvangen.
• Fatura-Recibo: Gebruik dit voor het uitgeven van een gecombineerde factuur en bon wanneer u tegelijkertijd betaling ontvangt.
• Recibo: Te gebruiken wanneer de betaling is ontvangen na het uitgeven van een fatura.
• Ato Isolado: Voor het uitgeven van een bon voor een enkele, niet-recurrente transactie.

2. Vul transactiedetails in

Bij het uitstellen van een factuur of factuur-ontvangstbewijs moet u een formulier invullen dat de volgende informatie bevat:

• Transactiedatum: Geef de datum van de dienstverlening of productlevering of de ontvangst van de betaling op.
• Type: Kies tussen factuur, ontvangstbewijs of factuur-ontvangstbewijs, afhankelijk van de transactie.
• Activiteitscode (CIRS/CAE): Selecteer de juiste beroepsactiviteitscode voor uw dienst of product. Dit is gebaseerd op uw registratie bij de belastingautoriteiten.
• Klantinformatie: Als uw klant een consument (particulier) is, laat u dit gedeelte leeg. Voor bedrijven moet u het NIF (belastingnummer), de naam en het adres invullen.

3. Beschrijf de Dienst of het Product

Geef een gedetailleerde beschrijving van de dienst of het product in de sectie Produtos, Serviços ou Outros. U moet ook aangeven:

• Eenheidsprijs (Valor unitário): Prijs per eenheid van de dienst of het product.
• IVA (BTW) Tarief: Selecteer het juiste BTW-tarief. Vrijgesteld van BTW zijn freelancers wier jaarinkomen minder is dan €14.500, volgens artikel 53 van de BTW-wet. U moet deze vrijstelling echter nog steeds aangeven.

4. IRS-inhouding (Retenção na Fonte)

Voor bepaalde diensten die aan bedrijven of professionals worden verstrekt, is IRS-inhouding (meestal 25%) verplicht.

Als de klant valt onder het regime van IRS-inhouding, vink dan het juiste vakje aan. Vrijgesteld van deze inhouing zijn freelancers met een jaarinkomen van minder dan €14.500.

5. Betalingsinformatie

Je kunt optioneel de betalingsinformatie invullen om je betaalmethode bij te houden (bijv. bankoverschrijving, contant, enz.).

6. Voltooi het document

Na het invullen van alle velden, klik op Emitir. Bevestig de inzending en het document wordt gegenereerd.

Uw klant heeft ook toegang tot het document in hun account als ze het Portal das Finanças gebruiken.

Facturen voor eerder uitgegeven facturen uitstellen

Als je een factuur uitstelt maar nog geen betaling hebt ontvangen, moet je een ontvangstbewijs uitstellen zodra de betaling is gedaan.

1. Ga naar de sectie Recibo.
2. Zoek de relevante factuur op met behulp van de naam van de klant of het factuurnummer.
3. Klik op Emitir Recibo, controleer de betalingsgegevens en bevestig vervolgens.
4. Indien nodig, pas IRS-inhouding toe voor de dienst, volgens de bovenstaande instructies.

Beheer van klant- en productprofielen

Om je werk te stroomlijnen, kun je klant- en product/dienstprofielen aanmaken, waardoor je tijd bespaart voor toekomstige transacties.

Aanmaken van klantprofielen

Als je vaak met dezelfde klanten werkt, is het handig om een klantprofiel aan te maken. Hierdoor kun je de klantgegevens automatisch invullen tijdens het proces van het uitstellen van ontvangstbewijzen, waardoor je tijd bespaart:

1. Selecteer “Clientes” uit het menu Emitir.
2. Klik op “Adicionar” om een nieuwe klant toe te voegen.
3. Vul de vereiste velden in, zoals het NIF, de naam en het adres van de klant, en klik op Guardar.

⚠️ Als je klant buitenlands is, kun je hun belastingidentificatienummer in het NIF-veld plaatsen.

Producten/Dienstverleningsprofielen maken

Gelijksoortig kunt u profielen maken voor de diensten of producten die u aanbiedt:

1. Selecteer “Produtos, Serviços, ou Outros” uit het Emitir menu.
2. Klik op “Adicionar” om een nieuw product of dienst toe te voegen.
3. Vul de vereiste gegevens in, inclusief het type product of dienst en de beschrijving, en sla het op voor toekomstig gebruik.

Beheer van Ato Isolado

Zoals we eerder zeiden, is de fatura-recibo van een ato isolado de beste optie voor eenmalige transacties.

Wat is Ato Isolado, en wanneer moet u het gebruiken?

Een Ato Isolado is een eenmalige factuur die wordt gebruikt door personen die niet zijn ingeschreven als zelfstandigen (geen recibos verdes hebben) of geen regelmatige zelfstandige activiteit hebben, maar een enkele transactie uitvoeren. Het wordt meestal gebruikt voor:

• Eenmalige diensten of producten die worden verkocht.
• U bent betrokken bij een activiteit die geen onderdeel is van uw reguliere beroepswerkzaamheden.
• Individuen die niet formeel zijn ingeschreven als zelfstandigen (met behulp van recibo verde) hebben hulp nodig.

Belangrijke punten over Ato Isolado

• U kunt slechts één ato isolado per jaar uitstellen (dat is het belangrijkste waar u rekening mee moet houden!).
• U moet het inkomen uit een ato isolado nog steeds opnemen in uw jaarlijkse IRS-aangifte.
• Tenzij er een vrijstelling is, moet de BTW (IVA)-tarief van toepassing zijn.

Stappen om een Ato Isolado uit te geven

1. Log in op het Portal das Finanças: Net als bij het uitstellen van een recibo verde, moet u inloggen op het Portal das Finanças met uw NIF en wachtwoord.
2. Toegang tot de sectie Ato Isolado: Ga naar de sectie Faturas e Recibos en selecteer Emitir Fatura de Ato Isolado.
3. Vul de vereiste informatie in: U moet de volgende gegevens verstrekken:

• Beschrijving van de Dienst/Product.
• Prijs en BTW: Voeg de juiste BTW-tarief toe als van toepassing.
• Klantinformatie: Vul de details in als nodig.

Bevestig en geef uit: Bekijk de details, bevestig en geef de ato isolado uit. Dit genereert het relevante document, dat u naar de klant moet sturen.

Fiscale naleving en sociale zekerheid

Bij het indienen van jaarlijkse belastingaangiften (IRS Model 3) moet u elk bonnetje dat u als freelancer uitreikt declareren.

Bovendien bent u als freelancer met een recibo verde verplicht om bij te dragen aan de Segurança Social, tenzij u in het eerste jaar vrijgesteld bent. Freelancers moeten bijdragen met een tarief van 21,4%, met een kwartaalproces op basis van hun aangifte-inkomen.