O que são Fatura, Recibo e Fatura-Recibo?

Antes de emitir recibos, é essencial entender a terminologia básica:

• Fatura (Fatura): Emitimos este documento quando prestamos um serviço ou produto, mas ainda não recebemos o pagamento. Ele serve como um pedido formal de pagamento.
• Recibo (Recibo): Após receber o pagamento por um serviço ou produto, emitimos um recibo para confirmar a transação.
• Fatura-Recibo (Fatura-Recibo): Os prestadores usam esta combinação de dois documentos quando prestam um serviço ou produto e recebem o pagamento simultaneamente. A maioria dos freelancers opta por este documento por sua simplicidade e eficiência.

O que é Ato Isolado?

Indivíduos que não realizam regularmente trabalho freelancer emitem um ato isolado, que é uma transação única.

Este tipo de transação permite que alguém emita uma fatura para um serviço ou venda específico sem a necessidade de registro contínuo como freelancer. No entanto, a natureza do serviço ou produto pode exigir a aplicação de IVA.

A legislação fiscal portuguesa permite apenas um ato isolado por ano, portanto, é importante usar esta opção apenas para transações raras.

Acessando o Portal das Finanças

Para emitir qualquer recibo ou fatura, você precisa fazer login no Portal das Finanças, que é a plataforma fiscal oficial do governo português. Aqui estão as opções disponíveis para login:

• Cartão de Cidadão (Cartão de Cidadão): requer um leitor de cartão.
• Chave Móvel Digital: Uma chave digital móvel vinculada à sua identificação pessoal.
• NIF (Número de Identificação Fiscal) e senha: Se você ainda não configurou uma conta, pode solicitar suas credenciais online.

Após fazer login, navegue até a seção “Faturas e Recibos” usando um dos seguintes métodos:

• Use a barra de pesquisa para digitar "Faturas e Recibos" e selecione o link apropriado.
• Navegue manualmente pelo menu Serviços Tributários > Serviços > Faturas e Recibos .

Guia Passo a Passo para Emitir Recibos ou Faturas

1. Selecione o documento a ser emitido

No menu “Faturas e Recibos”, selecione a opção "Emitir", que oferece as seguintes escolhas:

• Fatura: Use esta opção se ainda não recebeu o pagamento.
• Fatura-Recibo: Use esta opção para emitir uma fatura e um recibo combinados quando receber o pagamento ao mesmo tempo.
• Recibo: A ser usado quando o pagamento foi recebido após a emissão de uma fatura.
• Ato Isolado: Para emitir um recibo para uma transação única e não recorrente.

2. Preencha os detalhes da transação

Ao emitir uma fatura ou fatura-recibo, você deve preencher um formulário que inclui as seguintes informações:

• Data da Transação: Indique a data do serviço ou entrega do produto ou o recebimento do pagamento.
• Tipo: Escolha entre fatura, recibo ou fatura-recibo, dependendo da transação.
• Código de Atividade (CIRS/CAE): Selecione o código de atividade profissional apropriado para seu serviço ou produto. Isso é baseado em seu registro junto às autoridades fiscais.
• Informações do Cliente: Se seu cliente for um consumidor (pessoa física), deixe esta seção em branco. Para empresas, insira o NIF (número de identificação fiscal), nome e endereço.

3. Descreva o Serviço ou Produto

Forneça uma descrição detalhada do serviço ou produto na seção Produtos, Serviços ou Outros. Você também precisará indicar:

• Preço Unitário (Valor unitário): Preço por unidade de serviço ou produto.
• Alíquota de IVA (VAT): Selecione a alíquota de IVA apropriada. Autônomos com renda anual inferior a €14.500 geralmente estão isentos de IVA conforme o Artigo 53 do Código do IVA. No entanto, você ainda deve declarar essa isenção.

4. Retenção na fonte do IRS

Para certos serviços prestados a empresas ou profissionais, é necessário reter o IRS na fonte (geralmente 25%).

Se o cliente opera sob o regime de retenção na fonte do IRS, marque a caixa apropriada. Freelancers que ganham menos de €14.500 anualmente geralmente estão isentos.

5. Informações de pagamento

Você pode preencher opcionalmente as informações de pagamento para acompanhar seu método de pagamento (ex.: transferência bancária, dinheiro, etc.).

6. Finalize o documento

Após preencher todos os campos, clique em Emitir. Confirme o envio e o documento será gerado.

Seu cliente também terá acesso a ele em sua conta, caso utilize o Portal das Finanças.

Emitir recibos para faturas já emitidas

Se você emitir uma fatura mas ainda não recebeu o pagamento, você deve emitir um recibo assim que o pagamento for feito.

1. Vá para a seção Recibo .
2. Pesquise a fatura relevante usando o nome do cliente ou o número da fatura.
3. Clique em Emitir Recibo, verifique os detalhes do pagamento e, em seguida, confirme.
4. Se necessário, aplique a retenção do IRS para o serviço, seguindo as instruções acima.

Gerenciando Perfis de Clientes e Produtos

Para agilizar seu trabalho, você pode criar perfis de clientes e produtos/serviços, economizando tempo para transações futuras.

Criando Perfis de Clientes

Se você trabalha frequentemente com os mesmos clientes, é útil criar um perfil de cliente. Isso permite que você preencha automaticamente os detalhes do cliente durante o processo de emissão de recibos, economizando tempo:

1. Selecione “Clientes” no menu Emitir .
2. Clique em “Adicionar” para adicionar um novo cliente.
3. Preencha os campos obrigatórios, como o NIF do cliente, nome e endereço, e clique em Guardar.

⚠️ Se seu cliente é estrangeiro, você pode colocar o Tax ID dele na área do NIF.

Criando Perfis de Produtos/Serviços

Da mesma forma, você pode criar perfis para os serviços ou produtos que oferece:

1. Selecione “Produtos, Serviços, ou Outros” no menu Emitir.
2. Clique em “Adicionar” para adicionar um novo produto ou serviço.
3. Preencha os detalhes necessários, incluindo o tipo e a descrição do produto ou serviço, e salve para uso futuro.

Gerenciando Ato Isolado

Como dissemos antes, para transações únicas, a fatura-recibo de um ato isolado é a opção ideal.

O que é Ato Isolado e Quando Devo Usá-lo?

Um Ato Isolado é uma fatura única usada por indivíduos que não estão registrados como freelancers (não possuem recibos verdes) ou não têm uma atividade independente regular, mas realizam uma transação única. Ele é geralmente usado para:

• Serviços ou produtos vendidos ocasionalmente.
• Você se envolve em uma atividade que não faz parte do seu trabalho profissional regular.
• Indivíduos que não se registraram formalmente como freelancers (usando recibo verde) precisam de assistência.

Pontos Chave sobre Ato Isolado

• Você só pode emitir um ato isolado por ano (Isso é o principal que você deve lembrar!).
• Você ainda deve incluir a renda de um ato isolado na sua declaração anual de IRS.
• A menos que haja uma isenção, a taxa de IVA deve ser aplicada.

Passos para Emitir um Ato Isolado

1. Acesse o Portal das Finanças: Assim como emitir um recibo verde, você precisará acessar o Portal das Finanças com seu NIF e senha.
2. Acesse a Seção de Ato Isolado: Navegue até a seção de Faturas e Recibos e selecione Emitir Fatura de Ato Isolado.
3. Preencha as informações necessárias: Você precisará fornecer:

• Descrição do Serviço/Produto.
• Preço e IVA: Inclua a taxa de IVA apropriada, se aplicável.
• Informações do Cliente: Preencha os detalhes, se necessário.

Confirme e Emita: Revise os detalhes, confirme e emita o ato isolado. Isso gerará o documento relevante, que você deve enviar ao cliente.

Conformidade fiscal e previdência social

Ao declarar impostos anualmente (Modelo IRS 3), você deve declarar cada recibo que emitir como autônomo.

Além disso, como autônomo com recibo verde, você é obrigado a contribuir para a Segurança Social, a menos que esteja isento no primeiro ano. Autônomos devem contribuir à taxa de 21,4%, com um processo trimestral baseado em sua renda declarada.