Die Rolle eines Steuervertreters für Ihre NIF in Portugal

Die portugiesische NIF verstehen

Bevor wir uns mit der steuerlichen Vertretung befassen, werfen wir kurz einen Blick auf die NIF selbst. Sie ist eine neunstellige Nummer, die in Portugal für praktisch jede finanzielle Transaktion unverzichtbar ist. Sie benötigen sie, um:

• ein Bankkonto zu eröffnen.
• Eine Immobilie zu kaufen oder zu mieten.
• Versorgungsverträge abzuschließen (Strom, Wasser, Internet).
• Ein Auto zu kaufen.
• Einen Mobilfunkvertrag abzuschließen.
• Steuern zu zahlen.
• Sogar bei einigen portugiesischen Einzelhändlern online einkaufen!

Betrachten Sie es als Ihre Sozialversicherungsnummer in den USA oder Ihre Sozialversicherungsnummer im Vereinigten Königreich. Sie ist ein grundlegender Bestandteil Ihrer portugiesischen Identität.

Was ist ein steuerlicher Vertreter und warum brauche ich einen?

Ein steuerlicher Vertreter fungiert als wichtiges Bindeglied zwischen Ihnen und der Autoridade Tributária e Aduaneira (AT), der portugiesischen Steuerbehörde, die oft als „Finanças“ bezeichnet wird. Er ist Ihr offizieller Ansprechpartner für alle steuerlichen Angelegenheiten.

Wie das Finanças-Portal ausdrücklich erklärt: "Jede natürliche oder juristische Person mit Wohnsitz im Inland kann als steuerlicher Vertreter bestellt werden", sofern sie eine portugiesische Adresse hat und bei der Steuerbehörde registriert ist.

Benötigen Sie einen steuerlichen Vertreter für eine NIF in Portugal?

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie nicht in Portugal ansässig sind (also außerhalb Portugals leben) und finanzielle Verpflichtungen in Portugal haben, benötigen Sie wahrscheinlich einen steuerlichen Vertreter.

Sehen wir uns dazu einige konkrete Szenarien an:

• Immobilieneigentümer: Wenn Sie eine Immobilie in Portugal besitzen und nicht in einem EU-/EWR-Land ansässig sind, müssen Sie einen steuerlichen Vertreter haben. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie die Immobilie vermieten oder als Ferienunterkunft nutzen.
• Unternehmenseigentümer: Wenn Sie in Portugal ein Unternehmen betreiben und nicht in der EU/im EWR ansässig sind, ist ein steuerlicher Vertreter vorgeschrieben.
• Einkommensbezieher (außerhalb der EU/des EWR): Wenn Sie Einkünfte in Portugal erzielen (Mieteinnahmen, Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit usw.) und nicht in der EU/im EWR ansässig sind, benötigen Sie einen Vertreter.
• NIF-Antrag aus dem Ausland: Wenn Sie von außerhalb Portugals einen NIF für einen Visumantrag beantragen, benötigen Sie einen steuerlichen Vertreter, der Sie beim Antragsverfahren unterstützt und als Vermittler auftritt.

⚠️ Als EU-/EWR-Bürger benötigen Sie in Portugal offiziell keinen steuerlichen Vertreter. Aufgrund der verzögerten Kommunikation (per Post) und der schnelleren Abläufe wird dies jedoch dringend empfohlen.

• Fahrzeugeigentümer (außerhalb der EU/des EWR): Wenn Sie ein in Portugal zugelassenes Fahrzeug besitzen und außerhalb der EU/des EWR wohnen, benötigen Sie ebenfalls einen steuerlichen Vertreter.

Die Aktualisierung von 2022: Eine mögliche Ausnahme

Im Juli 2022 führte der Ofício Circulado N.º 90057 eine mögliche Ausnahme von der Pflicht zur Bestellung eines steuerlichen Vertreters ein. Wenn Sie alle folgenden Voraussetzungen erfüllen:

• Sie sind nicht in einem EU-/EWR-Land steuerlich ansässig.
• Sie haben keine steuerlichen Verpflichtungen in Portugal.
• Sie haben elektronische Benachrichtigungen im Portal das Finanças aktiviert.

Dann benötigen Sie möglicherweise keinen steuerlichen Vertreter.

⚠️ Gehen Sie mit Vorsicht vor! Es handelt sich um eine relativ neue Regelung (auch wenn sie aus dem Jahr 2022 stammt), deren Umsetzung von einer lokalen Steuerbehörde zur anderen variieren kann. Es wird dringend empfohlen, sich an eine Steuerfachkraft zu wenden, um zu bestätigen, ob diese Befreiung auf Ihre individuelle Situation zutrifft.

Was genau macht Ihr steuerlicher Vertreter?

Ein steuerlicher Vertreter bietet eine Reihe wichtiger Dienstleistungen an:

• Empfang offizieller Mitteilungen: Er nimmt als Ihr benannter Empfänger die gesamte offizielle Korrespondenz von Finanças entgegen, darunter Steuerbescheide, Zahlungsaufforderungen und weitere wichtige Dokumente.
• Mitteilungen zeitnah weiterleiten: Sie sind dafür verantwortlich, Ihnen diese Mitteilungen rechtzeitig weiterzuleiten, damit Sie keine wichtigen Fristen versäumen.
• Komplexe steuerliche Sachverhalte erklären: Sie helfen Ihnen, die oft komplizierte Sprache des portugiesischen Steuerrechts zu verstehen, indem sie Fachbegriffe in eine verständliche Sprache übersetzen (oder in Ihre bevorzugte Sprache).
• Steuerliche Pflichten erfüllen: Sie begleiten Sie bei der Erfüllung Ihrer steuerlichen Pflichten und helfen Ihnen, Ihre Steuererklärungen korrekt und fristgerecht einzureichen, um das Risiko von Strafen zu minimieren.
• Sie gegenüber den Steuerbehörden vertreten: Im Falle einer Steuerprüfung oder eines Rechtsstreits kann Ihre Vertretung in Ihrem Namen handeln, mit Finanças kommunizieren und Ihre Interessen vertreten.

So bestellen Sie eine steuerliche Vertretung: eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Wählen Sie Ihre Vertretung sorgfältig aus

Sie haben zwei Hauptoptionen:

• Privatperson: Ein vertrauenswürdiger portugiesischer Einwohner aus dem Freundes- oder Familienkreis oder ein Drittunternehmen (wie wir!).
• Professioneller Dienstleister: Eine Anwaltskanzlei, eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft oder ein spezialisierter Dienst für steuerliche Vertretung. Dies bietet Fachwissen und Sicherheit, ist jedoch mit höheren Kosten verbunden.
• Eine formelle Vereinbarung unterzeichnen: Sobald Sie eine Vertretung gewählt haben, müssen Sie eine formelle Vereinbarung unterzeichnen, in der deren Zuständigkeiten und Ihre Pflichten festgelegt sind. Im Wesentlichen handelt es sich um eine notariell beglaubigte Vollmacht.
• Finanças benachrichtigen: Ihre Vertretung informiert anschließend die portugiesischen Steuerbehörden offiziell über ihre Bestellung. Dazu muss in der Regel ein bestimmtes Formular eingereicht und Kopien Ihrer Ausweisdokumente vorgelegt werden.
• Online-Bestätigung (falls erforderlich): In einigen Fällen müssen Sie die Bestellung möglicherweise auch online über das Portal das Finanças bestätigen. Ihre Vertretung kann Sie durch diesen Vorgang begleiten.

Vertretung wechseln

Wenn Sie mit Ihrer derzeitigen steuerlichen Vertretung unzufrieden sind, können Sie sie wechseln. Der Vorgang ist relativ einfach:

• Eine neue Vertretung wählen: Finden Sie eine neue Vertretung, die Ihren Anforderungen und Ihrem Budget entspricht.
• Ihre derzeitige Vertretung benachrichtigen: Informieren Sie sie über Ihre Entscheidung, ihre Dienste zu beenden.
• Eine formelle Vereinbarung unterzeichnen: Wenn Sie dies online erledigen, müssen Sie eine notariell beglaubigte Vollmacht unterzeichnen, um einen steuerlichen Vertreter in Portugal zu benennen
• Finanças benachrichtigen: Ihr neuer Vertreter benachrichtigt anschließend Finanças über seine Ernennung und ersetzt damit effektiv Ihren bisherigen Vertreter.

Welche Gebühren fallen für einen steuerlichen Vertreter in Portugal an?

Das hängt davon ab, für wen Sie sich entscheiden.

Wenn Sie sich für einen Freund oder ein Familienmitglied entscheiden, hängt es davon ab, was Sie vereinbaren.

Wenn Sie sich für einen Anwalt entscheiden, können die Kosten hoch sein.

Wenn Sie sich für ein Drittunternehmen wie unseres entscheiden, funktioniert es wie ein sechs Monate laufendes, verlängerbares Abonnement.

⚠️ Wenn Sie eine NIF bei AnchorLess erwerben, unterliegen Sie automatisch der Verantwortung eines steuerlichen Vertreters. Dies gilt ein halbes Jahr und verlängert sich jeweils nach sechs Monaten. Sie können jederzeit kündigen. Außerdem erhalten Sie E-Mails mit Informationen dazu, wann die Verlängerung erfolgt und wie Sie kündigen können.

Wie kann man einen steuerlichen Vertreter in Portugal abmelden?

Sie müssen lediglich in Ihrem persönlichen Bereich bei Finanças Ihre Adresse ändern und eine portugiesische oder europäische Adresse angeben. Wie das geht, erfahren Sie hier.